🏆DATEV Eigenorganisation classic oder comfort? Die Unterschiede

DATEV Eigenorganisation

Als Steuerkanzlei ist es wichtig, den BĂŒroalltag effizient und organisiert zu gestalten. Die Eigenorganisation-Software von DATEV kann hierbei eine große Hilfe sein. Die Software bietet die Möglichkeit, Aufgaben, Termine, Dokumente und viele weitere Aspekte der BĂŒroorganisation zu verwalten und zu automatisieren.

Brauchen Sie nur zwei kleine SchraubschlĂŒssel oder besser doch den voll ausgestatteten Werkzeugkasten fĂŒr Ihre TĂ€tigkeiten?
Reicht DATEV Eigenorgansation classic oder sollten Sie lieber auf Nummer sichern gehen, indem Sie DATEV Eigenorgansation comfort wÀhlen?

In diesem Beitrag werden wir die Unterschiede zwischen der Classic- und der Comfort-Version von DATEV Eigenorganisation genauer betrachten und Ihnen helfen, die beste Wahl fĂŒr Ihre Kanzlei zu treffen.

DATEV ist ein Softwareanbieter fĂŒr Steuerberater und WirtschaftsprĂŒfer. Die Eigenorganisation-Software von DATEV hilft bei der Organisation des BĂŒroalltags und unterstĂŒtzt bei der Verwaltung von Aufgaben, Terminen, Dokumenten und vielem mehr. Es gibt zwei Versionen der Eigenorganisation-Software: Classic und Comfort.

Die grĂ¶ĂŸten Unterschiede zwischen DATEV EO classic und comfort

Eine wichtige Entscheidung, die jede Steuerkanzlei treffen muss, betrifft die Wahl der richtigen Eigenorganisation-Software. In diesem Kontext stellt sich oft die Frage, welche Version von DATEV Eigenorganisation am besten geeignet ist. Der grĂ¶ĂŸte Unterschied zwischen den beiden Varianten liegt in der Auftragsverwaltung und dem Auswertungssystem.

DATEV Eigenorganisation classic und comfort Unterschiede
Kanzleifuchs erklÀrt: Das sind die wesentliche Unterschiede zwischen DATEV Eigenorganisation classic und comfort

Rechnungsbezogen vs. auftragsbezogen

WĂ€hrend EO Classic eher rechnungsbezogen arbeitet, ist EO Comfort auftragsbezogen. Das bedeutet, dass die Komfortvariante detaillierter die einzelnen Leistungen und die dazugehörigen Zeiten aufschlĂŒsselt, was bei der Klassik Variante so nicht möglich ist. Insbesondere bei der Komfortvariante können Sie relativ leicht ihre DeckungsbeitrĂ€ge je Auftrag einsehen und somit tiefer in das Zahlenwerk der Kanzlei einsteigen. Das Auswertungssystem der Comfort-Version bietet somit eine bessere Basis fĂŒr unternehmerische Entscheidungen.

Kompakte Informationen vs. individuelle Bemerkungen

In der EO classic Variante fehlt im Gegensatz zur EO comfort Version die Funktion „zusĂ€tzliche Auftragsinformationen“.

Die Funktion „ZusĂ€tzliche Auftragsinformationen“ in DATEV Eigenorganisation Comfort ermöglicht es, weitere Informationen zu einem Auftrag zu hinterlegen, die nicht unmittelbar mit der eigentlichen Auftragsabwicklung zu tun haben. Hierzu zĂ€hlen beispielsweise Informationen zu Ansprechpartnern, Projektnummern oder Vertragsbedingungen.

Durch die Möglichkeit, diese zusĂ€tzlichen Informationen direkt im Auftrag zu hinterlegen schaffen Sie eine bessere Übersichtlichkeit und Transparenz. Dies kann insbesondere bei komplexeren AuftrĂ€gen oder bei Projekten mit vielen Beteiligten hilfreich sein, um die Zusammenarbeit zu erleichtern und Verwechslungen oder MissverstĂ€ndnissen vorzubeugen.

Durch die Erfassung und Hinterlegung dieser Informationen direkt im Auftrag wird auch eine bessere Nachvollziehbarkeit und Dokumentation ermöglicht. Dies kann im Fall von RĂŒckfragen oder bei der Aufstellung von Rechnungen von Vorteil sein.

Wem umfangreiche Informationen zu einem Auftrag weiterhelfen, wÀhlt am besten die EO comfort Version aus.

Wenig Stammdaten vs. viele Stammdaten

Erfassen Sie auch Daten zu Interessenten, die noch keine Mandanten bei Ihnen geworden sind? Falls das auch in Zukunft nicht bei Ihnen geplant ist, ist EO classic die bessere Variante fĂŒr Sie. Wenn Sie allerdings, alle potenziellen Kunden oder GeschĂ€ftspartner erfassen möchten, um Ihre Kundenakquise gezielt zu planen und durchzufĂŒhren, sollten Sie die EO comfort Version wĂ€hlen.

