đŸ§¶Umstieg auf DATEV EO comfort: Diese 5 Fallstricke sollten Sie vermeiden!

Umstieg DATEV EO comfort Fallstricke

Was sollte wer bis wann nochmal erledigen?
Im TagesgeschĂ€ft jeder Steuerkanzlei hĂ€ufen sich kleine Anfragen, die mit der Zeit plötzlich Überhand nehmen. Steuerberater stellen sich hĂ€ufig die Frage, ob die Arbeit ĂŒberhaupt noch rentabel ist. Gut, wenn Sie eine Software nutzen, die eine strukturierte, transparente und wirtschaftliche Kanzleiarbeit unterstĂŒtzt.

Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie DATEV Eigenorganisation comfort Zeit und Kosten bei der Kanzleiarbeit spart, warum es als Software mit umfangreichen Funktionen nur begrenzt zum Kanzlei-Controlling geeignet ist und warum sich der Umstieg auf DATEV EO comfort sich auf jeden Fall fĂŒr Ihre Steuerkanzlei lohnen wird.

Was ist DATEV EO comfort?

Besonderheiten von DATEV Eigenorganisation comfort
Kanzleifuchs erklÀrt: Die Besonderheiten von DATEV EO comfort

DATEV EO comfort ist eine Cloud-basierte Softwarelösung fĂŒr Steuerberater und Steuerkanzleien in Deutschland, die von der DATEV eG entwickelt wurde. Die AbkĂŒrzung „EO“ steht fĂŒr „Elektronische Organisation“.

Die Software bietet Funktionen zur Finanzbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Kostenrechnung sowie zur Erstellung von JahresabschlĂŒssen und SteuererklĂ€rungen. Die Daten werden sicher in der Cloud gespeichert und können von autorisierten Personen von verschiedenen Orten aus abgerufen und bearbeitet werden.

DATEV EO comfort soll die Arbeit von Steuerberatern und Steuerkanzleien erleichtern und deren ArbeitsablÀufe effizienter gestalten.

Auftragsbezogen statt mandatsbezogen arbeiten

Mit DATEV EO comfort arbeiten Sie mit AuftrÀgen. Jeder Auftrag kann einem Mandanten und einem Kanzleimitarbeiter zugeordnet werden.
In dem Auftrag werden Termine sowie Aufgaben hinterlegt.

Der DATEV Arbeitsplatz

Strukturiert. Transparent. Wirtschaftlich. In DATEV EO comfort ist der DATEV Arbeitsplatz ist Ihr Cockpit und verschafft Ihnen einen Überblick ĂŒber den aktuellen Status aller AuftrĂ€ge. Sie erkennen, wer wie lange an einem Auftrag gearbeitet hat und ob ein Auftrag fĂŒr Ihre Steuerkanzlei rentabel ist.

Da alle Daten im System hinterlegt sind, können Sie aus DATEV EO comfort RechnungsvorschlĂ€ge fĂŒr einen Auftrag erzeugen lassen.

Welche Probleme löst DATEV EO comfort?

Diese Probleme löst DATEV EO comfort
Kanzleifuchs erklÀrt: Das bringt Ihnen DATEV EO comfort

Das Homeoffice hat in der Pandemie-Zeit fĂŒr viele Unternehmen und Berufe an Bedeutung gewonnen. Auch Steuerkanzleien mussten sich auf diese neue Arbeitsweise einstellen. Im Folgenden erfahren Sie die drei grĂ¶ĂŸten Vorteile von DATEV EO comfort.

OrtsunabhÀngiger Datenzugriff

Einer der grĂ¶ĂŸten Vorteile von DATEV Eigenorganisation comfort ist die Möglichkeit, von jedem beliebigen Ort aus auf die Buchhaltungs- und Steuerdaten zuzugreifen. Das bedeutet, dass Mitarbeiter einer Steuerkanzlei auch von zu Hause aus auf die Daten zugreifen können, ohne dass physische DatentrĂ€ger wie USB-Sticks oder Festplatten ausgetauscht werden mĂŒssen. Das spart Zeit und erhöht die Effizienz der Arbeit.

Auch die Zusammenarbeit mit Mandanten wird durch den ortsunabhÀngigen Datenzugriff erleichtert. Mandanten können beispielsweise ihre Buchhaltungsdaten direkt in der Cloud speichern, was den Austausch von Daten zwischen Mandanten und Steuerkanzleien einfacher macht.

