Fehlender Überblick über Kennzahlen, mühsame Zeiterfassung und -planung von Mitarbeitern, schlechte oder unvollständige Datenqualität aufgrund von Zahlenfriedhöfen – mit zunehmender Zahl an Daten stehen Steuerberater und Steuerkanzleien vor der Herausforderung, eintransparentes Steuerkanzlei Controlling mit aktuellen Daten zu betreiben.
Steuerberater und Unternehmer Carsten Schulz hat hierfür eine Lösung geschaffen: 26 interaktive und fertige Power BI Templates für DATEV Eigenorganisation comfort!
Erfahren Sie in diesem Testbericht, wie das E-Coaching Steuerkanzlei Controlling Ihnen dabei hilft, volle Kontrolle über Ihre Zahlen zu erhalten, um aussagekräftige Insights für wichtige Geschäftsfragen zu erhalten.
Kanzleifuchs erklärt: Darum müssen Sie Ihr Kanzleicontrolling verbessern
„Endlich ein Werkzeug, mit dem man zuverlässig arbeiten kann.“
Das Ende des Blindflugs: Steuerkanzlei Controlling mit Power BI
Vorstellung: Kanzleicontrolling mit Power BI für DATEV EO comfort
Erhalten Sie nun endlich die Adlerperspektive, die Sie für die weitere Kanzleientwicklung benötigen und werfen Sie einen Blick auf Ihre aktuellsten Zahlen.
In dem Online-Kurs Steuerkanzlei Controlling mit Power BI für DATEV EO comfort werden 26 fertige Power BI Dashboard-Vorlagen mit den wichtigsten Kennzahlen für Steuerkanzleien angeboten. In Videosektionen wird erklärt, wie Sie diese fertigen Auswertungsvorlagen anpassen und nutzen können. Die Templates sind interaktiv und können mithilfe von Multifiltern an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.
„Wir sind begeistert von der Vielfalt der Auswertungsmöglichkeiten und der Einfachheit der Bedienung. So macht Controlling Spaß.“
Mit Microsoft Power BI, einer Business Intelligence Lösung für Steuerberater und Kanzleien können endlich Daten aus DATEV Eigenorganisation comfort angebunden und ausreichend ausgewertet werden.
Die Vorlagen beinhalten einen Überblick über die wichtigsten KPIs. Dazu gehören:
Power BI Dashboard für Steuerkanzlei Controlling: Bearbeitungsstand von Einkommensteuer und Jahresabschlüssen
Umsatzentwicklung
Mandantentwicklung
Mitarbeiterentwicklung
Fibu-Analysen
Fertigstellungsgrade & Planzeitüberwachung von Einkommensteuer und Jahresabschlüssen
Power BI Dashboard für Steuerkanzlei Controlling: Umsätze und Deckungsbeiträge
Für wen ist Steuerkanzlei Controlling nicht geeignet?
Dieser Kurs inklusive fertigen Templates eignet sich nicht für Sie, wenn…
Sie weiterhin im Blindflug agieren möchten.
Starre Auswertungsmöglichkeiten für Sie vollkommen ausreichend sind.
Sie nicht genug Daten für eine sinnvolle Auswertung haben.
Vorstellung Carsten Schulz
Carsten Schulz ist seit fast 20 Jahren als Steuerberater selbständig und seit über 30 Jahren insgesamt in den steuerberatenden Berufen tätig. Er hat schon immer nach Wegen gesucht (und gefunden), aktuelle technische Entwicklungen nutzbar zu machen und zum Vorteil des Berufsstands zu entwickeln.
Carsten Schulz ist Gründer der HSP GRUPPE, einem seit 2008 wachsendem Kooperationsverbund eigenständiger Steuerberatungs-, Wirtschaftsprüfungs- und Rechtsanwaltskanzleien. Die HSP GRUPPE umfasst mittlerweile bundesweit über 100 Standorte und gehört zu den innovativen Motoren der Steuerberatungsbranche, bei dem Carsten Schulz eine wesentliche treibende Kraft hinter ihrer Entwicklung und ihrem strategischen Ausbau ist.
Er ist Mitinhaber der HSP STEUER Hannover und verzeichnet mit seiner eigenen Steuerkanzlei über 2 Mio. Euro Umsatz. Stolz ist er auf dieses herausragende betriebswirtschaftliche Ergebnis bei einer geringen Fluktuation und zugleich hoher Zufriedenheit bei Mandanten und Mitarbeitenden.
Beruflicher Werdegang
1988 bis 1991
Ausbildung zum Fachgehilfen in steuer- und wirtschaftsberatenden Berufen
seit 2003
Steuerberater
seit 2014
Fachberater für Controlling & Finanzwirtschaft (DStV e.V.)
„Wir nutzen das PowerBI-Tool von Carsten Schulz seit ein paar Monaten und sind begeistert. Einmal eingerichtet, liefert es sämtliche Kennzahlen, die für ein Kanzlei Controlling benötigt werden. Nach Aufkündigung des MIS durch die Datev haben wir nun endlich wieder ein Werkzeug, mit dem man zuverlässig arbeiten kann und sich nicht mehr durchs Auskunftssystem kämpfen muss.“
Marco Windhorst – Steuerberater
„Unternehmerwissen für Steuerberater auf den Punkt gebracht. Das ist Carstens Devise, die er lebt und vermittelt. Mit Ideen, Tools, Tipps zur Umsetzung und individueller Hilfe. Danke, Carsten, für Deinen großartigen Input.“
Ebba Pletz – Steuerberaterin
„Wir nutzen für das Kanzleicontrolling seit 2020 unter Carstens wertvoller Anleitungvorgefertigte Vorlagen für Power BI auf der Basis der DATEV Auswertungsdaten. Wir sind begeistert von der Vielfalt der Auswertungsmöglichkeiten und der Einfachheit der Bedienung. So macht Controlling Spaß.“
Achim Strinkau – Steuerberater
„High-Intensiv-Training für Power-BI in der Steuerberatung. Wer sich hierzu entschließt, muss mit dem Muskelkater leben! Carsten weiß, wovon er spricht und bringt es hochkonzentriert auf den Punkt. Hier gibt es nachhaltige Ergebnisse, von jemandem, der das geballte Wissen aus Kanzlei-Controlling, Power-BI und Daten der DATEV hat und es Dir anwenderspezifisch vermittelt.“
Frank Heibel – Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
Kanzleifuchs erklärt: Diese Ziele werden Sie mit dem Online-Kurs „Steuerkanzlei Controlling“ erreichen
Als Bonus gibt es in diesem E-Coaching die DATEV Rechnungsanalyse mit dazu.
Power BI Dashboard für Steuerkanzlei Controlling: Mandantenanalyse
Fazit
Warum Power BI?
Mit mehr als 500 Konnektoren ist Microsoft Power BI einer der führenden Tools zur Datenvisualisierung und -analyse. Es bietet eine Reihe von Funktionen wie Datenverbindungen, Datentransformationen, visuelle Darstellungen und die Möglichkeit, Berichte und Dashboards in Echtzeit zu teilen. Es ist sowohl als Cloud-Dienst als auch als Desktop-Anwendung verfügbar.
Wie viel kostet das E-Coaching?
Das E-Coaching kostet einmalig 6.950€ netto und beinhaltet 26 Power BI Dashboards sowie Videosektionen zur Erklärung von der Einrichtung und Anwendung von Power BI.
Welche Voraussetzungen muss ich erfüllen?
Wenn Sie den Kurs erweben möchten und eine ASP-Lösung nutzen, sollten Sie einmal Microsoft Power BI Desktop auf den Servern installieren.
Bei der Steuerkanzlei Digitalisierung stehen viele Geschäftsführer und Steuerberater vor der Herausforderung, sich diesem Wandel anzupassen. In einer Zeit, in der die Digitalisierung eine immer größere Rolle spielt, sind Steuerkanzleien aufgefordert, ihre Arbeitsprozesse und ihre Kommunikation mit Mandanten und Behörden zu digitalisieren.
Das ultimative Digitalisierungs-Handbuch für Steuerkanzleien soll dabei helfen, den Einstieg in die Digitalisierung zu erleichtern und praxisnahe Tipps und Anleitungen für eine erfolgreiche Umsetzung zu bieten. In diesem Handbuch finden Steuerkanzleien alle wichtigen Informationen rund um die Digitalisierung, angefangen bei der Einführung digitaler Arbeitsprozesse bis hin zur Nutzung von spezialisierten Steuer-Software-Lösungen. Dabei werden auch rechtliche Rahmenbedingungen und Datenschutzaspekte berücksichtigt.
Ihr Aushängeschild: Die Website
Eine gut gestaltete und ansprechende Website ist heutzutage unverzichtbar für jede Steuerkanzlei. Ihre Website ist das Aushängeschild Ihres Unternehmens und dient als erste Anlaufstelle für potenzielle Mandanten, die Ihre Dienstleistungen in Anspruch nehmen möchten. Eine professionelle und informative Website kann Ihnen dabei helfen, Vertrauen bei Ihren Mandanten aufzubauen und Ihre Reichweite zu erhöhen.
Hosting
Eine zuverlässige und schnelle Website ist heutzutage ein Muss für jedes Unternehmen, auch für Steuerkanzleien. Damit Ihre Website jederzeit verfügbar ist und reibungslos funktioniert, benötigen Sie ein leistungsstarkes Hosting. IONOS bietet hierfür eine hervorragende Lösung zu fairen Preisen.
IONOS ist einer der führenden Hosting-Anbieter in Deutschland und bietet eine Vielzahl von Hosting-Optionen für Websites jeder Größe an. Von Shared Hosting für kleine Websites bis hin zu dedizierten Servern für anspruchsvolle Webanwendungen.
Die Vorteile von IONOS Hosting sind zahlreich. Zum Beispiel ist die Verfügbarkeit der Website durch die Verwendung von erstklassigen Servern und Hochleistungsnetzwerken gewährleistet. Die Server werden regelmäßig gewartet und aktualisiert, um höchste Sicherheit und Leistung zu gewährleisten. Auch das Thema Datenschutz wird bei IONOS großgeschrieben, was für Steuerkanzleien besonders wichtig ist.
Kanzleifuchs erklärt: Darum sollten Sie IONOS nutzen
Dank des leistungsfähigen IONOS Control Panels ist die Einrichtung und Verwaltung von Websites und E-Mail-Konten kinderleicht und kann auch von weniger erfahrenen Nutzern durchgeführt werden. Zusätzlich bietet IONOS eine hervorragende Kundenbetreuung, die bei Fragen und Problemen jederzeit zur Verfügung steht.
Die Kosten für IONOS Hosting variieren je nach gewähltem Paket und Leistungsumfang. Für kleine bis mittlere Steuerkanzleien eignet sich zum Beispiel das „WordPress Hosting“-Paket das bereits ab 1€ pro Monat erhältlich ist. Hierin enthalten sind unter anderem 50GB SSD Speicherplatz, 5 E-Mail Adressen, 15 GB RAM und ein SSL-Zertifikat.
Insgesamt ist IONOS eine exzellente Wahl für Steuerkanzleien, die eine zuverlässige und leistungsstarke Hosting-Lösung benötigen. Die Preise sind fair und transparent, der Kundenservice ist ausgezeichnet und die Sicherheit wird großgeschrieben. Probieren Sie es aus und erleben Sie die Vorteile von IONOS Hosting!
Content-Management-Systeme (CMS) sind eine wesentliche Grundlage für den Aufbau und die Verwaltung von Websites. Ein gutes CMS erleichtert es Steuerkanzleien, ihre Website zu pflegen und neue Inhalte hinzuzufügen, ohne dass technische Kenntnisse erforderlich sind. WordPress ist eines der beliebtesten CMS und bietet zahlreiche Vorteile für Steuerkanzleien.
WordPress ist ein Open-Source-CMS und bietet eine Fülle von Funktionen und Optionen, um eine professionelle und ansprechende Website aufzubauen. Einer der größten Vorteile von WordPress ist seine Benutzerfreundlichkeit. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht es auch Nicht-Technikern, Inhalte zu erstellen und zu verwalten.
Ein weiterer Vorteil von WordPress ist die Flexibilität. Es gibt tausende von Themes und Plugins, mit denen Steuerkanzleien ihre Website individuell gestalten und anpassen können. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Website perfekt zu Ihrer Marke und Ihren Anforderungen passt.
