✍ Die besten digitalen Signatur-Software fĂŒr Steuerkanzleien (2023)

E-Signatur

In Zeiten der Digitalisierung ist es fĂŒr Steuerkanzleien von großer Bedeutung, mit wenig Zeit- und Kostenaufwand Dokumente elektronisch zu unterzeichnen und zu versenden. E-Signature-Tools bieten hierbei eine schnelle, einfache und datenschutzkonforme Alternative zu physischen Dokumenten und hĂ€ndischen Unterschriften. Die Verwendung von elektronischen Unterschriften stellt sicher, dass sensible Dokumente verschlĂŒsselt und nur fĂŒr die beteiligten Personen zugĂ€nglich sind. Viele E-Signature-Tools bieten zudem Design-Templates, Dokumenten Workflows und modulare Baukastensysteme, um den Signaturprozess effizienter zu gestalten.

In diesem Blogbeitrag werden wir uns die besten digitalen Signatur-Software fĂŒr Steuerkanzleien im Jahr 2023 im Überblick ansehen.

Vorteile von elektronische Unterschriften

Elektronische Unterschriften sind im Bereich von Kauf- oder ArbeitsvertrĂ€gen sowie anderen sensiblen Dokumenten eine effiziente Lösung. Es gibt drei Arten von elektronischen Signaturen: Einfache elektronische Signaturen, fortgeschrittene elektronische Signaturen und qualifizierte elektronische Signaturen. Letztere sind am sichersten und erfĂŒllen alle Anforderungen der eIDAS-Verordnung der EU.

Durch die Verwendung elektronischer Unterschriften können viele Prozesse in der öffentlichen Verwaltung, der Justiz, im E-Government, E-Justice, E-Commerce, vor allem in Steuerkanzleien einfacher und schneller abgewickelt werden. Dabei bietet die rechtliche Sicherheit durch die qualifizierte elektronische Signatur eine höhere Beweiskraft und schĂŒtzt vor rechtlichen Risiken. Im Gegensatz zu physischen Dokumenten, die mĂŒhsam unterschrieben werden mĂŒssen, kann eine elektronische Signatur mit nur wenigen Klicks erfolgen.

Selbst wenn eine weitere IdentitĂ€tsprĂŒfung nötig ist, ist dies in der Regel schnell erledigt und deutlich schneller als das HinzufĂŒgen einer hĂ€ndischen Unterschrift auf physischen Dokumenten. Zudem ist es theoretisch nicht möglich, die Unterschrift im Nachhinein abzustreiten, da sie auf verschiedene Weise verifiziert werden kann, wie beispielsweise durch eine eingescannte Unterschrift, ein Scan des Personalausweises oder des FĂŒhrerscheins oder durch die ÜberprĂŒfung der E-Mail-Adresse.

Anwendung von digitalen Unterschriften

Elektronische Signaturen können in vielen verschiedenen Situationen genutzt werden. Dazu gehören:

  1. VertrÀge: Steuerkanzleien können digitale Signaturprogramme nutzen, um VertrÀge mit Mandanten, Partnern und Dienstleistern elektronisch zu unterzeichnen. Dies kann den Prozess beschleunigen und die Notwendigkeit physischer Dokumente und hÀndischer Unterschriften beseitigen.
  2. Bewerbungsunterlagen: Wenn eine Steuerkanzlei Stellenangebote ausschreibt, kann sie digitale Signaturprogramme nutzen, um Bewerbungsunterlagen elektronisch zu unterzeichnen und somit den Einstellungsprozess zu beschleunigen.
  3. Finanztransaktionen: Steuerkanzleien können digitale Signaturprogramme nutzen, um SEPA-Lastschriftmandate und andere Finanztransaktionen sicher und rechtlich verbindlich zu machen.
  4. DatenschutzerklĂ€rungen und AGBs: Steuerkanzleien können digitale Signaturprogramme nutzen, um Mandanten und Kunden zu bitten, DatenschutzerklĂ€rungen, AGBs und andere Dokumente zu unterzeichnen, die fĂŒr die GeschĂ€ftsbeziehung erforderlich sind.
  5. GeheimhaltungserklĂ€rungen: Steuerkanzleien können digitale Signaturprogramme nutzen, um GeheimhaltungserklĂ€rungen von Mandanten und Mitarbeitern zu sammeln, um vertrauliche Informationen zu schĂŒtzen.
  6. Dokumentenmanagement: Digitale Signaturprogramme bieten auch Vertragsmanagement-Funktionen, die es Steuerkanzleien ermöglichen, Dokumente in einer zentralen Datenbank zu speichern und zu verwalten. Dies kann die Effizienz und Sicherheit verbessern.
  7. Integration mit anderen Systemen: Digitale Signaturprogramme können in CRM-, ERP- und HR-Systeme integriert werden, um Prozesse zu automatisieren und Zeit zu sparen.

