Mangelnde Transparenz in betriebswirtschaftlichen Abläufen, ungenügende Aus- oder Überlastung von Mitarbeitern, keine rentablen Zahlen – wenn Steuerkanzleien keinen Überblick über ihre Kanzlei-Kennzahlen haben, droht die Gefahr der Ineffizienz, Unproduktivität und Unrentabilität.
In unserem Guide erfahren Sie, was Controlling genau bedeutet, welche Instrumente und Kennzahlen es gibt und wie Sie diese gezielt einsetzen können, um Ihre Kanzlei zu steuern und zu optimieren. Wir geben Ihnen praktische Tipps und Handlungsempfehlungen an die Hand, die Ihnen helfen werden, Ihre Kanzlei noch effektiver und rentabler zu machen.
Aufgaben und Funktionen
Wirtschaftliche Stabilität sicherstellen
Ein Ziel des Kanzlei-Controllings ist es, die wirtschaftliche Stabilität und Wettbewerbsfähigkeit der Steuerkanzlei sicherzustellen. Dazu gehören die Analyse und Überwachung von Finanz- und Leistungsdaten, um betriebliche Schwachstellen zu erkennen und Optimierungspotenziale aufzudecken. Die Messung von Erfolgskennzahlen wie Umsatz, Kosten und Gewinn ermöglicht eine fundierte Analyse der wirtschaftlichen Situation der Kanzlei und bildet die Basis für strategische Entscheidungen.
Planung und Steuerung von Ressourcen
Eine weitere wichtige Funktion des Kanzlei-Controllings ist die Planung und Steuerung von Ressourcen. Hierzu zählt insbesondere die Überwachung von Zeit- und Leistungsbudgets sowie die Ressourcenplanung und -steuerung. Hierbei geht es darum sicherzustellen, dass die Ressourcen effizient eingesetzt werden und die Kanzlei ihre Ziele erreicht.
Überwachung der Kanzlei-Kennzahlen
Ein weiteres Ziel des Kanzlei-Controllings ist es, die Qualität der Dienstleistungen und die Mandantenzufriedenheit sicherzustellen. Hierzu gehören die Einführung von Qualitätsmanagementsystemen und die Überwachung von Prozessen zur Qualitätssicherung. Nur durch eine hohe Qualität der Dienstleistungen und eine hohe Kundenzufriedenheit kann eine Kanzlei langfristig erfolgreich am Markt bestehen.
Neben der Überwachung von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen ist es auch wichtig, die Mitarbeiterzufriedenheit im Auge zu behalten. Hierbei geht es um die Überwachung von Mitarbeiterkennzahlen wie Fluktuation, Krankenstände und Arbeitszeitkonten. Durch eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit können qualifizierte Mitarbeiter langfristig an die Kanzlei gebunden werden und somit das Know-how und die Erfahrung der Kanzlei sichern.
Die wichtigsten Kanzlei-Kennzahlen
Kanzlei-Kennzahlen sind Kennzahlen, die in Steuerkanzleien zur Messung von Leistung und Erfolg eingesetzt werden. Sie dienen der Analyse und Bewertung der betrieblichen Abläufe, der Mitarbeiterleistung und der finanziellen Situation der Kanzlei.
Zu den wichtigsten Kanzlei-Kennzahlen zählen:
- Umsatz: Der Umsatz gibt an, wie viel Geld die Kanzlei innerhalb eines bestimmten Zeitraums eingenommen hat. Er ist eine wichtige Kennzahl zur Messung der finanziellen Leistungsfähigkeit der Kanzlei.
- Deckungsbeitrag: Der Deckungsbeitrag gibt an, welcher Anteil des Umsatzes nach Abzug der variablen Kosten als Deckungsbeitrag verbleibt. Er ist eine wichtige Kennzahl zur Messung der Rentabilität der Kanzlei.
- Gewinn: Der Gewinn gibt an, welcher Anteil des Umsatzes nach Abzug der variablen und der fixen Kosten verbleibt. Er ist eine wichtige Kennzahl zur Messung der Rentabilität der Kanzlei.
- Mitarbeiterproduktivität: Die Mitarbeiterproduktivität gibt an, wie viel Umsatz ein Mitarbeiter pro Arbeitsstunde erzielt. Sie ist eine wichtige Kennzahl zur Messung der Mitarbeiterleistung und zur Optimierung der Ressourcenauslastung.
- Kanzleistundensatz: Der Kanzleistundensatz gibt an, wie viel ein Mitarbeiter pro Stunde abrechnet. Er ist eine wichtige Kennzahl zur Berechnung von Angeboten und zur Überprüfung der Preisgestaltung.
- Mandantenbindung: Die Mandantenbindung gibt an, wie viele Mandanten die Kanzlei dauerhaft an sich binden kann. Sie ist eine wichtige Kennzahl zur Messung der Mandantenzufriedenheit und zur Planung von Marketingmaßnahmen.