Mit der Funktion „Interessenten“ haben Sie eine bessere Übersicht und Strukturierung bei der Pflege von Kontaktdaten ermöglicht. So können beispielsweise Interessenten gezielt angesprochen werden, die an bestimmten Leistungen interessiert sind.

ZusĂ€tzlich kann die Funktion „Interessenten“ dazu beitragen, die Zusammenarbeit und Kommunikation mit potenziellen Mandanten zu verbessern. Durch die Erfassung und Pflege von Informationen zu Interessenten können beispielsweise gezielte Marketingaktionen oder Werbemaßnahmen durchgefĂŒhrt werden.

Durch die gezielte Erfassung und Verwaltung von Interessenten kann zudem eine bessere Kundenbindung erreicht werden, da die Kanzlei bereits im Vorfeld gezielt auf die BedĂŒrfnisse und Interessen potenzieller Mandanten eingehen kann.

Über DATEV EO comfort

Die Vor- und Nachteile von DATEV Eigenorganisation comfort

Die Classic-Version ist eine Basisversion der Software und bietet grundlegende Funktionen fĂŒr die BĂŒroorganisation, wie z.B. Terminverwaltung, Wiedervorlage, Archivierung von Dokumenten und Notizen. Mit der Classic-Version können auch Posteingang und Postausgang verwaltet werden.

Die Comfort-Version bietet im Vergleich zur Classic-Version erweiterte Funktionen und Werkzeuge fĂŒr die BĂŒroorganisation. Die Comfort-Version verfĂŒgt beispielsweise ĂŒber ein leistungsfĂ€higes Dokumentenmanagement-System, mit dem Dokumente automatisch erkannt, verschlagwortet und archiviert werden können. Außerdem können mit der Comfort-Version auch Kontakthistorien und eine Aufgabenmanagement-Funktion verwaltet werden. Die Software unterstĂŒtzt auch Workflow-Prozesse und bietet zusĂ€tzliche Tools zur besseren Verwaltung von Dokumenten.

VorteileNachteile
✅ Transparenz ĂŒber Leistungen fĂŒr Kanzleien und Mandanten❌ Umstellung zeitaufwendig, wenn nicht ungeplante EinfĂŒhrung
✅ Kostenkontrolle wie DeckungsbeitrĂ€ge ersichtlich❌ Neue Software erfordert Change Management
✅ Kanzlei Controlling möglich❌ Datenimport vom Alt- ins Neusystem nicht möglich
Die Vor- und Nachteile von DATEV Eigenorganisation comfort

Funktionen im Überblick

FunktionEO comfortEO classic
DATEV Arbeitsplatz Eigenorganisation
zusĂ€tzliche Auftragsinformationen✅❌
Aufgaben✅✅
Vorlagenverwaltung✅✅
Schnellinfos✅✅
Schriftguterstellung✅✅
Stammdaten Eigenorganisation✅
Interessenten✅❌
zusĂ€tzliche Auswertungen✅✅
individuelle Felder✅✅
ProzessunterstĂŒtzung✅✅
Mandantenstammdaten✅✅
Post, Fristen und Bescheide Eigenorganisation
Postausgang✅✅
elektronischer Bescheidabgleich✅✅
Posteingang, FristĂŒberwachung✅✅
Digitale Dokumentenablage Eigenorganisation
individuelle Ablage✅✅
Handakte✅✅
MS-Office- und MS-Outlook-Integration✅✅
Steuer- und Beitragszahlungen Eigenorganisation
Erinnerungsschreibung✅✅
Erfassung und Verwaltung von Steuer- und Beitragszahlungen✅✅
Zeiten, Honorare, AuftrÀge Eigenorganisation
Rechnungsschreibung✅✅
dezentrale Leistungserfassung✅✅
Leistungserfassung✅✅
Angebotsmanagement✅❌
Planung Eigenorganisation
Mitarbeitereinsatzplanung✅❌
Auftragsinfo/BearbeitungsstĂ€nde✅✅
Die funktionalen Unterschiede zwischen DATEV EO classic und EO comfort

Weitere Unterschiede

Es ist wichtig zu beachten, dass die Comfort-Version von DATEV Eigenorganisation auch einige zusÀtzliche Voraussetzungen hat. Beispielsweise wird die Comfort-Version nur auf einem DATEV-Server installiert und es ist eine spezielle Lizenz erforderlich. Classic-Version hingegen kann auch auf lokalen PCs installiert werden.