Datensicherheit

Die Datensicherheit ist ein zentrales Thema fĂŒr Steuerkanzleien, da sie sensible Informationen ihrer Mandanten verwalten und verarbeiten. Eine Lösung, die hierbei hilft, ist DATEV EO comfort. Die Software erfĂŒllt die vier Sicherheitsstandards:

  1. VerschlĂŒsselung der Daten: Die Daten in DATEV EO comfort werden verschlĂŒsselt gespeichert, was bedeutet, dass sie vor unbefugtem Zugriff geschĂŒtzt sind. Die Daten können nur von autorisierten Personen entschlĂŒsselt und gelesen werden.
  2. RegelmĂ€ĂŸige Datensicherungen: Die Daten in DATEV EO comfort werden regelmĂ€ĂŸig gesichert, um sicherzustellen, dass sie im Falle eines Datenverlusts wiederhergestellt werden können. Dies erhöht die VerfĂŒgbarkeit der Daten und verhindert, dass wichtige Informationen verloren gehen.
  3. Firewalls und Anti-Virus-Programme: DATEV EO comfort wird von einer Firewall geschĂŒtzt, die den Zugriff auf die Daten von außen blockiert. Außerdem wird die Software regelmĂ€ĂŸig von Anti-Virus-Programmen ĂŒberprĂŒft, um sicherzustellen, dass keine Viren oder Malware auf die Daten zugreifen können.
  4. Zugriffsrechte: DATEV EO comfort ermöglicht es Steuerkanzleien, individuelle Zugriffsrechte fĂŒr ihre Mitarbeiter festzulegen. Dies bedeutet, dass nur autorisierte Personen auf die Daten zugreifen können, was die Sicherheit der Daten erhöht.
  5. 2-Faktor-Authentifizierung: DATEV EO comfort bietet eine 2-Faktor-Authentifizierung an, die eine zusĂ€tzliche Sicherheitsebene bietet. Dies bedeutet, dass sich Mitarbeiter nicht nur mit einem Passwort anmelden mĂŒssen, sondern auch eine BestĂ€tigung per SMS oder einer anderen Methode erhalten, um sicherzustellen, dass sie autorisiert sind.

Effizienter arbeiten

Die Software automatisiert viele manuelle ArbeitsablÀufe und ermöglicht so eine schnellere und effizientere Bearbeitung von Buchhaltungs- und Steuerdaten. Zu den Automatisierungsmöglichkeiten gehören:

DATEV EO comfort bietet zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten, die Steuerkanzleien dabei helfen, ihre ArbeitsablĂ€ufe zu optimieren und Zeit zu sparen. Im Folgenden werden einige konkrete Beispiele fĂŒr Automatisierungsmöglichkeiten in DATEV EO comfort genannt.

  1. Automatische BuchungsvorschlÀge: DATEV EO comfort schlÀgt automatisch Buchungskonten vor, basierend auf den bisherigen Buchungen und der Belegart. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehlbuchungen.
  2. Automatische Übernahme von Buchungen: DATEV EO comfort ermöglicht es Steuerkanzleien, Buchungen automatisch von Online-Banking-Konten zu importieren, was die manuelle Eingabe von Buchungen reduziert und Zeit spart.
  3. Automatische Übernahme von Daten: DATEV EO comfort bietet die Möglichkeit, Daten automatisch von anderen DATEV-Produkten zu ĂŒbernehmen, wie z.B. DATEV Unternehmen online oder DATEV Meine Steuern. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehleingaben.
  4. Automatische Erstellung von BuchungsvorschlÀgen: DATEV EO comfort erstellt automatisch BuchungsvorschlÀge basierend auf den bisherigen Buchungen und Belegen. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehlbuchungen.
  5. Automatisierte ZahlungsvorschlĂ€ge: DATEV EO comfort erstellt automatisch ZahlungsvorschlĂ€ge fĂŒr offene Posten und bietet die Möglichkeit, diese direkt aus der Software heraus zu ĂŒberweisen. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von FehlĂŒberweisungen.

Diese Fallstricke werden Sie erwarten

Umstieg auf DATEV EO comfort
Kanzleifuchs erklÀrt: Auf diese 3 Themen sollten Sie beim Umstieg auf DATEV EO comfort ein besonderes Augenmerk legen

Der Umstieg auf DATEV EO comfort bietet Steuerkanzleien zahlreiche Vorteile, wie zum Beispiel eine höhere Effizienz, bessere Zusammenarbeit mit Kunden und erweiterte FunktionalitÀt. Allerdings kann der Umstieg auch Herausforderungen mit sich bringen, die vermieden werden sollten.

Genau aus diesem Grund ist es wichtig, die fĂŒnf Fallstricke beim Umstieg auf DATEV EO comfort zu kennen und zu vermeiden.

Stolperstein Nr. 1: Hardware- und Systemanforderungen

VernachlĂ€ssigen Sie diesen Punkt niemals und investieren Sie in eine funktionierende, wenig störungsanfĂ€llige IT Infrastruktur. Die Natur von DATEV EO comfort liegt in der Cloud, was eine schnelle und stabile Internetverbindung erfordert. Wenn die Hardware- und Systemanforderungen nicht erfĂŒllt werden, kann dies zu Leistungsproblemen und unerwarteten AusfĂ€llen fĂŒhren.

Planen Sie genau die benötigte SpeicherkapazitÀt, eine ausreichende Prozessorleistung sowie eine schnelle und stabile Internetverbindung.
FĂŒhren Sie vor dem Umstieg einen Systemcheck durchzufĂŒhren, um eventuelle Schwachstellen oder KompatibilitĂ€tsprobleme zu erkennen und zu beheben.

Aktualisieren Sie regelmĂ€ĂŸig die vorhandenen Hardware und Systeme.