WordPress ist auch SEO-freundlich, was bedeutet, dass Ihre Website besser gefunden wird. Die meisten Themes und Plugins sind so gestaltet, dass sie die Suchmaschinenoptimierung unterstützen und es Ihnen leicht machen, Ihre Website für Suchmaschinen zu optimieren.
Darüber hinaus ist WordPress auch sehr sicher. Das CMS wird regelmäßig aktualisiert und bietet zahlreiche Funktionen, um Ihre Website vor Angriffen und Hackern zu schützen. In Verbindung mit einem guten Hosting-Service, wie z.B. IONOS, können Sie sicher sein, dass Ihre Website immer geschützt ist.
Kanzleifuchs erklärt: Darum sollten Sie WordPress nutzen
Compliance
Für eine Steuerkanzlei ist es wichtig, dass ihre Website in Bezug auf die DSGVO konform ist. Dies bedeutet, dass alle personenbezogenen Daten, die auf der Website gesammelt werden, geschützt und rechtmäßig verarbeitet werden müssen. Dazu gehört auch, dass die Websitebesucher über die Datenverarbeitung informiert werden und ihre Zustimmung geben müssen. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass die Website über eine sichere Verbindung verfügt, um die Datenübertragung zu schützen. Darüber hinaus müssen die Websitebetreiber sicherstellen, dass die auf der Website verwendeten Cookies ordnungsgemäß dokumentiert und den Besuchern angezeigt werden. Eine Datenschutzerklärung ist ein wesentlicher Bestandteil der Compliance einer Website im Hinblick auf die DSGVO für eine Steuerkanzlei.
Terminfindung
Bereiten Sie dem mühsamen E-Mail-Austausch und Anrufen für eine Terminvereinbarung ein Ende und nutzen Sie für Ihre Steuerkanzlei ein Online-Terminfindungstool. Über Calendly können Mandanten verfügbare Termine einsehen und einen auswählen, der für sie passt. Dies spart sowohl der Kanzlei als auch den Mandanten Zeit und Stress. Dank der zahlreichen Kalenderintegrationen zu Google Kalender, Outlook und iCloud können Sie effektiv Termine managen. Mithilfe von Automatisierungen wie dem Verschicken von Terminerinnerungen reduzieren Sie die Wahrscheinlichkeit von Terminausfällen und verbessern das Mandantenerlebnis.
Stellenausschreibung
Bei der Veröffentlichung von Stellenausschreibungen auf der Website sollten Steuerkanzleien verschiedene Aspekte berücksichtigen, um eine erfolgreiche und rechtlich einwandfreie Suche nach neuen Mitarbeitern zu gewährleisten. Hier sind einige Punkte, auf die Steuerkanzleien bei der Veröffentlichung von Stellenausschreibungen achten sollten:
Diskriminierungsfreiheit: Steuerkanzleien sollten sicherstellen, dass die Stellenausschreibungen diskriminierungsfrei sind und keine Anforderungen an bestimmte Geschlechter, Alter, Nationalitäten oder Religionen stellen. Auch die Verwendung von gendergerechter Sprache ist wichtig, um diskriminierende Formulierungen zu vermeiden.
Stellenbeschreibung: Die Stellenbeschreibung sollte klar und detailliert sein und die Anforderungen sowie die Verantwortlichkeiten der Position umfassen. Dies hilft, geeignete Kandidaten anzuziehen und unnötige Bewerbungen zu vermeiden.
Anforderungen: Steuerkanzleien sollten nur Anforderungen für die Stelle formulieren, die tatsächlich notwendig sind. Übermäßige Anforderungen können qualifizierte Kandidaten abschrecken.
Gleichbehandlung: Alle Bewerber sollten gleich behandelt werden und der Auswahlprozess sollte fair und transparent sein.
Datenschutz: Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Bewerbern sollte im Einklang mit den Datenschutzvorschriften stehen und transparent kommuniziert werden.
Bewerbungsfrist: Die Bewerbungsfrist sollte klar angegeben sein, um Bewerbern eine angemessene Frist zur Einreichung ihrer Bewerbungen zu geben.
Kontaktinformationen: Steuerkanzleien sollten klare Kontaktinformationen angeben, damit Bewerber Fragen stellen und sich über den Bewerbungsprozess informieren können.
E-Mail Newsletter
Nutzen Sie auf Ihrer Website verschiedene Lead-Magneten, um möglichst viele E-Mail Newsletter Eintragungen zu bekommen. E-Mail Marketing ist für Steuerkanzleien ein wichtiger Kanal, um mit ihren Mandanten und Interessenten in Kontakt zu bleiben und ihre Dienstleistungen zu bewerben. Ein gut gestalteter Newsletter kann dazu beitragen, Mandantenbeziehungen zu stärken, neue Mandanten zu gewinnen und das Vertrauen in die Kanzlei zu erhöhen. Wir empfehlen als E-Mail Newsletter-Tool KlickTipp, da dieses Tool einer der wenigsten ist, welches datenschutzrechtliche Anforderungen erfüllt.
Als zertifizierter Datenschutz-Service stellt Klick-Tipp sicher, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften erfolgt und somit auch für Steuerkanzleien eine sichere und datenschutzkonforme Lösung darstellt.
Erfahren Sie mehr zu KlickTipp.
SEO-Tools
Sie wollen mehr Sichtbarkeit für Ihre Steuerkanzlei ohne dabei hohe Werbekosten zu verursachen? Dann sollten Sie auf Suchmaschinenoptimierung (SEO) setzen! Mit SEO können Sie Ihre eigene Website und somit auch die Dienstleistungen Ihrer Steuerkanzlei für potenzielle Mandanten und Bewerber besser auffindbar machen. Hier unterstützt Sie das SEO-Tool von Ahrefs.
Ahrefs bietet eine Vielzahl von Funktionen und Tools, die dabei helfen, die SEO-Performance einer Website zu analysieren und zu verbessern. Dazu gehören unter anderem ein Keyword-Explorer, ein Site-Explorer und ein Content-Explorer.
Mit dem Keyword-Explorer von Ahrefs können Steuerkanzleien relevante Keywords für ihre Website identifizieren und herausfinden, wie oft nach diesen Begriffen gesucht wird. Auf diese Weise können sie ihre Inhalte gezielt auf die Interessen ihrer Zielgruppe ausrichten und ihre Sichtbarkeit in den Suchergebnissen verbessern.
Mit dem Site-Explorer von Ahrefs können Steuerkanzleien ihre Website analysieren und Schwachstellen identifizieren, die die SEO-Performance beeinträchtigen können. Der Content-Explorer ermöglicht es, erfolgreiche Inhalte von Wettbewerbern zu analysieren und zu verstehen, was bei den Zielgruppen gut ankommt. So können Steuerkanzleien ihre eigene Content-Strategie optimieren und erfolgreiche Inhalte erstellen.
Insgesamt ist Ahrefs ein leistungsstarkes SEO-Tool, das Steuerkanzleien dabei helfen kann, ihre Sichtbarkeit in den Suchmaschinenergebnissen zu erhöhen und ihre Online-Marketing-Strategie zu optimieren.
Prozessoptimierung / Digitalisierung der Steuerkanzlei
Kanzleisoftware
Kanzleisoftware ist eine wichtige Unterstützung für Steuerkanzleien bei der Verwaltung und Bearbeitung von Mandanten- und Buchhaltungsdaten. Mit einer passenden Software können Routineaufgaben automatisiert, Prozesse optimiert und die Zusammenarbeit mit Mandanten verbessert werden. Lesen Sie: geigerASP vs. DATEVasp: Der große Vergleich 2023. Die Auswahl an Kanzleisoftware ist groß. Im Folgenden finden Sie einen Auszug der besten Kanzleisoftware.
DATEV EO Comfort
Was sollte wer bis wann nochmal erledigen? Im Tagesgeschäft jeder Steuerkanzlei häufen sich kleine Anfragen, die mit der Zeit plötzlich Überhand nehmen. Steuerberater stellen sich häufig die Frage, ob die Arbeit überhaupt noch rentabel ist. Gut, wenn Sie DATEV Eigenorganisation comfort nutzen, eine Software, die eine strukturierte, transparente und wirtschaftliche Kanzleiarbeit unterstützt.
Microsoft 365
Gestalten Sie die interne Kanzleizusammenarbeit effizienter und produktiver mit Microsoft 365. Microsoft 365 (ehemals Office 365) ist ein cloudbasierter Service, der eine Reihe von Anwendungen und Diensten wie E-Mail, Kalender, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen und mehr bietet. Mit dem Abonnement-Modell können Steuerkanzleien auch sicherstellen, dass sie stets Zugang zu den neuesten Anwendungen und Diensten haben. Zu den Vorteilen von Microsoft 365 zählen:
Zusammenarbeit: Microsoft 365 ermöglicht es mehreren Benutzern, in Echtzeit an Dokumenten zu arbeiten und Änderungen zu verfolgen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern einer Steuerkanzlei und fördert die Effizienz.
Flexibilität: Da Microsoft 365 in der Cloud gehostet wird, können Steuerkanzleien von überall aus auf ihre Anwendungen und Dienste zugreifen, solange sie eine Internetverbindung haben. Dies ermöglicht eine höhere Flexibilität und Mobilität für die Arbeit.
Datensicherheit: Microsoft 365 bietet erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Mehr-Faktor-Authentifizierung und Verschlüsselung, um die Daten der Steuerkanzlei zu schützen.
Automatisierung: Mit Microsoft 365 können Steuerkanzleien Prozesse automatisieren und die Effizienz steigern. Beispielsweise können repetitive Aufgaben wie das Erstellen von Rechnungen automatisiert werden, um Zeit und Ressourcen zu sparen.
Aktualität: Durch das Abonnement-Modell von Microsoft 365 werden Anwendungen und Dienste regelmäßig aktualisiert und verbessert, um den Anforderungen und Bedürfnissen der Nutzer gerecht zu werden.
Digitale Unterschriften
Schluss mit langwierigen Prozess der Dokumentenunterzeichnung! Heutzutage kann es sich keine Steuerkanzlei mehr leisten, Wochen oder sogar Monate auf eine Unterschrift für Steuerdokumente zu warten. Digitale Signatursoftwareist eine Technologie, die es ermöglicht, digitale Signaturen auf Dokumenten zu erstellen und zu verifizieren. Für Steuerkanzleien kann DocuSign ein wertvolles Werkzeug sein, um den Prozess der Dokumentenunterzeichnung zu vereinfachen und zu beschleunigen.
Mandantensoftware
Mandantensoftware ermöglicht es Steuerkanzleien, ihre Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und den Austausch von Daten und Informationen mit ihren Mandanten zu vereinfachen. Mit einer Mandantensoftware können beispielsweise Steuererklärungen digital ausgefüllt und übermittelt werden oder der Mandant kann Einsicht in seine Buchhaltungsdaten nehmen. Dadurch wird die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant verbessert und Zeit gespart. Wir stellen Ihnen die besten Mandantensoftware im Folgenden vor.
kanzlei.land
Einfach, bequem und sicher mit Mandanten digital zusammenarbeiten – kanzlei.land ist DIE unkomplizierte Mandantenplattform. Neben Dokumentenverwaltung und -austausch, Finanzbuchhaltung und Belegbereitstellung, Personalverwaltung und Einkommensteuer-Assistenten können auch Nachrichten und Aufgaben gemeinsam ausgetauscht werden. Ebenso gibt es Schnittstellen zu DATEV, GetMyInvoices, kontool, Opti.Tax und weiteren Partnern. Die Plattform wird mit zahlreichen Kanzleien und Mandanten entwickelt.
AccountOne
Ihre E-Commerce Mandanten bereiten Ihnen auch Kopfschmerzen? Viele Steuerkanzleien stehen vor der Herausforderung, dass die Belege von Onlinehändlern schwer zugeordnet werden können und die Mehrwertsteuer nicht richtig berechnet wurde. Hier kommt AccountOne ins Spiel: AccountOne ist DIE Schnittstelle zwischen Steuerberater und E-Commerce-Mandant. In AccountOne erfolgt die vollautomatische Zuordnung der Zahlungsströme zu den Erlösen. Aus den daraus gewonnen Daten können Exporte für die Buchhaltung oder den Steuerberater bereitgestellt werden.