Auch die BedienoberflĂ€che unterscheidet sich zwischen den beiden Versionen. Die Comfort-Version verfĂŒgt ĂŒber eine modernere OberflĂ€che, die an Windows 10 angelehnt ist und sich an den Bedienkonzepten von Office 365 orientiert.

FĂŒr wen ist DATEV Eigenorganisation classic geeignet?

DATEV Eigenorganisation Classic eignet sich in der Regel fĂŒr kleinere Kanzleien mit geringerem Auftragsvolumen und einfacheren Aufgabenstellungen. Insbesondere wenn die Kanzlei hauptsĂ€chlich mit StundensĂ€tzen arbeitet und nicht so sehr auf eine detaillierte AufschlĂŒsselung der einzelnen Leistungen angewiesen ist, kann die Classic-Version ausreichend sein.

FĂŒr wen ist DATEV Eigenorganisation comfort geeignet?

DATEV Eigenorganisation Comfort hingegen ist besser geeignet fĂŒr grĂ¶ĂŸere Kanzleien mit komplexeren Anforderungen. Die auftragsbezogene Arbeitsweise und die detaillierte AufschlĂŒsselung der Leistungen und Zeiten erlauben eine effektivere Auftragsabwicklung und eine bessere Kontrolle ĂŒber die DeckungsbeitrĂ€ge. Die Comfort-Version bietet somit eine bessere Grundlage fĂŒr unternehmerische Entscheidungen und eine höhere Effizienz bei der Verwaltung der AuftrĂ€ge.

Lesen Sie weiter: Umstieg auf DATEV Eigenorgansation comfort – Diese 5 Fallstricke sollten Sie vermeiden.

Zusammenfassend lĂ€sst sich sagen, dass beide Versionen der DATEV Eigenorganisation-Software ihre eigenen Vorteile haben. WĂ€hrend die Classic-Version ausreichend fĂŒr die grundlegende BĂŒroorganisation ist, bietet die Comfort-Version erweiterte Funktionen und Werkzeuge fĂŒr die optimale BĂŒroorganisation. Je nach Bedarf und Anforderungen kann die entsprechende Version ausgewĂ€hlt werden.

Die DATEV Eigenorganisation-Software ist Teil der DATEV-Suite, die verschiedene Tools fĂŒr die Buchhaltung, Lohnabrechnung, SteuererklĂ€rungen und andere Finanz- und Verwaltungsaufgaben umfasst. Unternehmen können auch auf UnterstĂŒtzung durch DATEV fĂŒr Controlling und Unternehmensberatung zurĂŒckgreifen

đŸ§¶Umstieg auf DATEV EO comfort: Diese 5 Fallstricke sollten Sie vermeiden!

Umstieg DATEV EO comfort Fallstricke

Was sollte wer bis wann nochmal erledigen?
Im TagesgeschĂ€ft jeder Steuerkanzlei hĂ€ufen sich kleine Anfragen, die mit der Zeit plötzlich Überhand nehmen. Steuerberater stellen sich hĂ€ufig die Frage, ob die Arbeit ĂŒberhaupt noch rentabel ist. Gut, wenn Sie eine Software nutzen, die eine strukturierte, transparente und wirtschaftliche Kanzleiarbeit unterstĂŒtzt.

Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie DATEV Eigenorganisation comfort Zeit und Kosten bei der Kanzleiarbeit spart, warum es als Software mit umfangreichen Funktionen nur begrenzt zum Kanzlei-Controlling geeignet ist und warum sich der Umstieg auf DATEV EO comfort sich auf jeden Fall fĂŒr Ihre Steuerkanzlei lohnen wird.

Was ist DATEV EO comfort?

Besonderheiten von DATEV Eigenorganisation comfort
Kanzleifuchs erklÀrt: Die Besonderheiten von DATEV EO comfort

DATEV EO comfort ist eine Cloud-basierte Softwarelösung fĂŒr Steuerberater und Steuerkanzleien in Deutschland, die von der DATEV eG entwickelt wurde. Die AbkĂŒrzung „EO“ steht fĂŒr „Elektronische Organisation“.

Die Software bietet Funktionen zur Finanzbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Kostenrechnung sowie zur Erstellung von JahresabschlĂŒssen und SteuererklĂ€rungen. Die Daten werden sicher in der Cloud gespeichert und können von autorisierten Personen von verschiedenen Orten aus abgerufen und bearbeitet werden.

DATEV EO comfort soll die Arbeit von Steuerberatern und Steuerkanzleien erleichtern und deren ArbeitsablÀufe effizienter gestalten.

Auftragsbezogen statt mandatsbezogen arbeiten

Mit DATEV EO comfort arbeiten Sie mit AuftrÀgen. Jeder Auftrag kann einem Mandanten und einem Kanzleimitarbeiter zugeordnet werden.
In dem Auftrag werden Termine sowie Aufgaben hinterlegt.

