Was sollte wer bis wann nochmal erledigen?
Im Tagesgeschäft jeder Steuerkanzlei häufen sich kleine Anfragen, die mit der Zeit plötzlich Überhand nehmen. Steuerberater stellen sich häufig die Frage, ob die Arbeit überhaupt noch rentabel ist. Gut, wenn Sie eine Software nutzen, die eine strukturierte, transparente und wirtschaftliche Kanzleiarbeit unterstützt.
Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie DATEV Eigenorganisation comfort Zeit und Kosten bei der Kanzleiarbeit spart, warum es als Software mit umfangreichen Funktionen nur begrenzt zum Kanzlei-Controlling geeignet ist und warum sich der Umstieg auf DATEV EO comfort sich auf jeden Fall für Ihre Steuerkanzlei lohnen wird.
Was ist DATEV EO comfort?
DATEV EO comfort ist eine Cloud-basierte Softwarelösung für Steuerberater und Steuerkanzleien in Deutschland, die von der DATEV eG entwickelt wurde. Die Abkürzung „EO“ steht für „Elektronische Organisation“.
Die Software bietet Funktionen zur Finanzbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Kostenrechnung sowie zur Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen. Die Daten werden sicher in der Cloud gespeichert und können von autorisierten Personen von verschiedenen Orten aus abgerufen und bearbeitet werden.
DATEV EO comfort soll die Arbeit von Steuerberatern und Steuerkanzleien erleichtern und deren Arbeitsabläufe effizienter gestalten.
Auftragsbezogen statt mandatsbezogen arbeiten
Mit DATEV EO comfort arbeiten Sie mit Aufträgen. Jeder Auftrag kann einem Mandanten und einem Kanzleimitarbeiter zugeordnet werden.
In dem Auftrag werden Termine sowie Aufgaben hinterlegt.
Der DATEV Arbeitsplatz
Strukturiert. Transparent. Wirtschaftlich. In DATEV EO comfort ist der DATEV Arbeitsplatz ist Ihr Cockpit und verschafft Ihnen einen Überblick über den aktuellen Status aller Aufträge. Sie erkennen, wer wie lange an einem Auftrag gearbeitet hat und ob ein Auftrag für Ihre Steuerkanzlei rentabel ist.
Da alle Daten im System hinterlegt sind, können Sie aus DATEV EO comfort Rechnungsvorschläge für einen Auftrag erzeugen lassen.
Welche Probleme löst DATEV EO comfort?
Das Homeoffice hat in der Pandemie-Zeit für viele Unternehmen und Berufe an Bedeutung gewonnen. Auch Steuerkanzleien mussten sich auf diese neue Arbeitsweise einstellen. Im Folgenden erfahren Sie die drei größten Vorteile von DATEV EO comfort.
Ortsunabhängiger Datenzugriff
Einer der größten Vorteile von DATEV Eigenorganisation comfort ist die Möglichkeit, von jedem beliebigen Ort aus auf die Buchhaltungs- und Steuerdaten zuzugreifen. Das bedeutet, dass Mitarbeiter einer Steuerkanzlei auch von zu Hause aus auf die Daten zugreifen können, ohne dass physische Datenträger wie USB-Sticks oder Festplatten ausgetauscht werden müssen. Das spart Zeit und erhöht die Effizienz der Arbeit.
Auch die Zusammenarbeit mit Mandanten wird durch den ortsunabhängigen Datenzugriff erleichtert. Mandanten können beispielsweise ihre Buchhaltungsdaten direkt in der Cloud speichern, was den Austausch von Daten zwischen Mandanten und Steuerkanzleien einfacher macht.
Datensicherheit
Die Datensicherheit ist ein zentrales Thema für Steuerkanzleien, da sie sensible Informationen ihrer Mandanten verwalten und verarbeiten. Eine Lösung, die hierbei hilft, ist DATEV EO comfort. Die Software erfüllt die vier Sicherheitsstandards:
- Verschlüsselung der Daten: Die Daten in DATEV EO comfort werden verschlüsselt gespeichert, was bedeutet, dass sie vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Die Daten können nur von autorisierten Personen entschlüsselt und gelesen werden.
- Regelmäßige Datensicherungen: Die Daten in DATEV EO comfort werden regelmäßig gesichert, um sicherzustellen, dass sie im Falle eines Datenverlusts wiederhergestellt werden können. Dies erhöht die Verfügbarkeit der Daten und verhindert, dass wichtige Informationen verloren gehen.