AccountOne bietet die vollautomatische Schnittstelle, die aus Onlineverkäufen über Amazon, eBay, oder den Onlineshop automatisch Buchhaltungsimporte erstellt die in jedes Buchhaltungssystem mit Datevschnittstelle eingelesen werden können.
Pleo
Pleo ist ein Tool für das Ausgabenmanagement, das die Abrechnung und Buchhaltung automatisiert und vereinfacht. Mit Pleo werden Karten- und Barauslagen vorkontiert, welche von der Buchhaltung geprüft werden. Anschließend werden alle Daten einschließlich der Belege nahtlos über den Rechnungsdatenservice 1.0 an DATEV Unternehmen online übertragen. Für Steuerberater bietet das Partner Portal von Pleo die Möglichkeit, ihre Mandanten einfach zu registrieren und zu verwalten. Außerdem können sie die Übertragung der Daten und Belege selbst initiieren.
GetMyInvoices
GetMyInvoices ist eine innovative Software, die für Unternehmen eine wichtige Zeit- und Kostenersparnis bedeutet. Die Plattform ermöglicht einen automatischen Download von Rechnungen aus über 10.000 Quellen und bietet zahlreiche Verwaltungsoptionen, um die Buchhaltung zu vereinfachen. GetMyInvoices sammelt Rechnungen aus Kundenportalen und verknüpften E-Mail-Postfächern automatisch ein. Die Scan-App erleichtert das Einpflegen von Belegen in das System.
Die individuelle Kategorisierung, Überprüfung und Bezahlung von Dokumenten ist mit GetMyInvoices problemlos möglich. Die Software bietet zahlreiche Optionen, um die Buchhaltung zu automatisieren und den Überblick über die Finanzen zu behalten. Im Anschluss an die Verwaltung werden die gesammelten Daten direkt an DATEV Unternehmen online übertragen, um eine nahtlose Integration in die Buchhaltungssoftware zu gewährleisten.
Datengetriebene Entscheidungen treffen
Der Marktführer: Power BI
Starre Auswertungsmöglichkeiten stellen für viele Kanzleien ein großes Problem dar. Power BI ist eine Business Intelligence-Plattform von Microsoft, die Steuerkanzleien dabei unterstützt, komplexe Daten zu visualisieren und zu analysieren. Mit Power BI können Steuerkanzleien Daten aus verschiedenen Quellen wie Buchhaltungs- und ERP-Systemen zusammenführen und in aussagekräftige Berichte und Dashboards umwandeln. Dies ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung und verbessert die Effizienz in der Kanzlei. Lesen Sie hierzu: Kanzleicontrolling mit Power BI: Mehr Erfolg für Steuerberater.
Controlling Dashboard
Haben Sie alle Ihre Kanzlei-Kennzahlen im Blick? Mit einem Controlling Dashboard können erhalten Sie den 360° Blick auf Ihre Kanzlei.
Als Steuerkanzlei ist es wichtig, den Büroalltag effizient und organisiert zu gestalten. Die Eigenorganisation-Software von DATEV kann hierbei eine große Hilfe sein. Die Software bietet die Möglichkeit, Aufgaben, Termine, Dokumente und viele weitere Aspekte der Büroorganisation zu verwalten und zu automatisieren.
Brauchen Sie nur zwei kleine Schraubschlüssel oder besser doch den voll ausgestatteten Werkzeugkasten für Ihre Tätigkeiten? Reicht DATEV Eigenorgansation classic oder sollten Sie lieber auf Nummer sichern gehen, indem Sie DATEV Eigenorgansation comfort wählen?
In diesem Beitrag werden wir die Unterschiede zwischen der Classic- und der Comfort-Version von DATEV Eigenorganisation genauer betrachten und Ihnen helfen, die beste Wahl für Ihre Kanzlei zu treffen.
DATEV ist ein Softwareanbieter für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer. Die Eigenorganisation-Software von DATEV hilft bei der Organisation des Büroalltags und unterstützt bei der Verwaltung von Aufgaben, Terminen, Dokumenten und vielem mehr. Es gibt zwei Versionen der Eigenorganisation-Software: Classic und Comfort.
Die größten Unterschiede zwischen DATEV EO classic und comfort
Eine wichtige Entscheidung, die jede Steuerkanzlei treffen muss, betrifft die Wahl der richtigen Eigenorganisation-Software. In diesem Kontext stellt sich oft die Frage, welche Version von DATEV Eigenorganisation am besten geeignet ist. Der größte Unterschied zwischen den beiden Varianten liegt in der Auftragsverwaltung und dem Auswertungssystem.
Kanzleifuchs erklärt: Das sind die wesentliche Unterschiede zwischen DATEV Eigenorganisation classic und comfort
Rechnungsbezogen vs. auftragsbezogen
Während EO Classic eher rechnungsbezogen arbeitet, ist EO Comfort auftragsbezogen. Das bedeutet, dass die Komfortvariante detaillierter die einzelnen Leistungen und die dazugehörigen Zeiten aufschlüsselt, was bei der Klassik Variante so nicht möglich ist. Insbesondere bei der Komfortvariante können Sie relativ leicht ihre Deckungsbeiträge je Auftrag einsehen und somit tiefer in das Zahlenwerk der Kanzlei einsteigen. Das Auswertungssystem der Comfort-Version bietet somit eine bessere Basis für unternehmerische Entscheidungen.
Kompakte Informationen vs. individuelle Bemerkungen
In der EO classic Variante fehlt im Gegensatz zur EO comfort Version die Funktion „zusätzliche Auftragsinformationen“.
Die Funktion „Zusätzliche Auftragsinformationen“ in DATEV Eigenorganisation Comfort ermöglicht es, weitere Informationen zu einem Auftrag zu hinterlegen, die nicht unmittelbar mit der eigentlichen Auftragsabwicklung zu tun haben. Hierzu zählen beispielsweise Informationen zu Ansprechpartnern, Projektnummern oder Vertragsbedingungen.
Durch die Möglichkeit, diese zusätzlichen Informationen direkt im Auftrag zu hinterlegen schaffen Sie eine bessere Übersichtlichkeit und Transparenz. Dies kann insbesondere bei komplexeren Aufträgen oder bei Projekten mit vielen Beteiligten hilfreich sein, um die Zusammenarbeit zu erleichtern und Verwechslungen oder Missverständnissen vorzubeugen.
Durch die Erfassung und Hinterlegung dieser Informationen direkt im Auftrag wird auch eine bessere Nachvollziehbarkeit und Dokumentation ermöglicht. Dies kann im Fall von Rückfragen oder bei der Aufstellung von Rechnungen von Vorteil sein.
Wem umfangreiche Informationen zu einem Auftrag weiterhelfen, wählt am besten die EO comfort Version aus.
Wenig Stammdaten vs. viele Stammdaten
Erfassen Sie auch Daten zu Interessenten, die noch keine Mandanten bei Ihnen geworden sind? Falls das auch in Zukunft nicht bei Ihnen geplant ist, ist EO classic die bessere Variante für Sie. Wenn Sie allerdings, alle potenziellen Kunden oder Geschäftspartner erfassen möchten, um Ihre Kundenakquise gezielt zu planen und durchzuführen, sollten Sie die EO comfort Version wählen.
Mit der Funktion „Interessenten“ haben Sie eine bessere Übersicht und Strukturierung bei der Pflege von Kontaktdaten ermöglicht. So können beispielsweise Interessenten gezielt angesprochen werden, die an bestimmten Leistungen interessiert sind.
Zusätzlich kann die Funktion „Interessenten“ dazu beitragen, die Zusammenarbeit und Kommunikation mit potenziellen Mandanten zu verbessern. Durch die Erfassung und Pflege von Informationen zu Interessenten können beispielsweise gezielte Marketingaktionen oder Werbemaßnahmen durchgeführt werden.
Durch die gezielte Erfassung und Verwaltung von Interessenten kann zudem eine bessere Kundenbindung erreicht werden, da die Kanzlei bereits im Vorfeld gezielt auf die Bedürfnisse und Interessen potenzieller Mandanten eingehen kann.
Über DATEV EO comfort
Die Vor- und Nachteile von DATEV Eigenorganisation comfort
Die Classic-Version ist eine Basisversion der Software und bietet grundlegende Funktionen für die Büroorganisation, wie z.B. Terminverwaltung, Wiedervorlage, Archivierung von Dokumenten und Notizen. Mit der Classic-Version können auch Posteingang und Postausgang verwaltet werden.
Die Comfort-Version bietet im Vergleich zur Classic-Version erweiterte Funktionen und Werkzeuge für die Büroorganisation. Die Comfort-Version verfügt beispielsweise über ein leistungsfähiges Dokumentenmanagement-System, mit dem Dokumente automatisch erkannt, verschlagwortet und archiviert werden können. Außerdem können mit der Comfort-Version auch Kontakthistorien und eine Aufgabenmanagement-Funktion verwaltet werden. Die Software unterstützt auch Workflow-Prozesse und bietet zusätzliche Tools zur besseren Verwaltung von Dokumenten.
Vorteile
Nachteile
✅ Transparenz über Leistungen für Kanzleien und Mandanten
❌ Umstellung zeitaufwendig, wenn nicht ungeplante Einführung
✅ Kostenkontrolle wie Deckungsbeiträge ersichtlich
❌ Neue Software erfordert Change Management
✅ Kanzlei Controlling möglich
❌ Datenimport vom Alt- ins Neusystem nicht möglich
Die Vor- und Nachteile von DATEV Eigenorganisation comfort
Funktionen im Überblick
Funktion
EO comfort
EO classic
DATEV Arbeitsplatz Eigenorganisation
zusätzliche Auftragsinformationen
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Aufgaben
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Vorlagenverwaltung
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Schnellinfos
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Schriftguterstellung
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Stammdaten Eigenorganisation
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Interessenten
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zusätzliche Auswertungen
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individuelle Felder
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Prozessunterstützung
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Mandantenstammdaten
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Post, Fristen und Bescheide Eigenorganisation
Postausgang
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elektronischer Bescheidabgleich
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Posteingang, Fristüberwachung
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Digitale Dokumentenablage Eigenorganisation
individuelle Ablage
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Handakte
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MS-Office- und MS-Outlook-Integration
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Steuer- und Beitragszahlungen Eigenorganisation
Erinnerungsschreibung
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Erfassung und Verwaltung von Steuer- und Beitragszahlungen
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Zeiten, Honorare, Aufträge Eigenorganisation
Rechnungsschreibung
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dezentrale Leistungserfassung
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Leistungserfassung
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Angebotsmanagement
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Planung Eigenorganisation
Mitarbeitereinsatzplanung
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Auftragsinfo/Bearbeitungsstände
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Die funktionalen Unterschiede zwischen DATEV EO classic und EO comfort
Weitere Unterschiede
Es ist wichtig zu beachten, dass die Comfort-Version von DATEV Eigenorganisation auch einige zusätzliche Voraussetzungen hat. Beispielsweise wird die Comfort-Version nur auf einem DATEV-Server installiert und es ist eine spezielle Lizenz erforderlich. Classic-Version hingegen kann auch auf lokalen PCs installiert werden.
Auch die Bedienoberfläche unterscheidet sich zwischen den beiden Versionen. Die Comfort-Version verfügt über eine modernere Oberfläche, die an Windows 10 angelehnt ist und sich an den Bedienkonzepten von Office 365 orientiert.
Für wen ist DATEV Eigenorganisation classic geeignet?
DATEV Eigenorganisation Classic eignet sich in der Regel für kleinere Kanzleien mit geringerem Auftragsvolumen und einfacheren Aufgabenstellungen. Insbesondere wenn die Kanzlei hauptsächlich mit Stundensätzen arbeitet und nicht so sehr auf eine detaillierte Aufschlüsselung der einzelnen Leistungen angewiesen ist, kann die Classic-Version ausreichend sein.
Für wen ist DATEV Eigenorganisation comfort geeignet?