Der DATEV Arbeitsplatz

Strukturiert. Transparent. Wirtschaftlich. In DATEV EO comfort ist der DATEV Arbeitsplatz ist Ihr Cockpit und verschafft Ihnen einen Überblick ĂŒber den aktuellen Status aller AuftrĂ€ge. Sie erkennen, wer wie lange an einem Auftrag gearbeitet hat und ob ein Auftrag fĂŒr Ihre Steuerkanzlei rentabel ist.

Da alle Daten im System hinterlegt sind, können Sie aus DATEV EO comfort RechnungsvorschlĂ€ge fĂŒr einen Auftrag erzeugen lassen.

Welche Probleme löst DATEV EO comfort?

Diese Probleme löst DATEV EO comfort
Kanzleifuchs erklÀrt: Das bringt Ihnen DATEV EO comfort

Das Homeoffice hat in der Pandemie-Zeit fĂŒr viele Unternehmen und Berufe an Bedeutung gewonnen. Auch Steuerkanzleien mussten sich auf diese neue Arbeitsweise einstellen. Im Folgenden erfahren Sie die drei grĂ¶ĂŸten Vorteile von DATEV EO comfort.

OrtsunabhÀngiger Datenzugriff

Einer der grĂ¶ĂŸten Vorteile von DATEV Eigenorganisation comfort ist die Möglichkeit, von jedem beliebigen Ort aus auf die Buchhaltungs- und Steuerdaten zuzugreifen. Das bedeutet, dass Mitarbeiter einer Steuerkanzlei auch von zu Hause aus auf die Daten zugreifen können, ohne dass physische DatentrĂ€ger wie USB-Sticks oder Festplatten ausgetauscht werden mĂŒssen. Das spart Zeit und erhöht die Effizienz der Arbeit.

Auch die Zusammenarbeit mit Mandanten wird durch den ortsunabhÀngigen Datenzugriff erleichtert. Mandanten können beispielsweise ihre Buchhaltungsdaten direkt in der Cloud speichern, was den Austausch von Daten zwischen Mandanten und Steuerkanzleien einfacher macht.

Datensicherheit

Die Datensicherheit ist ein zentrales Thema fĂŒr Steuerkanzleien, da sie sensible Informationen ihrer Mandanten verwalten und verarbeiten. Eine Lösung, die hierbei hilft, ist DATEV EO comfort. Die Software erfĂŒllt die vier Sicherheitsstandards:

  1. VerschlĂŒsselung der Daten: Die Daten in DATEV EO comfort werden verschlĂŒsselt gespeichert, was bedeutet, dass sie vor unbefugtem Zugriff geschĂŒtzt sind. Die Daten können nur von autorisierten Personen entschlĂŒsselt und gelesen werden.
  2. RegelmĂ€ĂŸige Datensicherungen: Die Daten in DATEV EO comfort werden regelmĂ€ĂŸig gesichert, um sicherzustellen, dass sie im Falle eines Datenverlusts wiederhergestellt werden können. Dies erhöht die VerfĂŒgbarkeit der Daten und verhindert, dass wichtige Informationen verloren gehen.
  3. Firewalls und Anti-Virus-Programme: DATEV EO comfort wird von einer Firewall geschĂŒtzt, die den Zugriff auf die Daten von außen blockiert. Außerdem wird die Software regelmĂ€ĂŸig von Anti-Virus-Programmen ĂŒberprĂŒft, um sicherzustellen, dass keine Viren oder Malware auf die Daten zugreifen können.
  4. Zugriffsrechte: DATEV EO comfort ermöglicht es Steuerkanzleien, individuelle Zugriffsrechte fĂŒr ihre Mitarbeiter festzulegen. Dies bedeutet, dass nur autorisierte Personen auf die Daten zugreifen können, was die Sicherheit der Daten erhöht.
  5. 2-Faktor-Authentifizierung: DATEV EO comfort bietet eine 2-Faktor-Authentifizierung an, die eine zusĂ€tzliche Sicherheitsebene bietet. Dies bedeutet, dass sich Mitarbeiter nicht nur mit einem Passwort anmelden mĂŒssen, sondern auch eine BestĂ€tigung per SMS oder einer anderen Methode erhalten, um sicherzustellen, dass sie autorisiert sind.

Effizienter arbeiten

Die Software automatisiert viele manuelle ArbeitsablÀufe und ermöglicht so eine schnellere und effizientere Bearbeitung von Buchhaltungs- und Steuerdaten. Zu den Automatisierungsmöglichkeiten gehören:

DATEV EO comfort bietet zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten, die Steuerkanzleien dabei helfen, ihre ArbeitsablĂ€ufe zu optimieren und Zeit zu sparen. Im Folgenden werden einige konkrete Beispiele fĂŒr Automatisierungsmöglichkeiten in DATEV EO comfort genannt.