- Firewalls und Anti-Virus-Programme: DATEV EO comfort wird von einer Firewall geschützt, die den Zugriff auf die Daten von außen blockiert. Außerdem wird die Software regelmäßig von Anti-Virus-Programmen überprüft, um sicherzustellen, dass keine Viren oder Malware auf die Daten zugreifen können.
- Zugriffsrechte: DATEV EO comfort ermöglicht es Steuerkanzleien, individuelle Zugriffsrechte für ihre Mitarbeiter festzulegen. Dies bedeutet, dass nur autorisierte Personen auf die Daten zugreifen können, was die Sicherheit der Daten erhöht.
- 2-Faktor-Authentifizierung: DATEV EO comfort bietet eine 2-Faktor-Authentifizierung an, die eine zusätzliche Sicherheitsebene bietet. Dies bedeutet, dass sich Mitarbeiter nicht nur mit einem Passwort anmelden müssen, sondern auch eine Bestätigung per SMS oder einer anderen Methode erhalten, um sicherzustellen, dass sie autorisiert sind.
Effizienter arbeiten
Die Software automatisiert viele manuelle Arbeitsabläufe und ermöglicht so eine schnellere und effizientere Bearbeitung von Buchhaltungs- und Steuerdaten. Zu den Automatisierungsmöglichkeiten gehören:
DATEV EO comfort bietet zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten, die Steuerkanzleien dabei helfen, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Zeit zu sparen. Im Folgenden werden einige konkrete Beispiele für Automatisierungsmöglichkeiten in DATEV EO comfort genannt.
- Automatische Buchungsvorschläge: DATEV EO comfort schlägt automatisch Buchungskonten vor, basierend auf den bisherigen Buchungen und der Belegart. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehlbuchungen.
- Automatische Übernahme von Buchungen: DATEV EO comfort ermöglicht es Steuerkanzleien, Buchungen automatisch von Online-Banking-Konten zu importieren, was die manuelle Eingabe von Buchungen reduziert und Zeit spart.
- Automatische Übernahme von Daten: DATEV EO comfort bietet die Möglichkeit, Daten automatisch von anderen DATEV-Produkten zu übernehmen, wie z.B. DATEV Unternehmen online oder DATEV Meine Steuern. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehleingaben.
- Automatische Erstellung von Buchungsvorschlägen: DATEV EO comfort erstellt automatisch Buchungsvorschläge basierend auf den bisherigen Buchungen und Belegen. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehlbuchungen.
- Automatisierte Zahlungsvorschläge: DATEV EO comfort erstellt automatisch Zahlungsvorschläge für offene Posten und bietet die Möglichkeit, diese direkt aus der Software heraus zu überweisen. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehlüberweisungen.
Diese Fallstricke werden Sie erwarten
Der Umstieg auf DATEV EO comfort bietet Steuerkanzleien zahlreiche Vorteile, wie zum Beispiel eine höhere Effizienz, bessere Zusammenarbeit mit Kunden und erweiterte Funktionalität. Allerdings kann der Umstieg auch Herausforderungen mit sich bringen, die vermieden werden sollten.
Genau aus diesem Grund ist es wichtig, die fünf Fallstricke beim Umstieg auf DATEV EO comfort zu kennen und zu vermeiden.
Stolperstein Nr. 1: Hardware- und Systemanforderungen
Vernachlässigen Sie diesen Punkt niemals und investieren Sie in eine funktionierende, wenig störungsanfällige IT Infrastruktur. Die Natur von DATEV EO comfort liegt in der Cloud, was eine schnelle und stabile Internetverbindung erfordert. Wenn die Hardware- und Systemanforderungen nicht erfüllt werden, kann dies zu Leistungsproblemen und unerwarteten Ausfällen führen.
Planen Sie genau die benötigte Speicherkapazität, eine ausreichende Prozessorleistung sowie eine schnelle und stabile Internetverbindung.
Führen Sie vor dem Umstieg einen Systemcheck durchzuführen, um eventuelle Schwachstellen oder Kompatibilitätsprobleme zu erkennen und zu beheben.
Aktualisieren Sie regelmäßig die vorhandenen Hardware und Systeme.
Stolperstein Nr. 2: Datenmigration
Wenn Ihre Daten in unterschiedlichen Formaten vorliegen oder die Strukturen nicht einheitlich sind, kann eine fehlerhafte Übertragung oder die Nichtberücksichtigung von wichtigen Daten zu falsch zugeordneten Datensätzen führen und im schlimmsten Fall zu Fehlern in der Buchhaltung oder Steuererklärungen.