DATEV Eigenorganisation Comfort hingegen ist besser geeignet für größere Kanzleien mit komplexeren Anforderungen. Die auftragsbezogene Arbeitsweise und die detaillierte Aufschlüsselung der Leistungen und Zeiten erlauben eine effektivere Auftragsabwicklung und eine bessere Kontrolle über die Deckungsbeiträge. Die Comfort-Version bietet somit eine bessere Grundlage für unternehmerische Entscheidungen und eine höhere Effizienz bei der Verwaltung der Aufträge.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass beide Versionen der DATEV Eigenorganisation-Software ihre eigenen Vorteile haben. Während die Classic-Version ausreichend für die grundlegende Büroorganisation ist, bietet die Comfort-Version erweiterte Funktionen und Werkzeuge für die optimale Büroorganisation. Je nach Bedarf und Anforderungen kann die entsprechende Version ausgewählt werden.
Die DATEV Eigenorganisation-Software ist Teil der DATEV-Suite, die verschiedene Tools für die Buchhaltung, Lohnabrechnung, Steuererklärungen und andere Finanz- und Verwaltungsaufgaben umfasst. Unternehmen können auch auf Unterstützung durch DATEV für Controlling und Unternehmensberatung zurückgreifen
Was sollte wer bis wann nochmal erledigen? Im Tagesgeschäft jeder Steuerkanzlei häufen sich kleine Anfragen, die mit der Zeit plötzlich Überhand nehmen. Steuerberater stellen sich häufig die Frage, ob die Arbeit überhaupt noch rentabel ist. Gut, wenn Sie eine Software nutzen, die eine strukturierte, transparente und wirtschaftliche Kanzleiarbeit unterstützt.
Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie DATEV Eigenorganisation comfort Zeit und Kosten bei der Kanzleiarbeit spart, warum es als Software mit umfangreichen Funktionen nur begrenzt zum Kanzlei-Controlling geeignet ist und warum sich der Umstieg auf DATEV EO comfort sich auf jeden Fall für Ihre Steuerkanzlei lohnen wird.
Was ist DATEV EO comfort?
Kanzleifuchs erklärt: Die Besonderheiten von DATEV EO comfort
DATEV EO comfort ist eine Cloud-basierte Softwarelösung für Steuerberater und Steuerkanzleien in Deutschland, die von der DATEV eG entwickelt wurde. Die Abkürzung „EO“ steht für „Elektronische Organisation“.
Die Software bietet Funktionen zur Finanzbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Kostenrechnung sowie zur Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen. Die Daten werden sicher in der Cloud gespeichert und können von autorisierten Personen von verschiedenen Orten aus abgerufen und bearbeitet werden.
DATEV EO comfort soll die Arbeit von Steuerberatern und Steuerkanzleien erleichtern und deren Arbeitsabläufe effizienter gestalten.
Auftragsbezogen statt mandatsbezogen arbeiten
Mit DATEV EO comfort arbeiten Sie mit Aufträgen. Jeder Auftrag kann einem Mandanten und einem Kanzleimitarbeiter zugeordnet werden. In dem Auftrag werden Termine sowie Aufgaben hinterlegt.
Der DATEV Arbeitsplatz
Strukturiert. Transparent. Wirtschaftlich. In DATEV EO comfort ist der DATEV Arbeitsplatz ist Ihr Cockpit und verschafft Ihnen einen Überblick über den aktuellen Status aller Aufträge. Sie erkennen, wer wie lange an einem Auftrag gearbeitet hat und ob ein Auftrag für Ihre Steuerkanzlei rentabel ist.
Da alle Daten im System hinterlegt sind, können Sie aus DATEV EO comfort Rechnungsvorschläge für einen Auftrag erzeugen lassen.
Welche Probleme löst DATEV EO comfort?
Kanzleifuchs erklärt: Das bringt Ihnen DATEV EO comfort
Das Homeoffice hat in der Pandemie-Zeit für viele Unternehmen und Berufe an Bedeutung gewonnen. Auch Steuerkanzleien mussten sich auf diese neue Arbeitsweise einstellen. Im Folgenden erfahren Sie die drei größten Vorteile von DATEV EO comfort.
Ortsunabhängiger Datenzugriff
Einer der größten Vorteile von DATEV Eigenorganisation comfort ist die Möglichkeit, von jedem beliebigen Ort aus auf die Buchhaltungs- und Steuerdaten zuzugreifen. Das bedeutet, dass Mitarbeiter einer Steuerkanzlei auch von zu Hause aus auf die Daten zugreifen können, ohne dass physische Datenträger wie USB-Sticks oder Festplatten ausgetauscht werden müssen. Das spart Zeit und erhöht die Effizienz der Arbeit.
Auch die Zusammenarbeit mit Mandanten wird durch den ortsunabhängigen Datenzugriff erleichtert. Mandanten können beispielsweise ihre Buchhaltungsdaten direkt in der Cloud speichern, was den Austausch von Daten zwischen Mandanten und Steuerkanzleien einfacher macht.
Datensicherheit
Die Datensicherheit ist ein zentrales Thema für Steuerkanzleien, da sie sensible Informationen ihrer Mandanten verwalten und verarbeiten. Eine Lösung, die hierbei hilft, ist DATEV EO comfort. Die Software erfüllt die vier Sicherheitsstandards:
Verschlüsselung der Daten: Die Daten in DATEV EO comfort werden verschlüsselt gespeichert, was bedeutet, dass sie vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Die Daten können nur von autorisierten Personen entschlüsselt und gelesen werden.
Regelmäßige Datensicherungen: Die Daten in DATEV EO comfort werden regelmäßig gesichert, um sicherzustellen, dass sie im Falle eines Datenverlusts wiederhergestellt werden können. Dies erhöht die Verfügbarkeit der Daten und verhindert, dass wichtige Informationen verloren gehen.
Firewalls und Anti-Virus-Programme: DATEV EO comfort wird von einer Firewall geschützt, die den Zugriff auf die Daten von außen blockiert. Außerdem wird die Software regelmäßig von Anti-Virus-Programmen überprüft, um sicherzustellen, dass keine Viren oder Malware auf die Daten zugreifen können.
Zugriffsrechte:DATEV EO comfort ermöglicht es Steuerkanzleien, individuelle Zugriffsrechte für ihre Mitarbeiter festzulegen. Dies bedeutet, dass nur autorisierte Personen auf die Daten zugreifen können, was die Sicherheit der Daten erhöht.
2-Faktor-Authentifizierung: DATEV EO comfort bietet eine 2-Faktor-Authentifizierung an, die eine zusätzliche Sicherheitsebene bietet. Dies bedeutet, dass sich Mitarbeiter nicht nur mit einem Passwort anmelden müssen, sondern auch eine Bestätigung per SMS oder einer anderen Methode erhalten, um sicherzustellen, dass sie autorisiert sind.
Effizienter arbeiten
Die Software automatisiert viele manuelle Arbeitsabläufe und ermöglicht so eine schnellere und effizientere Bearbeitung von Buchhaltungs- und Steuerdaten. Zu den Automatisierungsmöglichkeiten gehören:
DATEV EO comfort bietet zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten, die Steuerkanzleien dabei helfen, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Zeit zu sparen. Im Folgenden werden einige konkrete Beispiele für Automatisierungsmöglichkeiten in DATEV EO comfort genannt.
Automatische Buchungsvorschläge: DATEV EO comfort schlägt automatisch Buchungskonten vor, basierend auf den bisherigen Buchungen und der Belegart. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehlbuchungen.
Automatische Übernahme von Buchungen: DATEV EO comfort ermöglicht es Steuerkanzleien, Buchungen automatisch von Online-Banking-Konten zu importieren, was die manuelle Eingabe von Buchungen reduziert und Zeit spart.
Automatische Übernahme von Daten: DATEV EO comfort bietet die Möglichkeit, Daten automatisch von anderen DATEV-Produkten zu übernehmen, wie z.B. DATEV Unternehmen online oder DATEV Meine Steuern. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehleingaben.
Automatische Erstellung von Buchungsvorschlägen: DATEV EO comfort erstellt automatisch Buchungsvorschläge basierend auf den bisherigen Buchungen und Belegen. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehlbuchungen.
Automatisierte Zahlungsvorschläge: DATEV EO comfort erstellt automatisch Zahlungsvorschläge für offene Posten und bietet die Möglichkeit, diese direkt aus der Software heraus zu überweisen. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehlüberweisungen.
Diese Fallstricke werden Sie erwarten
Kanzleifuchs erklärt: Auf diese 3 Themen sollten Sie beim Umstieg auf DATEV EO comfort ein besonderes Augenmerk legen
Der Umstieg auf DATEV EO comfort bietet Steuerkanzleien zahlreiche Vorteile, wie zum Beispiel eine höhere Effizienz, bessere Zusammenarbeit mit Kunden und erweiterte Funktionalität. Allerdings kann der Umstieg auch Herausforderungen mit sich bringen, die vermieden werden sollten.
Genau aus diesem Grund ist es wichtig, die fünf Fallstricke beim Umstieg auf DATEV EO comfort zu kennen und zu vermeiden.
Stolperstein Nr. 1: Hardware- und Systemanforderungen
Vernachlässigen Sie diesen Punkt niemals und investieren Sie in eine funktionierende, wenig störungsanfällige IT Infrastruktur. Die Natur von DATEV EO comfort liegt in der Cloud, was eine schnelle und stabile Internetverbindung erfordert. Wenn die Hardware- und Systemanforderungen nicht erfüllt werden, kann dies zu Leistungsproblemen und unerwarteten Ausfällen führen.
Planen Sie genau die benötigte Speicherkapazität, eine ausreichende Prozessorleistung sowie eine schnelle und stabile Internetverbindung. Führen Sie vor dem Umstieg einen Systemcheck durchzuführen, um eventuelle Schwachstellen oder Kompatibilitätsprobleme zu erkennen und zu beheben.
Aktualisieren Sie regelmäßig die vorhandenen Hardware und Systeme.
Stolperstein Nr. 2: Datenmigration
Wenn Ihre Daten in unterschiedlichen Formaten vorliegen oder die Strukturen nicht einheitlich sind, kann eine fehlerhafte Übertragung oder die Nichtberücksichtigung von wichtigen Daten zu falsch zugeordneten Datensätzen führen und im schlimmsten Fall zu Fehlern in der Buchhaltung oder Steuererklärungen.
Stolperstein Nr. 3: Schulung der Mitarbeiter
Wie bei jeder Softwareumstellung brauchen die Mitarbeiter Zeit, um sich an eine neue Benutzeroberfläche zu gewöhnen. Schulungen werden oft unterschätzt, da sie häufig als zeit- und kostenaufwendig wahrgenommen werden. Dabei kann jedoch eine unzureichende Schulung zu Fehlern in der Buchhaltung, Steuererklärungen oder anderen Geschäftsprozessen führen, die nicht nur zeitaufwendig sind, sondern auch zu finanziellen Einbußen führen können.
Darüber hinaus kann eine unzureichende Schulung auch zu einer geringen Akzeptanz der Mitarbeiter gegenüber der neuen Software führen. Dies kann zu einem ineffektiven Einsatz der Software und damit zu verpassten Chancen bei der Optimierung von Geschäftsprozessen führen.
Stolperstein Nr. 4: Anpassung der Arbeitsprozesse
Die Einführung von DATEV EO comfort erfordert von Steuerkanzleien in der Regel eine Anpassung ihrer Arbeitsprozesse. Die Software bietet zahlreiche Funktionen, die eine Automatisierung von Arbeitsprozessen ermöglichen und so Zeit und Aufwand sparen können. Um diese Funktionen jedoch effektiv nutzen zu können, müssen die Arbeitsprozesse entsprechend angepasst werden.
Dabei geht es nicht nur um die technische Integration der Software in die Arbeitsprozesse, sondern auch um eine Anpassung der organisatorischen Abläufe. Die Mitarbeiter müssen beispielsweise in der Lage sein, die Software effektiv zu nutzen und die Arbeitsprozesse so anzupassen, dass die Funktionen der Software optimal genutzt werden können. Es kann daher notwendig sein, Schulungen oder Trainings durchzuführen, um die Mitarbeiter entsprechend zu qualifizieren.
Darüber hinaus müssen auch die Arbeitsprozesse im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung und -sicherung angepasst werden. DATEV EO comfort erfordert beispielsweise die Übertragung von Daten in die Cloud, was eine entsprechende Infrastruktur und Datensicherheitsvorkehrungen erfordert.