  1. Automatische BuchungsvorschlÀge: DATEV EO comfort schlÀgt automatisch Buchungskonten vor, basierend auf den bisherigen Buchungen und der Belegart. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehlbuchungen.
  2. Automatische Übernahme von Buchungen: DATEV EO comfort ermöglicht es Steuerkanzleien, Buchungen automatisch von Online-Banking-Konten zu importieren, was die manuelle Eingabe von Buchungen reduziert und Zeit spart.
  3. Automatische Übernahme von Daten: DATEV EO comfort bietet die Möglichkeit, Daten automatisch von anderen DATEV-Produkten zu ĂŒbernehmen, wie z.B. DATEV Unternehmen online oder DATEV Meine Steuern. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehleingaben.
  4. Automatische Erstellung von BuchungsvorschlÀgen: DATEV EO comfort erstellt automatisch BuchungsvorschlÀge basierend auf den bisherigen Buchungen und Belegen. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehlbuchungen.
  5. Automatisierte ZahlungsvorschlĂ€ge: DATEV EO comfort erstellt automatisch ZahlungsvorschlĂ€ge fĂŒr offene Posten und bietet die Möglichkeit, diese direkt aus der Software heraus zu ĂŒberweisen. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von FehlĂŒberweisungen.

Diese Fallstricke werden Sie erwarten

Umstieg auf DATEV EO comfort
Kanzleifuchs erklÀrt: Auf diese 3 Themen sollten Sie beim Umstieg auf DATEV EO comfort ein besonderes Augenmerk legen

Der Umstieg auf DATEV EO comfort bietet Steuerkanzleien zahlreiche Vorteile, wie zum Beispiel eine höhere Effizienz, bessere Zusammenarbeit mit Kunden und erweiterte FunktionalitÀt. Allerdings kann der Umstieg auch Herausforderungen mit sich bringen, die vermieden werden sollten.

Genau aus diesem Grund ist es wichtig, die fĂŒnf Fallstricke beim Umstieg auf DATEV EO comfort zu kennen und zu vermeiden.

Stolperstein Nr. 1: Hardware- und Systemanforderungen

VernachlĂ€ssigen Sie diesen Punkt niemals und investieren Sie in eine funktionierende, wenig störungsanfĂ€llige IT Infrastruktur. Die Natur von DATEV EO comfort liegt in der Cloud, was eine schnelle und stabile Internetverbindung erfordert. Wenn die Hardware- und Systemanforderungen nicht erfĂŒllt werden, kann dies zu Leistungsproblemen und unerwarteten AusfĂ€llen fĂŒhren.

Planen Sie genau die benötigte SpeicherkapazitÀt, eine ausreichende Prozessorleistung sowie eine schnelle und stabile Internetverbindung.
FĂŒhren Sie vor dem Umstieg einen Systemcheck durchzufĂŒhren, um eventuelle Schwachstellen oder KompatibilitĂ€tsprobleme zu erkennen und zu beheben.

Aktualisieren Sie regelmĂ€ĂŸig die vorhandenen Hardware und Systeme.

Stolperstein Nr. 2: Datenmigration

Wenn Ihre Daten in unterschiedlichen Formaten vorliegen oder die Strukturen nicht einheitlich sind, kann eine fehlerhafte Übertragung oder die NichtberĂŒcksichtigung von wichtigen Daten zu falsch zugeordneten DatensĂ€tzen fĂŒhren und im schlimmsten Fall zu Fehlern in der Buchhaltung oder SteuererklĂ€rungen.

Stolperstein Nr. 3: Schulung der Mitarbeiter

Wie bei jeder Softwareumstellung brauchen die Mitarbeiter Zeit, um sich an eine neue BenutzeroberflÀche zu gewöhnen.
Schulungen werden oft unterschĂ€tzt, da sie hĂ€ufig als zeit- und kostenaufwendig wahrgenommen werden. Dabei kann jedoch eine unzureichende Schulung zu Fehlern in der Buchhaltung, SteuererklĂ€rungen oder anderen GeschĂ€ftsprozessen fĂŒhren, die nicht nur zeitaufwendig sind, sondern auch zu finanziellen Einbußen fĂŒhren können.

DarĂŒber hinaus kann eine unzureichende Schulung auch zu einer geringen Akzeptanz der Mitarbeiter gegenĂŒber der neuen Software fĂŒhren. Dies kann zu einem ineffektiven Einsatz der Software und damit zu verpassten Chancen bei der Optimierung von GeschĂ€ftsprozessen fĂŒhren.