Die Verwendung von qualifizierten elektronischen Signaturen ist besonders empfehlenswert, da sie durch die eiDAS-Verordnung der EU und ihre Sicherheitskriterien geschĂŒtzt sind. Sie erfĂŒllen alle Anforderungen an Identifizierung, Vertraulichkeit, IntegritĂ€t, AuthentizitĂ€t und Sicherheit und entsprechen damit der Schriftform. Hierbei spielen auch die Zertifizierungsstellen, Certificate-Authorities und Trust-Service-Provider eine wichtige Rolle. Durch die Verwendung von E-Signature-Software und Multi-Faktor-Authentifizierung kann die Sicherheit noch weiter erhöht werden.

Insgesamt bietet die Verwendung von Online-Unterzeichnungen viele Vorteile und kann in vielen Bereichen des Lebens eingesetzt werden. Elektronische Unterschriften erleichtern Prozesse und bieten gleichzeitig Schutz vor rechtlichen Risiken.

Die besten E-Signatur Software im Überblick

Die unangefochtene Nummer 1: DocuSign

DocuSign Logo

DocuSign ist eine der am hĂ€ufigsten verwendeten E-Signatursoftware-Lösungen auf dem Markt. Es bietet eine breite Palette von Funktionen und Integrationen, die es zu einer leistungsstarken Option fĂŒr Unternehmen jeder GrĂ¶ĂŸe machen.

VorteileNachteile
✅Einfache Integration in eine Vielzahl von Anwendungen❌ Teuer fĂŒr kleine Unternehmen
✅Fortschrittliche Sicherheitsfunktionen wie biometrische ÜberprĂŒfung und mehrstufige Authentifizierung❌ Mobile Anwendung
✅Umfangreiche Suite von Verwaltungswerkzeugen❌ Das Design könnte einfacher sein
Vor- und Nachteile von DocuSign

Der Liebling unter Steuerberatern: Adobe Acrobate Sign

adobe sign logo

Adobe Sign ist eine weitere beliebte Option fĂŒr E-Signaturen. Es ist Teil der Adobe Document Cloud und bietet eine umfassende Palette von Funktionen und Integrationsmöglichkeiten, die es zu einer guten Wahl fĂŒr Unternehmen machen, die bereits Adobe-Produkte verwenden.

VorteileNachteile
✅Einfache Integration in Adobe-Produkte wie Acrobat und Sign❌ Teuer fĂŒr kleine Unternehmen
✅Fortschrittliche Sicherheitsfunktionen wie digitale Unterschrift und Passwortschutz❌ Integration von Tools von Drittanbietern
✅Schnelle Unterzeichnung von Dokumenten von jedem GerĂ€t aus❌ Begrenzte kostenlose Optionen
Vor- und Nachteile von Adobe Sign

Perfekt fĂŒr kleine Unternehmen: eversign

eversign logo

eversign ist eine kostengĂŒnstige Option fĂŒr kleine und mittelstĂ€ndische Unternehmen, die eine zuverlĂ€ssige E-Signatursoftware benötigen. Es bietet eine benutzerfreundliche Schnittstelle und eine breite Palette von Funktionen, die es zu einer leistungsstarken Option fĂŒr Unternehmen jeder GrĂ¶ĂŸe machen.