Für wen ist DATEV EO comfort geeignet?
Grundsätzlich ist DATEV EO comfort für Steuerkanzleien jeder Größe geeignet, von kleinen Einzelkanzleien bis hin zu großen Kanzleien mit vielen Mitarbeitern. Die Software bietet zahlreiche Funktionen, die eine effiziente Arbeitsweise ermöglichen und so Zeit und Aufwand sparen können. So lassen sich beispielsweise Routineaufgaben automatisieren, die Übertragung von Daten in die Cloud ermöglicht eine flexible Zusammenarbeit von verschiedenen Standorten und die integrierte Finanzbuchhaltung ermöglicht eine nahtlose Verarbeitung von Buchhaltungsdaten.
Für Steuerkanzleien, die auf der Suche nach einer Softwarelösung sind, sollte jedoch auch die individuelle Situation der Kanzlei berücksichtigt werden. So kann es beispielsweise sinnvoll sein, vor der Einführung von DATEV EO comfort eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Hard- und Software durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Anforderungen an die Systemanforderungen erfüllt werden können.
Auch sollten die Mitarbeiter der Kanzlei in die Entscheidung miteinbezogen werden. Eine Schulung der Mitarbeiter auf die neue Software ist empfehlenswert, um sicherzustellen, dass die Software effektiv genutzt werden kann und so die Arbeitsprozesse der Kanzlei optimiert werden können.
Eine weitere Entscheidungshilfe kann die Frage sein, ob die Kanzlei eine zukunftsorientierte und flexible Arbeitsweise anstrebt. Wenn die Kanzlei beispielsweise planen möchte, flexibler zu arbeiten oder verschiedene Standorte miteinander zu vernetzen, kann DATEV EO comfort eine passende Softwarelösung sein.
Insgesamt ist DATEV EO comfort eine leistungsstarke Softwarelösung für Steuerkanzleien in Deutschland, die eine effiziente Arbeitsweise ermöglichen möchte. Durch eine sorgfältige Bestandsaufnahme, Schulung der Mitarbeiter und eine individuelle Anpassung an die Arbeitsprozesse der Kanzlei kann die Software effektiv genutzt werden und so zu einer höheren Produktivität und Effizienz beitragen.
… vielleicht ist die eigene Website doch keine gute Idee?
Im Jahr 2023 ist es kaum vorstellbar, dass ein Unternehmen nicht online vertreten ist. Eine Webseite, ein Onlineshop, E-Mail- und Newsletter-Kampagnen sowie Profile auf sozialen Netzwerken wie Facebook, Instagram oder LinkedIn sind heute unverzichtbar. Dennoch wird oft vergessen, dass eine rechtliche Absicherung für die eigene Webseite und Online-Marketing-Aktivitäten von entscheidender Bedeutung ist. Die Liste der möglichen rechtlichen Fallstricke ist lang und umfasst unter anderem Bild- und Markenrechte, Datenschutz und Tracking sowie Cookie-Banner und Impressum. Unternehmen, die hier Fehler machen, riskieren Abmahnungen und teure Bußgelder gemäß der DSGVO.
Rechtliche Absicherung für Webseitenbetreiber: Warum es immer wichtig ist.
Eine ständige Herausforderung für Website-Betreiber und Unternehmen ist es, ihre rechtlichen Aspekte auf dem neuesten Stand zu halten. Es scheint, dass, sobald man einen Bereich aktualisiert oder in Ordnung gebracht hat, neue Gesetzesänderungen oder Funktionen auftauchen, die ebenfalls beachtet werden müssen. Dies erfordert nicht nur viel Zeit und Aufwand, sondern auch eine gewisse Sorgfalt, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen rechtlichen Schritte unternommen werden. Es kann ein Gefühl der Unsicherheit und Sorge geben, dass trotz aller Bemühungen immer noch wichtige Punkte übersehen werden könnten.
Ist Ihr eigener Anwalt immer dabei?
Eine umfassende rechtliche Beratung und Betreuung durch einen spezialisierten Anwalt ist zweifellos der sicherste Weg, um alle rechtlichen Fragen und Probleme im Zusammenhang mit der eigenen Webseite und dem Online-Marketing zu bewältigen. Allerdings ist diese Option für viele Unternehmer und Gründer aus finanziellen Gründen oft nicht umsetzbar. Regelmäßige anwaltliche Prüfungen und Aktualisierungen von Rechtstexten sowie die rechtliche Überprüfung von Marketingkampagnen können schnell hohe Kosten verursachen. Aus diesem Grund suchen viele Website-Betreiber nach kosteneffektiveren Lösungen, um ihre Webseite und ihr Online-Marketing rechtlich abzusichern und sich vor Abmahnungen und Bußgeldern zu schützen.
Rechtssicherheit auf Knopfdruck für Ihre Webseite mit eRecht24
eRecht24 Premium bietet eine innovative Lösung für alle Webseitenbetreiber und Unternehmer, die eine kostengünstige und schnelle Möglichkeit suchen, ihre Webseite rechtlich abzusichern. Sören Siebert, Gründer und Rechtsanwalt, ist ein Experte auf dem Gebiet des Internetrechts und Datenschutzes und hat mit eRecht24 Premium eine Plattform geschaffen, die jedem eine professionelle Rechtsberatung bietet, ohne dass man dafür eine teure Anwaltskanzlei beauftragen muss. Mit nur wenigen Klicks können Webseitenbetreiber und Unternehmer ihre Webseite „auf Knopfdruck“ rechtssicher machen.
eRecht24 Premium Tools: Analyse und Umsetzung für eine rechtssichere Webseite
Die Umsetzung der eigenen rechtsichere Webseite passiert in 3 einfachen Schritten:
Der Projekt Planer von eRecht24 Premium begleitet Sie Schritt für Schritt durch die entscheidenden Phasen der Planung und Umsetzung einer rechtlich einwandfreien Webseite. So können Sie sicher sein, dass Sie keine rechtlich relevanten Punkte vergessen und Ihr Abmahnrisiko erheblich reduzieren. Abgehakte Punkte werden direkt gespeichert und der Fortschritt Ihrer Webseite wird automatisch dokumentiert.
Mit dem Projekt Manager von eRecht24 Premium können Sie Ihre Webseite als Projekt anlegen und mithilfe passender Generatoren direkt mit der Erstellung Ihrer Rechtstexte beginnen. Ganz ohne Vorwissen und im Handumdrehen. Auch eine Aktualisierung der Rechtstexte ist jederzeit möglich. So haben Sie immer eine rechtssichere Webseite und können sich auf das Wesentliche konzentrieren.
Mit eRecht24 Premium können Sie ganz einfach einen Report für jedes Ihrer Projekte erstellen, um den aktuellen Stand Ihrer rechtssicheren Webseite jederzeit im Blick zu haben. Durch einen einfachen Klick können Sie den Report erstellen und ihn auch direkt an Ihre Kunden weitergeben, wenn Sie beispielsweise eine Agentur oder ein Webdesigner sind. So minimieren Sie nicht nur Ihr eigenes Haftungsrisiko, sondern auch das Ihrer Kunden. Der Report ist übersichtlich gestaltet und zeigt Ihnen auf einen Blick, welche Rechtstexte bereits erstellt wurden und welche noch fehlen. Mit dieser praktischen Funktion behalten Sie jederzeit den Überblick über den rechtlichen Status Ihrer Webseite.
Screenshot: eRecht24 Premium Projekt Planer
Andere hilfreiche Tools von eRecht24 Premium für eine rechtssichere Webseite
Dank der Generatoren für Rechtstexte bei eRecht24 Premium können Sie in kürzester Zeit ein rechtssicheres Impressum und eine individuelle Datenschutzerklärung erstellen. Das Tolle daran: Sie können diese Dokumente jederzeit per Knopfdruck aktualisieren und über Plug-Ins automatisch auf Ihrer Webseite veröffentlichen. Das spart Ihnen Zeit und Kosten für die Überprüfung und Anpassung Ihrer Rechtstexte durch einen Anwalt.
Ein weiterer nützlicher Service von eRecht24 Premium ist das kostenlose Cookie Consent Tool, das für jede Webseite, die Sie erstellen, bereitgestellt wird. So sind Sie immer auf der sicheren Seite, wenn es um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen geht und sparen zusätzliches Geld für den Kauf von externen Cookie-Banner-Tools.
Sicherhheit auf Knopfdruck: eRecht24 Premium
Webinare und umfassendes Know-how: So erkennen und vermeiden Sie rechtliche Fallstricke
Bei eRecht24 Premium gibt es nicht nur zahlreiche Tools, sondern auch eine Fülle an Know-how-Materialien. Dazu gehören Videokurse, Musterverträge, E-Books und Checklisten, um stets auf dem neuesten Stand zu bleiben. Einmal im Monat findet ein Live-Webinar mit dem Gründer von eRecht24, Rechtsanwalt Sören Siebert, statt. Jedes Webinar widmet sich einem aktuellen Thema wie Cookies und Datenschutz, Newslettermarketing, Social Media oder Urheberrecht und Bildrechte. Teilnehmer können ihre Fragen stellen und sie werden direkt beantwortet.
Wenn es doch mal eng wird: die kostenlose anwaltliche Erstberatung
eRecht24 Premium Mitglieder können zudem von einer kostenlosen anwaltlichen Erstberatung durch die spezialisierte Rechtsanwaltskanzlei Siebert Lexow profitieren. Die Anwälte stehen den Nutzern rund um die Uhr zur Verfügung und beantworten online kostenlos erste Rechtsfragen. Dadurch haben die Mitglieder quasi einen eigenen Anwalt bei jedem Schritt an ihrer Seite, was sehr praktisch ist und viel Ärger und Geld sparen kann.
Fazit: Wenn Sie online sind, führt an eRecht24 Premium kein Weg vorbei!
Mangelnde Transparenz in betriebswirtschaftlichen Abläufen, ungenügende Aus- oder Überlastung von Mitarbeitern, keine rentablen Zahlen – wenn Steuerkanzleien keinen Überblick über ihre Kanzlei-Kennzahlen haben, droht die Gefahr der Ineffizienz, Unproduktivität und Unrentabilität.
In unserem Guide erfahren Sie, was Controlling genau bedeutet, welche Instrumente und Kennzahlen es gibt und wie Sie diese gezielt einsetzen können, um Ihre Kanzlei zu steuern und zu optimieren. Wir geben Ihnen praktische Tipps und Handlungsempfehlungen an die Hand, die Ihnen helfen werden, Ihre Kanzlei noch effektiver und rentabler zu machen.
Kanzleifuchs erklärt: Die Aufgaben von Kanzlei Controlling
Aufgaben und Funktionen
Wirtschaftliche Stabilität sicherstellen
Ein Ziel des Kanzlei-Controllings ist es, die wirtschaftliche Stabilität und Wettbewerbsfähigkeit der Steuerkanzlei sicherzustellen. Dazu gehören die Analyse und Überwachung von Finanz- und Leistungsdaten, um betriebliche Schwachstellen zu erkennen und Optimierungspotenziale aufzudecken. Die Messung von Erfolgskennzahlen wie Umsatz, Kosten und Gewinn ermöglicht eine fundierte Analyse der wirtschaftlichen Situation der Kanzlei und bildet die Basis für strategische Entscheidungen.
Planung und Steuerung von Ressourcen
Eine weitere wichtige Funktion des Kanzlei-Controllings ist die Planung und Steuerung von Ressourcen. Hierzu zählt insbesondere die Überwachung von Zeit- und Leistungsbudgets sowie die Ressourcenplanung und -steuerung. Hierbei geht es darum sicherzustellen, dass die Ressourcen effizient eingesetzt werden und die Kanzlei ihre Ziele erreicht.
Überwachung der Kanzlei-Kennzahlen
Ein weiteres Ziel des Kanzlei-Controllings ist es, die Qualität der Dienstleistungen und die Mandantenzufriedenheit sicherzustellen. Hierzu gehören die Einführung von Qualitätsmanagementsystemen und die Überwachung von Prozessen zur Qualitätssicherung. Nur durch eine hohe Qualität der Dienstleistungen und eine hohe Kundenzufriedenheit kann eine Kanzlei langfristig erfolgreich am Markt bestehen.