Stolperstein Nr. 4: Anpassung der Arbeitsprozesse

Die EinfĂŒhrung von DATEV EO comfort erfordert von Steuerkanzleien in der Regel eine Anpassung ihrer Arbeitsprozesse. Die Software bietet zahlreiche Funktionen, die eine Automatisierung von Arbeitsprozessen ermöglichen und so Zeit und Aufwand sparen können. Um diese Funktionen jedoch effektiv nutzen zu können, mĂŒssen die Arbeitsprozesse entsprechend angepasst werden.

Dabei geht es nicht nur um die technische Integration der Software in die Arbeitsprozesse, sondern auch um eine Anpassung der organisatorischen AblĂ€ufe. Die Mitarbeiter mĂŒssen beispielsweise in der Lage sein, die Software effektiv zu nutzen und die Arbeitsprozesse so anzupassen, dass die Funktionen der Software optimal genutzt werden können. Es kann daher notwendig sein, Schulungen oder Trainings durchzufĂŒhren, um die Mitarbeiter entsprechend zu qualifizieren.

DarĂŒber hinaus mĂŒssen auch die Arbeitsprozesse im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung und -sicherung angepasst werden. DATEV EO comfort erfordert beispielsweise die Übertragung von Daten in die Cloud, was eine entsprechende Infrastruktur und Datensicherheitsvorkehrungen erfordert.

FĂŒr wen ist DATEV EO comfort geeignet?

GrundsĂ€tzlich ist DATEV EO comfort fĂŒr Steuerkanzleien jeder GrĂ¶ĂŸe geeignet, von kleinen Einzelkanzleien bis hin zu großen Kanzleien mit vielen Mitarbeitern. Die Software bietet zahlreiche Funktionen, die eine effiziente Arbeitsweise ermöglichen und so Zeit und Aufwand sparen können. So lassen sich beispielsweise Routineaufgaben automatisieren, die Übertragung von Daten in die Cloud ermöglicht eine flexible Zusammenarbeit von verschiedenen Standorten und die integrierte Finanzbuchhaltung ermöglicht eine nahtlose Verarbeitung von Buchhaltungsdaten.

FĂŒr Steuerkanzleien, die auf der Suche nach einer Softwarelösung sind, sollte jedoch auch die individuelle Situation der Kanzlei berĂŒcksichtigt werden. So kann es beispielsweise sinnvoll sein, vor der EinfĂŒhrung von DATEV EO comfort eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Hard- und Software durchzufĂŒhren, um sicherzustellen, dass die Anforderungen an die Systemanforderungen erfĂŒllt werden können.

Auch sollten die Mitarbeiter der Kanzlei in die Entscheidung miteinbezogen werden. Eine Schulung der Mitarbeiter auf die neue Software ist empfehlenswert, um sicherzustellen, dass die Software effektiv genutzt werden kann und so die Arbeitsprozesse der Kanzlei optimiert werden können.

Eine weitere Entscheidungshilfe kann die Frage sein, ob die Kanzlei eine zukunftsorientierte und flexible Arbeitsweise anstrebt. Wenn die Kanzlei beispielsweise planen möchte, flexibler zu arbeiten oder verschiedene Standorte miteinander zu vernetzen, kann DATEV EO comfort eine passende Softwarelösung sein.

Insgesamt ist DATEV EO comfort eine leistungsstarke Softwarelösung fĂŒr Steuerkanzleien in Deutschland, die eine effiziente Arbeitsweise ermöglichen möchte. Durch eine sorgfĂ€ltige Bestandsaufnahme, Schulung der Mitarbeiter und eine individuelle Anpassung an die Arbeitsprozesse der Kanzlei kann die Software effektiv genutzt werden und so zu einer höheren ProduktivitĂ€t und Effizienz beitragen.

đŸ•č Der ultimative Controlling Guide fĂŒr Steuerkanzleien (2023)

Controlling Guide

Mangelnde Transparenz in betriebswirtschaftlichen AblĂ€ufen, ungenĂŒgende Aus- oder Überlastung von Mitarbeitern, keine rentablen Zahlen – wenn Steuerkanzleien keinen Überblick ĂŒber ihre Kanzlei-Kennzahlen haben, droht die Gefahr der Ineffizienz, UnproduktivitĂ€t und UnrentabilitĂ€t.

In unserem Guide erfahren Sie, was Controlling genau bedeutet, welche Instrumente und Kennzahlen es gibt und wie Sie diese gezielt einsetzen können, um Ihre Kanzlei zu steuern und zu optimieren. Wir geben Ihnen praktische Tipps und Handlungsempfehlungen an die Hand, die Ihnen helfen werden, Ihre Kanzlei noch effektiver und rentabler zu machen.