- Durchlaufzeit: Die Durchlaufzeit gibt an, wie viel Zeit zwischen dem Eingang eines Auftrags und der Abgabe des fertigen Ergebnisses vergeht. Sie ist eine wichtige Kennzahl zur Optimierung der betrieblichen Abläufe und zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit.
Controlling-Instrumente
Budgetierung
Die Budgetierung ist ein wichtiges Instrument des Controllings, um die finanzielle Planung und Steuerung von Unternehmen und Projekten zu ermöglichen. Dabei wird ein finanzieller Rahmen für einen bestimmten Zeitraum festgelegt und anschließend überwacht und kontrolliert, ob die tatsächlichen Ergebnisse mit den geplanten Budgets übereinstimmen.
Kennzahlensysteme
Kennzahlensysteme sind Instrumente, mit denen Unternehmen und Projekte quantitativ erfasst, analysiert und gesteuert werden können. Dabei werden ausgewählte Kennzahlen und Indikatoren erhoben und regelmäßig überwacht, um die Leistung zu messen und Verbesserungspotenziale aufzudecken.
Soll-Ist-Vergleiche
Soll-Ist-Vergleiche sind ein Instrument, mit dem Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Ergebnissen ermittelt werden können. Dabei werden die Soll-Werte mit den Ist-Werten verglichen und Abweichungen analysiert, um Ursachen zu ermitteln und Gegenmaßnahmen zu ergreifen.
Balanced Scorecard
Die Balanced Scorecard ist ein Instrument des strategischen Controllings, mit dem die Umsetzung der Unternehmensstrategie gemessen und gesteuert werden kann. Dabei werden Ziele und Kennzahlen in vier Perspektiven erfasst: Finanzen, Kunden, Prozesse und Mitarbeiter.
Risikomanagement
Risikomanagement ist ein Instrument des Controllings, das darauf abzielt, Risiken zu identifizieren, zu analysieren und zu bewerten, um frühzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen und die Unternehmensziele zu schützen. Dabei werden Risiken erfasst, bewertet und priorisiert, um entsprechende Maßnahmen einzuleiten und Risiken zu minimieren.
Kanzlei-Controlling Software
Wenn Sie DATEV Eigenorganisation comfort nutzen, ist Power BI DAS ideale Tool für Steuerkanzlei Controlling.
Darüber hinaus sollten Sie bei der Auswahl einer geeigneten Kanzleicontrolling Software sollten Sie unbedingt auf die folgenden Kriterien achten, um Fehlkäufe zu vermeiden:
Funktionsumfang
Die Software sollte einen umfassenden Funktionsumfang bieten und in der Lage sein, alle relevanten Kennzahlen und Daten der Kanzlei zu erfassen und auszuwerten. Hierzu gehören zum Beispiel die Überwachung von Umsatz, Kosten und Gewinn, die Planung und Steuerung von Ressourcen sowie die Überwachung von Mitarbeiterkennzahlen.
Benutzerfreundlichkeit
Unterschätzen Sie niemals die Anwenderfreundlichkeit! Nichts ist so teuer wie eine Software, die keiner nutzen möchte.
Eine gute Kanzleicontrolling-Software sollte einfach und intuitiv zu bedienen sein. Die Benutzeroberfläche sollte übersichtlich und gut strukturiert sein, damit die Anwender schnell und einfach auf die benötigten Informationen zugreifen können.
Integration
Die Software sollte in die vorhandene IT-Landschaft der Kanzlei integrierbar sein und Daten aus anderen Systemen wie zum Beispiel Buchhaltungssoftware, Zeiterfassungssystemen oder CRM-Systemen importieren können.
Flexibilität
Die Software sollte flexibel anpassbar sein, damit sie den individuellen Anforderungen der Kanzlei gerecht werden kann. Es sollten zum Beispiel eigene Kennzahlen und Auswertungen definiert werden können.
Sicherheit
Die Software sollte über eine sichere Datenübertragung und Datenspeicherung verfügen, um einen Schutz vor Datenverlust und -missbrauch zu gewährleisten.
Support und Schulung
Ein guter Support und eine umfassende Schulung sind wichtig, damit die Anwender die Software effektiv nutzen und bei technischen Problemen schnell und kompetent Hilfe erhalten können. Wir empfehlen, einen branchenspezifischen Online-Kurs zum Steuerkanzlei-Controlling mit Power BI zu kaufen, um konkrete Use Cases zu üben.
Kosten
Die Kosten für die Kanzleicontrolling-Software sollten transparent und angemessen sein. Es ist wichtig, dass sich die Kosten im Verhältnis zum Nutzen der Software bewegen und langfristig eine positive Auswirkung auf die Rentabilität der Kanzlei haben.
Bei der Software-Auswahl gilt Devise: Möglichst einfach für Anwender, möglichst viel
Eine beliebte Kanzlei-Controlling Software für Steuerkanzleien ist Power BI. Mithilfe von sogenannten Dashboards haben Sie alle Kanzlei-Kennzahlen im Blick.