Neben der Überwachung von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen ist es auch wichtig, die Mitarbeiterzufriedenheit im Auge zu behalten. Hierbei geht es um die Überwachung von Mitarbeiterkennzahlen wie Fluktuation, Krankenstände und Arbeitszeitkonten. Durch eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit können qualifizierte Mitarbeiter langfristig an die Kanzlei gebunden werden und somit das Know-how und die Erfahrung der Kanzlei sichern.
Die wichtigsten Kanzlei-Kennzahlen
Kanzlei-Kennzahlen sind Kennzahlen, die in Steuerkanzleien zur Messung von Leistung und Erfolg eingesetzt werden. Sie dienen der Analyse und Bewertung der betrieblichen Abläufe, der Mitarbeiterleistung und der finanziellen Situation der Kanzlei.
Zu den wichtigsten Kanzlei-Kennzahlen zählen:
Umsatz: Der Umsatz gibt an, wie viel Geld die Kanzlei innerhalb eines bestimmten Zeitraums eingenommen hat. Er ist eine wichtige Kennzahl zur Messung der finanziellen Leistungsfähigkeit der Kanzlei.
Deckungsbeitrag: Der Deckungsbeitrag gibt an, welcher Anteil des Umsatzes nach Abzug der variablen Kosten als Deckungsbeitrag verbleibt. Er ist eine wichtige Kennzahl zur Messung der Rentabilität der Kanzlei.
Gewinn: Der Gewinn gibt an, welcher Anteil des Umsatzes nach Abzug der variablen und der fixen Kosten verbleibt. Er ist eine wichtige Kennzahl zur Messung der Rentabilität der Kanzlei.
Mitarbeiterproduktivität: Die Mitarbeiterproduktivität gibt an, wie viel Umsatz ein Mitarbeiter pro Arbeitsstunde erzielt. Sie ist eine wichtige Kennzahl zur Messung der Mitarbeiterleistung und zur Optimierung der Ressourcenauslastung.
Kanzleistundensatz: Der Kanzleistundensatz gibt an, wie viel ein Mitarbeiter pro Stunde abrechnet. Er ist eine wichtige Kennzahl zur Berechnung von Angeboten und zur Überprüfung der Preisgestaltung.
Mandantenbindung: Die Mandantenbindung gibt an, wie viele Mandanten die Kanzlei dauerhaft an sich binden kann. Sie ist eine wichtige Kennzahl zur Messung der Mandantenzufriedenheit und zur Planung von Marketingmaßnahmen.
Durchlaufzeit: Die Durchlaufzeit gibt an, wie viel Zeit zwischen dem Eingang eines Auftrags und der Abgabe des fertigen Ergebnisses vergeht. Sie ist eine wichtige Kennzahl zur Optimierung der betrieblichen Abläufe und zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit.
Controlling-Instrumente
Budgetierung
Die Budgetierung ist ein wichtiges Instrument des Controllings, um die finanzielle Planung und Steuerung von Unternehmen und Projekten zu ermöglichen. Dabei wird ein finanzieller Rahmen für einen bestimmten Zeitraum festgelegt und anschließend überwacht und kontrolliert, ob die tatsächlichen Ergebnisse mit den geplanten Budgets übereinstimmen.
Kennzahlensysteme
Kennzahlensysteme sind Instrumente, mit denen Unternehmen und Projekte quantitativ erfasst, analysiert und gesteuert werden können. Dabei werden ausgewählte Kennzahlen und Indikatoren erhoben und regelmäßig überwacht, um die Leistung zu messen und Verbesserungspotenziale aufzudecken.
Soll-Ist-Vergleiche
Soll-Ist-Vergleiche sind ein Instrument, mit dem Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Ergebnissen ermittelt werden können. Dabei werden die Soll-Werte mit den Ist-Werten verglichen und Abweichungen analysiert, um Ursachen zu ermitteln und Gegenmaßnahmen zu ergreifen.
Balanced Scorecard
Die Balanced Scorecard ist ein Instrument des strategischen Controllings, mit dem die Umsetzung der Unternehmensstrategie gemessen und gesteuert werden kann. Dabei werden Ziele und Kennzahlen in vier Perspektiven erfasst: Finanzen, Kunden, Prozesse und Mitarbeiter.
Risikomanagement
Risikomanagement ist ein Instrument des Controllings, das darauf abzielt, Risiken zu identifizieren, zu analysieren und zu bewerten, um frühzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen und die Unternehmensziele zu schützen. Dabei werden Risiken erfasst, bewertet und priorisiert, um entsprechende Maßnahmen einzuleiten und Risiken zu minimieren.
Die Software sollte einen umfassenden Funktionsumfang bieten und in der Lage sein, alle relevanten Kennzahlen und Daten der Kanzlei zu erfassen und auszuwerten. Hierzu gehören zum Beispiel die Überwachung von Umsatz, Kosten und Gewinn, die Planung und Steuerung von Ressourcen sowie die Überwachung von Mitarbeiterkennzahlen.
Benutzerfreundlichkeit
Unterschätzen Sie niemals die Anwenderfreundlichkeit! Nichts ist so teuer wie eine Software, die keiner nutzen möchte. Eine gute Kanzleicontrolling-Software sollte einfach und intuitiv zu bedienen sein. Die Benutzeroberfläche sollte übersichtlich und gut strukturiert sein, damit die Anwender schnell und einfach auf die benötigten Informationen zugreifen können.
Integration
Die Software sollte in die vorhandene IT-Landschaft der Kanzlei integrierbar sein und Daten aus anderen Systemen wie zum Beispiel Buchhaltungssoftware, Zeiterfassungssystemen oder CRM-Systemen importieren können.
Flexibilität
Die Software sollte flexibel anpassbar sein, damit sie den individuellen Anforderungen der Kanzlei gerecht werden kann. Es sollten zum Beispiel eigene Kennzahlen und Auswertungen definiert werden können.
Sicherheit
Die Software sollte über eine sichere Datenübertragung und Datenspeicherung verfügen, um einen Schutz vor Datenverlust und -missbrauch zu gewährleisten.
Support und Schulung
Ein guter Support und eine umfassende Schulung sind wichtig, damit die Anwender die Software effektiv nutzen und bei technischen Problemen schnell und kompetent Hilfe erhalten können. Wir empfehlen, einen branchenspezifischen Online-Kurs zum Steuerkanzlei-Controlling mit Power BI zu kaufen, um konkrete Use Cases zu üben.
Kosten
Die Kosten für die Kanzleicontrolling-Software sollten transparent und angemessen sein. Es ist wichtig, dass sich die Kosten im Verhältnis zum Nutzen der Software bewegen und langfristig eine positive Auswirkung auf die Rentabilität der Kanzlei haben.
Bei der Software-Auswahl gilt Devise: Möglichst einfach für Anwender, möglichst viel
Eine beliebte Kanzlei-Controlling Software für Steuerkanzleien ist Power BI. Mithilfe von sogenannten Dashboards haben Sie alle Kanzlei-Kennzahlen im Blick.
In Zeiten von Online-Beratungsterminen und digitalen Lösungenist es für Steuerkanzleien unverzichtbar geworden, eine einfache und effektive Terminvereinbarung mit ihren Mandanten zu ermöglichen. Eine gute Terminplanung kann Zeit und Ressourcen sparen und eine höhere Mandantenzufriedenheit fördern. In diesem Beitrag werden die drei besten Online-Terminplaner für Steuerkanzleien verglichen: Calendly, Calenso und Terminland.
Schnell und einfach zu bedienen: Calendly
Calendly ist ein benutzerfreundliches Tool zur Terminvereinbarung, das eine nahtlose Integration in bestehende Kalender wie Google Kalender, iCloud oder Microsoft Outlook bietet. Dieses Tool ist ideal für Steuerberatungskanzleien, die viele Termine und Beratungen durchführen, da es eine automatisierte Terminvergabe ermöglicht und Zeit für manuelle Terminabstimmungen spart. Calendly bietet eine Vielzahl von Terminoptionen, einschließlich Einzeltermine, Gruppentermine und Serientermine, und ermöglicht es Mandanten, Termine auf der Grundlage der Verfügbarkeit des Steuerberaters zu buchen. Zudem können Erinnerungen und Bestätigungen automatisch an die Mandantengesendet werden.
Funktionen
Kalenderintegration: Calendly kann in verschiedene Kalender integriert werden, einschließlich Google, Outlook und iCloud. Dies erleichtert die Planung und Verwaltung von Terminen.
Terminerinnerungen: Calendly sendet automatisch Erinnerungen an Kunden, bevor der Termin stattfindet, um sicherzustellen, dass sie daran denken.
Automatisierte Terminvergabe: Calendly bietet automatisierte Terminvergabe, die es Kunden ermöglicht, Termine zu vereinbaren, ohne dass sie mit einem Mitarbeiter sprechen müssen.
Flexible Terminoptionen: Calendly ermöglicht es Benutzern, verschiedene Terminoptionen zur Verfügung zu stellen, einschließlich der Dauer des Termins und der verfügbaren Zeitfenster.
Reservierungssystem: Calendly bietet ein Reservierungssystem, das es Benutzern ermöglicht, Termine zu blockieren, wenn sie nicht verfügbar sind.
Zeitersparnis: Calendly spart Benutzern Zeit, indem es ihnen ermöglicht, Termine automatisch zu planen und zu organisieren.
Vorteile
Nachteile
✅Einfach zu bedienen dank benutzerfreundlichen Oberfläche
❌ Kostenlose Version hat nur beschränkte Funktionen
✅Nahtlose Integration in bestehende Kalender
❌ Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten
✅Automatische Erinnerungen und Bestätigungen
❌ Das Design könnte einfacher sein
Vor- und Nachteile von Calendly
Das Schweizer-Taschenmesser: calenso
Calenso ist ein webbasiertes Terminplanungstool, das eine benutzerfreundliche und effiziente Terminplanung ermöglicht. Es ist ideal für Steuerberatungskanzleien, da es eine nahtlose Integration mit Google Kalender bietet und eine einfache Terminvereinbarung mit Mandanten ermöglicht. Calenso bietet eine automatisierte Terminvergabe und ermöglicht es Mandanten , Termine auf der Grundlage der Verfügbarkeit des Steuerberaters zu buchen. Zudem bietet es die Möglichkeit, Gruppentermine und Serientermine zu erstellen. Calenso bietet auch eine Vielzahl von Anpassungsmöglichkeiten und Integrationen mit anderen Tools.
Funktionen
Automatisierte Terminvergabe: Calenso bietet automatisierte Terminvergabe, die es Kunden ermöglicht, Termine zu vereinbaren, ohne dass sie mit einem Mitarbeiter sprechen müssen.
Flexible Terminoptionen: Calenso ermöglicht es Benutzern, verschiedene Terminoptionen zur Verfügung zu stellen, einschließlich der Dauer des Termins und der verfügbaren Zeitfenster.
Kalenderintegration: Calenso kann in verschiedene Kalender integriert werden, einschließlich Google, Outlook und iCloud. Dies erleichtert die Planung und Verwaltung von Terminen.
Online-Buchung: Calenso ermöglicht es Mandanten, online Termine zu buchen, was die Terminvereinbarung erleichtert.
Online-Payment: Mit der Online-Bezahlfunktion können Sie Ihre Währung und Ihre MwSt. selbst wählen. Ihre Mandanten können bei der Terminvereinbarung die Dienstleistung gleich bezahlen. Somit sparen Sie noch mehr Zeit, da der Einkassierschritt übersprungen werden kann.
Automatisierte Erinnerungen: Calenso sendet automatisch Erinnerungen an Mandanten, bevor der Termin stattfindet, um sicherzustellen, dass sie daran denken.
Terminmanagement: Calenso ermöglicht es Benutzern, Termine einfach zu planen und zu organisieren.