Was ist Kanzlei Controlling?
Kanzleifuchs erklÀrt: Die Aufgaben von Kanzlei Controlling

Aufgaben und Funktionen

Wirtschaftliche StabilitÀt sicherstellen

Ein Ziel des Kanzlei-Controllings ist es, die wirtschaftliche StabilitĂ€t und WettbewerbsfĂ€higkeit der Steuerkanzlei sicherzustellen. Dazu gehören die Analyse und Überwachung von Finanz- und Leistungsdaten, um betriebliche Schwachstellen zu erkennen und Optimierungspotenziale aufzudecken. Die Messung von Erfolgskennzahlen wie Umsatz, Kosten und Gewinn ermöglicht eine fundierte Analyse der wirtschaftlichen Situation der Kanzlei und bildet die Basis fĂŒr strategische Entscheidungen.

Planung und Steuerung von Ressourcen

Eine weitere wichtige Funktion des Kanzlei-Controllings ist die Planung und Steuerung von Ressourcen. Hierzu zĂ€hlt insbesondere die Überwachung von Zeit- und Leistungsbudgets sowie die Ressourcenplanung und -steuerung. Hierbei geht es darum sicherzustellen, dass die Ressourcen effizient eingesetzt werden und die Kanzlei ihre Ziele erreicht.

Überwachung der Kanzlei-Kennzahlen

Ein weiteres Ziel des Kanzlei-Controllings ist es, die QualitĂ€t der Dienstleistungen und die Mandantenzufriedenheit sicherzustellen. Hierzu gehören die EinfĂŒhrung von QualitĂ€tsmanagementsystemen und die Überwachung von Prozessen zur QualitĂ€tssicherung. Nur durch eine hohe QualitĂ€t der Dienstleistungen und eine hohe Kundenzufriedenheit kann eine Kanzlei langfristig erfolgreich am Markt bestehen.

Neben der Überwachung von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen ist es auch wichtig, die Mitarbeiterzufriedenheit im Auge zu behalten. Hierbei geht es um die Überwachung von Mitarbeiterkennzahlen wie Fluktuation, KrankenstĂ€nde und Arbeitszeitkonten. Durch eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit können qualifizierte Mitarbeiter langfristig an die Kanzlei gebunden werden und somit das Know-how und die Erfahrung der Kanzlei sichern.

Die wichtigsten Kanzlei-Kennzahlen

Kanzlei-Kennzahlen sind Kennzahlen, die in Steuerkanzleien zur Messung von Leistung und Erfolg eingesetzt werden. Sie dienen der Analyse und Bewertung der betrieblichen AblÀufe, der Mitarbeiterleistung und der finanziellen Situation der Kanzlei.

Zu den wichtigsten Kanzlei-Kennzahlen zÀhlen:

  1. Umsatz: Der Umsatz gibt an, wie viel Geld die Kanzlei innerhalb eines bestimmten Zeitraums eingenommen hat. Er ist eine wichtige Kennzahl zur Messung der finanziellen LeistungsfÀhigkeit der Kanzlei.
  2. Deckungsbeitrag: Der Deckungsbeitrag gibt an, welcher Anteil des Umsatzes nach Abzug der variablen Kosten als Deckungsbeitrag verbleibt. Er ist eine wichtige Kennzahl zur Messung der RentabilitÀt der Kanzlei.
  3. Gewinn: Der Gewinn gibt an, welcher Anteil des Umsatzes nach Abzug der variablen und der fixen Kosten verbleibt. Er ist eine wichtige Kennzahl zur Messung der RentabilitÀt der Kanzlei.
  4. MitarbeiterproduktivitÀt: Die MitarbeiterproduktivitÀt gibt an, wie viel Umsatz ein Mitarbeiter pro Arbeitsstunde erzielt. Sie ist eine wichtige Kennzahl zur Messung der Mitarbeiterleistung und zur Optimierung der Ressourcenauslastung.
  5. Kanzleistundensatz: Der Kanzleistundensatz gibt an, wie viel ein Mitarbeiter pro Stunde abrechnet. Er ist eine wichtige Kennzahl zur Berechnung von Angeboten und zur ÜberprĂŒfung der Preisgestaltung.
  6. Mandantenbindung: Die Mandantenbindung gibt an, wie viele Mandanten die Kanzlei dauerhaft an sich binden kann. Sie ist eine wichtige Kennzahl zur Messung der Mandantenzufriedenheit und zur Planung von Marketingmaßnahmen.
  7. Durchlaufzeit: Die Durchlaufzeit gibt an, wie viel Zeit zwischen dem Eingang eines Auftrags und der Abgabe des fertigen Ergebnisses vergeht. Sie ist eine wichtige Kennzahl zur Optimierung der betrieblichen AblÀufe und zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit.

Controlling-Instrumente

Budgetierung

Die Budgetierung ist ein wichtiges Instrument des Controllings, um die finanzielle Planung und Steuerung von Unternehmen und Projekten zu ermöglichen. Dabei wird ein finanzieller Rahmen fĂŒr einen bestimmten Zeitraum festgelegt und anschließend ĂŒberwacht und kontrolliert, ob die tatsĂ€chlichen Ergebnisse mit den geplanten Budgets ĂŒbereinstimmen.