Stolperstein Nr. 3: Schulung der Mitarbeiter
Wie bei jeder Softwareumstellung brauchen die Mitarbeiter Zeit, um sich an eine neue Benutzeroberfläche zu gewöhnen.
Schulungen werden oft unterschätzt, da sie häufig als zeit- und kostenaufwendig wahrgenommen werden. Dabei kann jedoch eine unzureichende Schulung zu Fehlern in der Buchhaltung, Steuererklärungen oder anderen Geschäftsprozessen führen, die nicht nur zeitaufwendig sind, sondern auch zu finanziellen Einbußen führen können.
Darüber hinaus kann eine unzureichende Schulung auch zu einer geringen Akzeptanz der Mitarbeiter gegenüber der neuen Software führen. Dies kann zu einem ineffektiven Einsatz der Software und damit zu verpassten Chancen bei der Optimierung von Geschäftsprozessen führen.
Stolperstein Nr. 4: Anpassung der Arbeitsprozesse
Die Einführung von DATEV EO comfort erfordert von Steuerkanzleien in der Regel eine Anpassung ihrer Arbeitsprozesse. Die Software bietet zahlreiche Funktionen, die eine Automatisierung von Arbeitsprozessen ermöglichen und so Zeit und Aufwand sparen können. Um diese Funktionen jedoch effektiv nutzen zu können, müssen die Arbeitsprozesse entsprechend angepasst werden.
Dabei geht es nicht nur um die technische Integration der Software in die Arbeitsprozesse, sondern auch um eine Anpassung der organisatorischen Abläufe. Die Mitarbeiter müssen beispielsweise in der Lage sein, die Software effektiv zu nutzen und die Arbeitsprozesse so anzupassen, dass die Funktionen der Software optimal genutzt werden können. Es kann daher notwendig sein, Schulungen oder Trainings durchzuführen, um die Mitarbeiter entsprechend zu qualifizieren.
Darüber hinaus müssen auch die Arbeitsprozesse im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung und -sicherung angepasst werden. DATEV EO comfort erfordert beispielsweise die Übertragung von Daten in die Cloud, was eine entsprechende Infrastruktur und Datensicherheitsvorkehrungen erfordert.
Für wen ist DATEV EO comfort geeignet?
Grundsätzlich ist DATEV EO comfort für Steuerkanzleien jeder Größe geeignet, von kleinen Einzelkanzleien bis hin zu großen Kanzleien mit vielen Mitarbeitern. Die Software bietet zahlreiche Funktionen, die eine effiziente Arbeitsweise ermöglichen und so Zeit und Aufwand sparen können. So lassen sich beispielsweise Routineaufgaben automatisieren, die Übertragung von Daten in die Cloud ermöglicht eine flexible Zusammenarbeit von verschiedenen Standorten und die integrierte Finanzbuchhaltung ermöglicht eine nahtlose Verarbeitung von Buchhaltungsdaten.
Für Steuerkanzleien, die auf der Suche nach einer Softwarelösung sind, sollte jedoch auch die individuelle Situation der Kanzlei berücksichtigt werden. So kann es beispielsweise sinnvoll sein, vor der Einführung von DATEV EO comfort eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Hard- und Software durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Anforderungen an die Systemanforderungen erfüllt werden können.
Auch sollten die Mitarbeiter der Kanzlei in die Entscheidung miteinbezogen werden. Eine Schulung der Mitarbeiter auf die neue Software ist empfehlenswert, um sicherzustellen, dass die Software effektiv genutzt werden kann und so die Arbeitsprozesse der Kanzlei optimiert werden können.
Eine weitere Entscheidungshilfe kann die Frage sein, ob die Kanzlei eine zukunftsorientierte und flexible Arbeitsweise anstrebt. Wenn die Kanzlei beispielsweise planen möchte, flexibler zu arbeiten oder verschiedene Standorte miteinander zu vernetzen, kann DATEV EO comfort eine passende Softwarelösung sein.
Insgesamt ist DATEV EO comfort eine leistungsstarke Softwarelösung für Steuerkanzleien in Deutschland, die eine effiziente Arbeitsweise ermöglichen möchte. Durch eine sorgfältige Bestandsaufnahme, Schulung der Mitarbeiter und eine individuelle Anpassung an die Arbeitsprozesse der Kanzlei kann die Software effektiv genutzt werden und so zu einer höheren Produktivität und Effizienz beitragen.