Stolperstein Nr. 2: Datenmigration

Wenn Ihre Daten in unterschiedlichen Formaten vorliegen oder die Strukturen nicht einheitlich sind, kann eine fehlerhafte Übertragung oder die NichtberĂŒcksichtigung von wichtigen Daten zu falsch zugeordneten DatensĂ€tzen fĂŒhren und im schlimmsten Fall zu Fehlern in der Buchhaltung oder SteuererklĂ€rungen.

Stolperstein Nr. 3: Schulung der Mitarbeiter

Wie bei jeder Softwareumstellung brauchen die Mitarbeiter Zeit, um sich an eine neue BenutzeroberflÀche zu gewöhnen.
Schulungen werden oft unterschĂ€tzt, da sie hĂ€ufig als zeit- und kostenaufwendig wahrgenommen werden. Dabei kann jedoch eine unzureichende Schulung zu Fehlern in der Buchhaltung, SteuererklĂ€rungen oder anderen GeschĂ€ftsprozessen fĂŒhren, die nicht nur zeitaufwendig sind, sondern auch zu finanziellen Einbußen fĂŒhren können.

DarĂŒber hinaus kann eine unzureichende Schulung auch zu einer geringen Akzeptanz der Mitarbeiter gegenĂŒber der neuen Software fĂŒhren. Dies kann zu einem ineffektiven Einsatz der Software und damit zu verpassten Chancen bei der Optimierung von GeschĂ€ftsprozessen fĂŒhren.

Stolperstein Nr. 4: Anpassung der Arbeitsprozesse

Die EinfĂŒhrung von DATEV EO comfort erfordert von Steuerkanzleien in der Regel eine Anpassung ihrer Arbeitsprozesse. Die Software bietet zahlreiche Funktionen, die eine Automatisierung von Arbeitsprozessen ermöglichen und so Zeit und Aufwand sparen können. Um diese Funktionen jedoch effektiv nutzen zu können, mĂŒssen die Arbeitsprozesse entsprechend angepasst werden.

Dabei geht es nicht nur um die technische Integration der Software in die Arbeitsprozesse, sondern auch um eine Anpassung der organisatorischen AblĂ€ufe. Die Mitarbeiter mĂŒssen beispielsweise in der Lage sein, die Software effektiv zu nutzen und die Arbeitsprozesse so anzupassen, dass die Funktionen der Software optimal genutzt werden können. Es kann daher notwendig sein, Schulungen oder Trainings durchzufĂŒhren, um die Mitarbeiter entsprechend zu qualifizieren.

DarĂŒber hinaus mĂŒssen auch die Arbeitsprozesse im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung und -sicherung angepasst werden. DATEV EO comfort erfordert beispielsweise die Übertragung von Daten in die Cloud, was eine entsprechende Infrastruktur und Datensicherheitsvorkehrungen erfordert.

FĂŒr wen ist DATEV EO comfort geeignet?

GrundsĂ€tzlich ist DATEV EO comfort fĂŒr Steuerkanzleien jeder GrĂ¶ĂŸe geeignet, von kleinen Einzelkanzleien bis hin zu großen Kanzleien mit vielen Mitarbeitern. Die Software bietet zahlreiche Funktionen, die eine effiziente Arbeitsweise ermöglichen und so Zeit und Aufwand sparen können. So lassen sich beispielsweise Routineaufgaben automatisieren, die Übertragung von Daten in die Cloud ermöglicht eine flexible Zusammenarbeit von verschiedenen Standorten und die integrierte Finanzbuchhaltung ermöglicht eine nahtlose Verarbeitung von Buchhaltungsdaten.

FĂŒr Steuerkanzleien, die auf der Suche nach einer Softwarelösung sind, sollte jedoch auch die individuelle Situation der Kanzlei berĂŒcksichtigt werden. So kann es beispielsweise sinnvoll sein, vor der EinfĂŒhrung von DATEV EO comfort eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Hard- und Software durchzufĂŒhren, um sicherzustellen, dass die Anforderungen an die Systemanforderungen erfĂŒllt werden können.

Auch sollten die Mitarbeiter der Kanzlei in die Entscheidung miteinbezogen werden. Eine Schulung der Mitarbeiter auf die neue Software ist empfehlenswert, um sicherzustellen, dass die Software effektiv genutzt werden kann und so die Arbeitsprozesse der Kanzlei optimiert werden können.

Eine weitere Entscheidungshilfe kann die Frage sein, ob die Kanzlei eine zukunftsorientierte und flexible Arbeitsweise anstrebt. Wenn die Kanzlei beispielsweise planen möchte, flexibler zu arbeiten oder verschiedene Standorte miteinander zu vernetzen, kann DATEV EO comfort eine passende Softwarelösung sein.

Insgesamt ist DATEV EO comfort eine leistungsstarke Softwarelösung fĂŒr Steuerkanzleien in Deutschland, die eine effiziente Arbeitsweise ermöglichen möchte. Durch eine sorgfĂ€ltige Bestandsaufnahme, Schulung der Mitarbeiter und eine individuelle Anpassung an die Arbeitsprozesse der Kanzlei kann die Software effektiv genutzt werden und so zu einer höheren ProduktivitĂ€t und Effizienz beitragen.