Kennzahlensysteme

Kennzahlensysteme sind Instrumente, mit denen Unternehmen und Projekte quantitativ erfasst, analysiert und gesteuert werden können. Dabei werden ausgewĂ€hlte Kennzahlen und Indikatoren erhoben und regelmĂ€ĂŸig ĂŒberwacht, um die Leistung zu messen und Verbesserungspotenziale aufzudecken.

Soll-Ist-Vergleiche

Soll-Ist-Vergleiche sind ein Instrument, mit dem Abweichungen zwischen geplanten und tatsĂ€chlichen Ergebnissen ermittelt werden können. Dabei werden die Soll-Werte mit den Ist-Werten verglichen und Abweichungen analysiert, um Ursachen zu ermitteln und Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

Balanced Scorecard

Die Balanced Scorecard ist ein Instrument des strategischen Controllings, mit dem die Umsetzung der Unternehmensstrategie gemessen und gesteuert werden kann. Dabei werden Ziele und Kennzahlen in vier Perspektiven erfasst: Finanzen, Kunden, Prozesse und Mitarbeiter.

Risikomanagement

Risikomanagement ist ein Instrument des Controllings, das darauf abzielt, Risiken zu identifizieren, zu analysieren und zu bewerten, um frĂŒhzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen und die Unternehmensziele zu schĂŒtzen. Dabei werden Risiken erfasst, bewertet und priorisiert, um entsprechende Maßnahmen einzuleiten und Risiken zu minimieren.

Kanzlei-Controlling Software

Wenn Sie DATEV Eigenorganisation comfort nutzen, ist Power BI DAS ideale Tool fĂŒr Steuerkanzlei Controlling.
DarĂŒber hinaus sollten Sie bei der Auswahl einer geeigneten Kanzleicontrolling Software sollten Sie unbedingt auf die folgenden Kriterien achten, um FehlkĂ€ufe zu vermeiden:

Funktionsumfang

Die Software sollte einen umfassenden Funktionsumfang bieten und in der Lage sein, alle relevanten Kennzahlen und Daten der Kanzlei zu erfassen und auszuwerten. Hierzu gehören zum Beispiel die Überwachung von Umsatz, Kosten und Gewinn, die Planung und Steuerung von Ressourcen sowie die Überwachung von Mitarbeiterkennzahlen.

Benutzerfreundlichkeit

UnterschÀtzen Sie niemals die Anwenderfreundlichkeit! Nichts ist so teuer wie eine Software, die keiner nutzen möchte.
Eine gute Kanzleicontrolling-Software sollte einfach und intuitiv zu bedienen sein. Die BenutzeroberflĂ€che sollte ĂŒbersichtlich und gut strukturiert sein, damit die Anwender schnell und einfach auf die benötigten Informationen zugreifen können.

Integration

Die Software sollte in die vorhandene IT-Landschaft der Kanzlei integrierbar sein und Daten aus anderen Systemen wie zum Beispiel Buchhaltungssoftware, Zeiterfassungssystemen oder CRM-Systemen importieren können.

FlexibilitÀt

Die Software sollte flexibel anpassbar sein, damit sie den individuellen Anforderungen der Kanzlei gerecht werden kann. Es sollten zum Beispiel eigene Kennzahlen und Auswertungen definiert werden können.

Sicherheit

Die Software sollte ĂŒber eine sichere DatenĂŒbertragung und Datenspeicherung verfĂŒgen, um einen Schutz vor Datenverlust und -missbrauch zu gewĂ€hrleisten.

Support und Schulung

Ein guter Support und eine umfassende Schulung sind wichtig, damit die Anwender die Software effektiv nutzen und bei technischen Problemen schnell und kompetent Hilfe erhalten können. Wir empfehlen, einen branchenspezifischen Online-Kurs zum Steuerkanzlei-Controlling mit Power BI zu kaufen, um konkrete Use Cases zu ĂŒben.

Kosten

Die Kosten fĂŒr die Kanzleicontrolling-Software sollten transparent und angemessen sein. Es ist wichtig, dass sich die Kosten im VerhĂ€ltnis zum Nutzen der Software bewegen und langfristig eine positive Auswirkung auf die RentabilitĂ€t der Kanzlei haben.

Bei der Software-Auswahl gilt Devise: Möglichst einfach fĂŒr Anwender, möglichst viel

Eine beliebte Kanzlei-Controlling Software fĂŒr Steuerkanzleien ist Power BI. Mithilfe von sogenannten Dashboards haben Sie alle Kanzlei-Kennzahlen im Blick.