VorteileNachteile
✅Preiswert fĂŒr kleine und mittelstĂ€ndische Unternehmen❌ Mobile Anwendung
✅Umfangreiche Funktionen fĂŒr Dokumentenverwaltung❌ Integration von Tools von Drittanbietern
✅DSGVO-konform❌ Begrenzte Anzahl von Integrationen im Vergleich zu anderen E-Signatursoftware-Lösungen
Vor- und Nachteile von everSign

Ideal fĂŒr Dropbox-Nutzer: Dropbox Sign (ehemals: HelloSign)

dropbox sign

Dropbox Sign ist eine beliebte Option fĂŒr Benutzer von Dropbox, da es direkt in das Dropbox-Konto integriert ist. Es bietet eine einfache Möglichkeit, Dokumente zu signieren und zu senden, ohne dass Benutzer auf andere Anwendungen zugreifen mĂŒssen.

VorteileNachteile
✅Einfache Integration in Dropbox-Konten❌ Teuer fĂŒr kleine Unternehmen
✅Benutzerfreundliche OberflĂ€che❌ Begrenzte Funktionen im Vergleich zu anderen E-Signatursoftware-Lösungen
✅Hohe Geschwindigkeit bei der Signierung von Dokumenten❌ Begrenzte Anzahl von Integrationen im Vergleich zu anderen E-Signatursoftware-Lösungen
Vor- und Nachteile von Dropbox Sign

SignNow

signnow logo

SignNow ist eine weitere E-Signatursoftware-Lösung, die sich durch eine benutzerfreundliche OberflÀche und eine umfassende Suite von Funktionen auszeichnet.

VorteileNachteile
✅Benutzerfreundliche OberflĂ€che❌ Mobile Anwendung
✅Umfangreiche Suite von Funktionen❌ Schwierigkeiten bei der Verwendung von Tools von Drittanbieter
✅Preiswert fĂŒr kleine und mittelstĂ€ndische Unternehmen❌ Begrenzte Anzahl von Integrationen im Vergleich zu anderen E-Signatursoftware-Lösungen
Vor- und Nachteile von signNow

Signaturit

signaturit logo

Signaturit ist eine E-Signatur-Software, die es Unternehmen und Einzelpersonen ermöglicht, Dokumente digital zu unterschreiben und zu verwalten. Es ist eine benutzerfreundliche, sichere und rechtsverbindliche Lösung, die die Prozesse der Dokumentenverwaltung und Unterschrift automatisiert. Signaturit ist in der Lage, rechtlich gĂŒltige digitale Signaturen zu erzeugen, die dem europĂ€ischen Recht entsprechen.

VorteileNachteile
✅Benutzerfreundliche OberflĂ€che❌ Teuer fĂŒr kleine Unternehmen
✅Integrationen zu Drittanbietern❌ Begrenzte Anzahl von Funktionen im Vergleich zu anderen E-Signatursoftware-Lösungen
✅Sichere Technologie❌ Begrenzte Anzahl von Sprachen
Vor- und Nachteile von Signaturit

Fazit

Insgesamt gibt es viele Optionen fĂŒr E-Signatursoftware-Lösungen auf dem Markt. Jede dieser fĂŒnf Lösungen bietet eine breite Palette von Funktionen, die den Anforderungen verschiedener Steuerkanzleien gerecht werden können. Wenn Sie jedoch nach einer benutzerfreundlichen, erschwinglichen Option suchen, könnten eversign oder Signaturit die richtige Wahl fĂŒr Sie sein. Wenn Sie eine umfassende Suite von Funktionen benötigen und bereit sind, etwas mehr Geld auszugeben, sollten Sie DocuSign oder Adobe Sign in Betracht ziehen. UnabhĂ€ngig von Ihrer Wahl können Sie sicher sein, dass Sie mit einer E-Signatursoftware-Lösung Zeit und Geld sparen und Ihre GeschĂ€ftsprozesse optimieren werden.