Vorteile
Nachteile
✅Swiss-Hosting mit DSGVO-Konformität
❌ Kostenlose Version hat nur beschränkte Funktionen
✅Mehrsprachige Buchungsprozesse möglich
❌ Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten
✅Übersichtliches Dashboard zur Mandanten- und Mitarbeiterverwaltung
❌ Das Design könnte einfacher sein
Vor- und Nachteile von Calendly
Der DATEV-Partner: Terminland
Ihre Kanzlei kann von der Nutzung von Terminland profitieren, indem Sie Ihre Kanzleisoftware um eine einfache und sichere Online-Terminbuchungslösung ergänzen. Mit Terminland können Ihre Klienten rund um die Uhr Termine online buchen und dadurch das Anrufaufkommen in Ihrer Steuerkanzlei entlasten. Durch das zusätzliche Angebot der Online-Terminvergabe haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für ihre tägliche Arbeit. Zudem haben viele Mandanten oft keine Zeit, während Ihrer Telefon- oder Bürozeiten Termine zu vereinbaren, was die Terminvereinbarung erschwert. Mit Terminland können Sie diesen Mandanten eine bequeme und flexible Möglichkeit bieten, Termine zu vereinbaren und somit ihre Zufriedenheit steigern.
Funktionen
Online Terminbuchung für klassische Internetbrowser und Smartphones
Flexible Abbildung von Terminbuchungsregeln
Automatische Buchungsbestätigung per E-Mail
Automatische Terminerinnerung per E-Mail oder SMS
Videochat-Integration
Online-Payment
Mehrsprachigkeit
Synchronisation mit MS Exchange und Outlook 365
Ressourcenverwaltung (Räume, Geräte, …).
Test- und Produktionsumgebung mit Transportsystem
Vorteile
Nachteile
✅Hohe Anpassungsmöglichkeit an die Bedürfnisse der Kanzlei
❌ Weniger Funktionen als Calendly und Calenso
✅Kostenlose Testphase
❌ Nicht so bekannt wie andere Tools zur Terminvereinbarung
✅Datenspeicherung in ISO-zertifiziertem Rechenzentrum
geigerASP und DATEVasp sind zwei der führenden Cloud-Softwarelösungen für Steuerkanzleien. Beide Plattformen bieten eine breite Palette an Funktionen und Services, die den Steuerprozess effizienter und reibungsloser gestalten. Doch welche der beiden ist die bessere Wahl für Ihre Kanzlei? In diesem Blogbeitrag werden wir die beiden Systeme miteinander vergleichen und ihre Vor- und Nachteile erörtern.
geigerASP
geigerASP ist eine Cloud-Softwarelösung, die von der geiger-Gruppe entwickelt wurde. Das Programm bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter Buchhaltung, Lohnabrechnung und Steuererklärungen. geigerASP zeichnet sich durch seine intuitive Benutzeroberfläche und seine Integration von Drittanbieter-Software aus. Es bietet auch eine sichere, verschlüsselte Datenübertragung und -speicherung.
Funktionen:
Elektronische Unterschriften: geigerASP bietet die Möglichkeit, elektronische Unterschriften zu erstellen und zu verwalten. Die elektronischen Unterschriften können auf verschiedene Arten erstellt werden, wie z.B. durch die Verwendung von Signaturkarten, Signaturstickern oder Signaturpads.
Dokumentenmanagement: geigerASP bietet ein umfassendes Dokumentenmanagement-System, das es Steuerkanzleien ermöglicht, Dokumente in einer sicheren und geschützten Umgebung zu speichern und zu verwalten.
Workflow-Management: geigerASP bietet eine Workflow-Management-Funktion, die es Steuerkanzleien ermöglicht, Arbeitsabläufe zu definieren und zu automatisieren. Dies führt zu einer höheren Effizienz und einer schnelleren Bearbeitung von Dokumenten.
Integration mit DATEV und anderen Steuerberater-Software: geigerASP lässt sich nahtlos in andere Steuerberater-Software integrieren, insbesondere in DATEV. So können Steuerkanzleien die Vorteile der elektronischen Signatur in ihren bestehenden Workflows nutzen.
Vorteile
Nachteile
✅Einfach zu bedienen
🚫 Fehlendes Dokumentenmanagementsystem
✅Gute Integrierbarkeit zu anderen Steuerberater-Software
🚫 Begrenzte Skalierbarkeit
✅Elektronische Unterschrift nach EU-eIDAS Verordnung
🚫 Eingeschränkte Funktionalität im Vergleich zu DATEVasp
Vor- und Nachteile von geigerASP im Überblick
Vorteile
Einfache Bedienung: geigerASP ist eine benutzerfreundliche Software, die sich einfach bedienen lässt.
Integrierbarkeit: geigerASP lässt sich nahtlos in andere Steuerberater-Software integrieren. Insbesondere die Integration mit DATEV ist ein großer Vorteil für Steuerkanzleien, die bereits DATEV nutzen.
Sicherheit: geigerASP bietet eine hohe Sicherheit für elektronische Unterschriften. Die Software erfüllt die Anforderungen der EU-eIDAS-Verordnung und bietet eine rechtlich sichere und vertrauenswürdige Lösung.
Nachteile
Kein eigenes Dokumentenmanagement-System: Obwohl geigerASP eine Workflow-Management-Funktion bietet, fehlt eine eigenständige Dokumentenmanagement-Funktion. Steuerkanzleien müssen daher ein separates Dokumentenmanagement-System verwenden, um ihre Dokumente zu verwalten.
Begrenzte Skalierbarkeit: geigerASP ist für kleinere bis mittlere Steuerkanzleien geeignet, die ein überschaubares Dokumenten- und Workflow-Management haben. Für größere Steuerkanzleien oder Unternehmen mit umfangreichen Workflows und Dokumentenmanagement ist die Skalierbarkeit von geigerASP begrenzt.
Eingeschränkte Funktionalität im Vergleich zu DATEVasp: Im Vergleich zu DATEVasp bietet geigerASP eine eingeschränktere Funktionalität. Insbesondere im Bereich des Dokumentenmanagements und der Skalierbarkeit gibt es Unterschiede.
DATEVasp
DATEVasp ist eine Cloud-Softwarelösung, die von der DATEV eG entwickelt wurde. Das Programm bietet eine breite Palette von Funktionen, die speziell für Steuerberater und Steuerberatungsgesellschaften konzipiert sind. Zu den Funktionen gehören Buchhaltung, Lohnabrechnung, Steuererklärungen und vieles mehr. DATEVasp zeichnet sich durch seine benutzerfreundliche Oberfläche und seine hohe Anpassungsfähigkeit aus. Es bietet auch eine breite Palette von Integrationen, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren.
Vorteile
Nachteile
✅Nahtlose Integration in andere DATEV Produkte
🚫 Benutzerfreundlichkeit
✅Umfangreiche Funktionen in Buchhaltung sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung
🚫 Keine flexible Lösung
✅Elektronische Unterschrift nach EU-eIDAS Verordnung
Vor- und Nachteile von DATEVasp im Überblick
Vorteile
Eletronische Signatur: Die digitalen Signaturfunktionen von DATEVasp ermöglichen es Steuerkanzleien, Dokumente elektronisch und rechtskonform zu signieren und zu archivieren. Die Software unterstützt verschiedene Arten von elektronischen Signaturen. Dazu gehören: Einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen, sowie die Einhaltung der EU-Verordnung eIDAS und der deutschen Signaturgesetzgebung.
Vielfältige Funktionen: Neben den Signaturfunktionen bietet DATEVasp auch eine breite Palette von anderen Funktionen, die für Steuerkanzleien nützlich sein können. Dazu gehören die automatisierte Buchhaltung und die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Unterstützung bei der Erstellung von Steuererklärungen und die Verwaltung von Dokumenten und Aufgaben.
Nahtlose Integrierbarkeit: Ein weiterer Vorteil von DATEVasp ist, dass es nahtlos mit anderen DATEV-Produkten integriert werden kann, wie z.B. dem Rechnungswesen-Programm DATEV Unternehmen Online. Dadurch können Steuerkanzleien ihre Arbeitsabläufe optimieren und die Effizienz steigern.
Nachteile
Unflexible Lösung: Ein Nachteil von DATEVasp ist jedoch, dass es möglicherweise nicht so flexibel wie andere Lösungen ist. Die Software ist speziell auf die Bedürfnisse von Steuerkanzleien zugeschnitten und bietet möglicherweise nicht die gleiche Anpassungsfähigkeit wie andere Lösungen.
Benutzerfreundlichkeit: Im Vergleich zu geigerASP bietet DATEVasp eine breitere Palette von Funktionen, insbesondere in den Bereichen Buchhaltung und Lohn- und Gehaltsabrechnung. Es ist auch besser integriert in andere DATEV-Produkte und hat eine längere Geschichte auf dem Markt. Allerdings ist geigerASP möglicherweise flexibler und bietet eine einfachere Benutzeroberfläche.
Fazit
Insgesamt ist die Wahl zwischen DATEVasp und geigerASP von den individuellen Bedürfnissen der Steuerkanzlei abhängig. Wenn eine Steuerkanzlei eine umfassende Lösung sucht, die nahtlos in andere DATEV-Produkte integriert werden kann, ist DATEVasp die bessere Wahl. Wenn die Flexibilität und die Benutzerfreundlichkeit wichtiger sind, könnte geigerASP die bessere Option sein.
Wahrscheinlich sind Steuerkanzleien, die bereits andere DATEV-Produkte nutzen, am besten mit DATEVasp bedient. Steht bei Ihnen jedoch Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit an oberster Stelle, könnte geigerASP die bessere Wahl sein. In jedem Fall ist es wichtig, die Bedürfnisse der Steuerkanzlei sorgfältig zu prüfen und eine gründliche Analyse durchzuführen, bevor eine Entscheidung getroffen wird.
Seriös, höchst kompetent und absolut vertrauenswürdig – als Steuerberater und Steuerkanzlei erwarten Ihre Mandanten von Ihnen eine gewissen Professionalität. In Zeiten von Remote Work und virtuellen Meetings haben viele Unternehmen und Organisationen begonnen, Tools wie Zoom, Microsoft Teams und Webex zu nutzen, um die digitale Zusammenarbeitmit Mandanten erleichtern. Gut, dass es personalisierte virtuelle Hintergrundbilder für Kanzleien gibt, um auch im Homeoffice mit Kanzlei Hintergründen eine professionelle und ansprechende Wirkung zu erzielen. In diesem Beitrag gehen wir auf die Vorteile von virtuellen Hintergründen ein.
Branding und Professionalität: Durch die Verwendung personalisierter virtueller Hintergründe mit dem Logo der Kanzlei können Steuerkanzleien ihre Marke und Professionalität präsentieren. Das Logo der Kanzlei wird während des gesamten Videoanrufs im Hintergrund zu sehen sein und kann einen positiven Eindruck bei Kunden und Geschäftspartnern hinterlassen.
Privatsphäre und Schutz sensibler Informationen: In Videoanrufen kann es vorkommen, dass sich Steuerberaterinnen und Steuerberater in ihrem Home-Office oder einem anderen privaten Bereich befinden. Durch die Verwendung personalisierter virtueller Hintergründe können sie ihre Privatsphäre schützen und verhindern, dass vertrauliche Informationen wie persönliche Fotos, Kunstwerke oder Bücherregale in den Hintergrund geraten.
Abhebung von anderen Steuerkanzleien: Durch die Verwendung von virtuellen Hintergründen können Steuerkanzleien ihre Professionalität und ihre Einzigartigkeit gegenüber anderen Kanzleien betonen. Die personalisierten Hintergründe können helfen, einen bleibenden Eindruck bei Kunden und Geschäftspartnern zu hinterlassen und sich von anderen Kanzleien abzuheben.
Die Verwendung von personalisierten virtuellen Hintergründen ist mit verschiedenen Video-Chat-Plattformen wie Zoom und Microsoft Teams möglich und kann dazu beitragen, das Image einer Steuerkanzlei zu verbessern.
Professioneller Videokonferenz-Hintergrund: Worauf kommt es an?
In der heutigen Zeit sind Videokonferenzen zu einem wichtigen Teil des Geschäftsalltags geworden. Doch wie kann man sicherstellen, dass das Auftreten professionell und seriös wirkt? Eines der wichtigsten Elemente, das dabei oft übersehen wird, ist der Videokonferenz-Hintergrund. Ein passender Hintergrund kann dazu beitragen, dass man sich von anderen Teilnehmern abhebt und dabei einen bleibenden Eindruck hinterlässt.
Hier sind einige Tipps, worauf man achten sollte, wenn es darum geht, einen professionellen Videokonferenz-Hintergrund zu gestalten:
Einheitlicher Teams Hintergrund mit Logo
Wählen Sie einen einheitlichen Hintergrund, der in allen Videokonferenzen verwendet wird. Dies kann ein Hintergrundbild mit Ihrem Logo oder Firmennamen sein oder auch ein einheitlicher Hintergrund in Ihrer Corporate Identity Farbe.
Schlichter professioneller Bürohintergrund
Achten Sie darauf, dass der Hintergrund nicht zu unruhig ist oder von Gegenständen oder Personen im Vordergrund ablenkt. Ein schlichter Büro-Hintergrund in einer neutralen Farbe oder mit einem einfachen Muster kann hier hilfreich sein.
Achten Sie auf ausreichende Ausleuchtung
Stellen Sie sicher, dass Sie gut ausgeleuchtet sind, um ein professionelles Aussehen zu gewährleisten. Das Licht sollte von vorne kommen, um Schatten auf Ihrem Gesicht zu vermeiden. Hier hilft ein professionelles Videokonferenz-Ringlicht. Vermeiden Sie starkes Backlight oder Gegenlicht, da dies dazu führen kann, dass Sie dunkel und schwer erkennbar wirken.
Virtueller Zoom Hintergrund
Wenn Sie einen virtuellen Hintergrund in Zoom verwenden möchten, achten Sie darauf, dass das Bild nicht pixelig oder verzerrt ist. Wählen Sie ein Bild in guter Qualität, das Ihrem Geschäftsfeld entspricht und auf Ihre Zielgruppe abgestimmt ist.
In Zeiten der Digitalisierung ist es für Steuerkanzleien von großer Bedeutung, mit wenig Zeit- und Kostenaufwand Dokumente elektronisch zu unterzeichnen und zu versenden. E-Signature-Tools bieten hierbei eine schnelle, einfache und datenschutzkonforme Alternative zu physischen Dokumenten und händischen Unterschriften. Die Verwendung von elektronischen Unterschriften stellt sicher, dass sensible Dokumente verschlüsselt und nur für die beteiligten Personen zugänglich sind. Viele E-Signature-Tools bieten zudem Design-Templates, Dokumenten Workflows und modulare Baukastensysteme, um den Signaturprozess effizienter zu gestalten.
In diesem Blogbeitrag werden wir uns die besten digitalen Signatur-Software für Steuerkanzleien im Jahr 2023 im Überblick ansehen.
Vorteile von elektronische Unterschriften
Elektronische Unterschriften sind im Bereich von Kauf- oder Arbeitsverträgen sowie anderen sensiblen Dokumenten eine effiziente Lösung. Es gibt drei Arten von elektronischen Signaturen: Einfache elektronische Signaturen, fortgeschrittene elektronische Signaturen und qualifizierte elektronische Signaturen. Letztere sind am sichersten und erfüllen alle Anforderungen der eIDAS-Verordnung der EU.
Durch die Verwendung elektronischer Unterschriften können viele Prozesse in der öffentlichen Verwaltung, der Justiz, im E-Government, E-Justice, E-Commerce, vor allem in Steuerkanzleien einfacher und schneller abgewickelt werden. Dabei bietet die rechtliche Sicherheit durch die qualifizierte elektronische Signatur eine höhere Beweiskraft und schützt vor rechtlichen Risiken. Im Gegensatz zu physischen Dokumenten, die mühsam unterschrieben werden müssen, kann eine elektronische Signatur mit nur wenigen Klicks erfolgen.
Selbst wenn eine weitere Identitätsprüfung nötig ist, ist dies in der Regel schnell erledigt und deutlich schneller als das Hinzufügen einer händischen Unterschrift auf physischen Dokumenten. Zudem ist es theoretisch nicht möglich, die Unterschrift im Nachhinein abzustreiten, da sie auf verschiedene Weise verifiziert werden kann, wie beispielsweise durch eine eingescannte Unterschrift, ein Scan des Personalausweises oder des Führerscheins oder durch die Überprüfung der E-Mail-Adresse.
Elektronische Signaturen können in vielen verschiedenen Situationen genutzt werden. Dazu gehören:
Verträge: Steuerkanzleien können digitale Signaturprogramme nutzen, um Verträge mit Mandanten, Partnern und Dienstleistern elektronisch zu unterzeichnen. Dies kann den Prozess beschleunigen und die Notwendigkeit physischer Dokumente und händischer Unterschriften beseitigen.
Bewerbungsunterlagen: Wenn eine Steuerkanzlei Stellenangebote ausschreibt, kann sie digitale Signaturprogramme nutzen, um Bewerbungsunterlagen elektronisch zu unterzeichnen und somit den Einstellungsprozess zu beschleunigen.
Finanztransaktionen: Steuerkanzleien können digitale Signaturprogramme nutzen, um SEPA-Lastschriftmandate und andere Finanztransaktionen sicher und rechtlich verbindlich zu machen.
Datenschutzerklärungen und AGBs: Steuerkanzleien können digitale Signaturprogramme nutzen, um Mandanten und Kunden zu bitten, Datenschutzerklärungen, AGBs und andere Dokumente zu unterzeichnen, die für die Geschäftsbeziehung erforderlich sind.
Geheimhaltungserklärungen: Steuerkanzleien können digitale Signaturprogramme nutzen, um Geheimhaltungserklärungen von Mandanten und Mitarbeitern zu sammeln, um vertrauliche Informationen zu schützen.
Dokumentenmanagement: Digitale Signaturprogramme bieten auch Vertragsmanagement-Funktionen, die es Steuerkanzleien ermöglichen, Dokumente in einer zentralen Datenbank zu speichern und zu verwalten. Dies kann die Effizienz und Sicherheit verbessern.
Integration mit anderen Systemen: Digitale Signaturprogramme können in CRM-, ERP- und HR-Systeme integriert werden, um Prozesse zu automatisieren und Zeit zu sparen.
Die Verwendung von qualifizierten elektronischen Signaturen ist besonders empfehlenswert, da sie durch die eiDAS-Verordnung der EU und ihre Sicherheitskriterien geschützt sind. Sie erfüllen alle Anforderungen an Identifizierung, Vertraulichkeit, Integrität, Authentizität und Sicherheit und entsprechen damit der Schriftform. Hierbei spielen auch die Zertifizierungsstellen, Certificate-Authorities und Trust-Service-Provider eine wichtige Rolle. Durch die Verwendung von E-Signature-Software und Multi-Faktor-Authentifizierung kann die Sicherheit noch weiter erhöht werden.
Insgesamt bietet die Verwendung von Online-Unterzeichnungen viele Vorteile und kann in vielen Bereichen des Lebens eingesetzt werden. Elektronische Unterschriften erleichtern Prozesse und bieten gleichzeitig Schutz vor rechtlichen Risiken.
Die besten E-Signatur Software im Überblick
Die unangefochtene Nummer 1: DocuSign
DocuSign ist eine der am häufigsten verwendeten E-Signatursoftware-Lösungen auf dem Markt. Es bietet eine breite Palette von Funktionen und Integrationen, die es zu einer leistungsstarken Option für Unternehmen jeder Größe machen.
Vorteile
Nachteile
✅Einfache Integration in eine Vielzahl von Anwendungen
❌ Teuer für kleine Unternehmen
✅Fortschrittliche Sicherheitsfunktionen wie biometrische Überprüfung und mehrstufige Authentifizierung
❌ Mobile Anwendung
✅Umfangreiche Suite von Verwaltungswerkzeugen
❌ Das Design könnte einfacher sein
Vor- und Nachteile von DocuSign
Der Liebling unter Steuerberatern: Adobe Acrobate Sign
Adobe Sign ist eine weitere beliebte Option für E-Signaturen. Es ist Teil der Adobe Document Cloud und bietet eine umfassende Palette von Funktionen und Integrationsmöglichkeiten, die es zu einer guten Wahl für Unternehmen machen, die bereits Adobe-Produkte verwenden.
Vorteile
Nachteile
✅Einfache Integration in Adobe-Produkte wie Acrobat und Sign
❌ Teuer für kleine Unternehmen
✅Fortschrittliche Sicherheitsfunktionen wie digitale Unterschrift und Passwortschutz
❌ Integration von Tools von Drittanbietern
✅Schnelle Unterzeichnung von Dokumenten von jedem Gerät aus
❌ Begrenzte kostenlose Optionen
Vor- und Nachteile von Adobe Sign
Perfekt für kleine Unternehmen: eversign
eversign ist eine kostengünstige Option für kleine und mittelständische Unternehmen, die eine zuverlässige E-Signatursoftware benötigen. Es bietet eine benutzerfreundliche Schnittstelle und eine breite Palette von Funktionen, die es zu einer leistungsstarken Option für Unternehmen jeder Größe machen.
Vorteile
Nachteile
✅Preiswert für kleine und mittelständische Unternehmen
❌ Mobile Anwendung
✅Umfangreiche Funktionen für Dokumentenverwaltung
❌ Integration von Tools von Drittanbietern
✅DSGVO-konform
❌ Begrenzte Anzahl von Integrationen im Vergleich zu anderen E-Signatursoftware-Lösungen
Ideal für Dropbox-Nutzer: Dropbox Sign (ehemals: HelloSign)
Dropbox Sign ist eine beliebte Option für Benutzer von Dropbox, da es direkt in das Dropbox-Konto integriert ist. Es bietet eine einfache Möglichkeit, Dokumente zu signieren und zu senden, ohne dass Benutzer auf andere Anwendungen zugreifen müssen.
Vorteile
Nachteile
✅Einfache Integration in Dropbox-Konten
❌ Teuer für kleine Unternehmen
✅Benutzerfreundliche Oberfläche
❌ Begrenzte Funktionen im Vergleich zu anderen E-Signatursoftware-Lösungen
✅Hohe Geschwindigkeit bei der Signierung von Dokumenten
❌ Begrenzte Anzahl von Integrationen im Vergleich zu anderen E-Signatursoftware-Lösungen
Vor- und Nachteile von Dropbox Sign
SignNow
SignNow ist eine weitere E-Signatursoftware-Lösung, die sich durch eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine umfassende Suite von Funktionen auszeichnet.
Vorteile
Nachteile
✅Benutzerfreundliche Oberfläche
❌ Mobile Anwendung
✅Umfangreiche Suite von Funktionen
❌ Schwierigkeiten bei der Verwendung von Tools von Drittanbieter
✅Preiswert für kleine und mittelständische Unternehmen
❌ Begrenzte Anzahl von Integrationen im Vergleich zu anderen E-Signatursoftware-Lösungen
Vor- und Nachteile von signNow
Signaturit
Signaturit ist eine E-Signatur-Software, die es Unternehmen und Einzelpersonen ermöglicht, Dokumente digital zu unterschreiben und zu verwalten. Es ist eine benutzerfreundliche, sichere und rechtsverbindliche Lösung, die die Prozesse der Dokumentenverwaltung und Unterschrift automatisiert. Signaturit ist in der Lage, rechtlich gültige digitale Signaturen zu erzeugen, die dem europäischen Recht entsprechen.
Vorteile
Nachteile
✅Benutzerfreundliche Oberfläche
❌ Teuer für kleine Unternehmen
✅Integrationen zu Drittanbietern
❌ Begrenzte Anzahl von Funktionen im Vergleich zu anderen E-Signatursoftware-Lösungen
✅Sichere Technologie
❌ Begrenzte Anzahl von Sprachen
Vor- und Nachteile von Signaturit
Fazit
Insgesamt gibt es viele Optionen für E-Signatursoftware-Lösungen auf dem Markt. Jede dieser fünf Lösungen bietet eine breite Palette von Funktionen, die den Anforderungen verschiedener Steuerkanzleien gerecht werden können. Wenn Sie jedoch nach einer benutzerfreundlichen, erschwinglichen Option suchen, könnten eversign oder Signaturit die richtige Wahl für Sie sein. Wenn Sie eine umfassende Suite von Funktionen benötigen und bereit sind, etwas mehr Geld auszugeben, sollten Sie DocuSign oder Adobe Sign in Betracht ziehen. Unabhängig von Ihrer Wahl können Sie sicher sein, dass Sie mit einer E-Signatursoftware-Lösung Zeit und Geld sparen und Ihre Geschäftsprozesse optimieren werden.
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