Kanzleiprozesse & Organisation

📖 Das ultimative Digitalisierungs-Handbuch für Steuerkanzleien

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Digitalisierung Handbuch

Bei der Steuerkanzlei Digitalisierung stehen viele Geschäftsführer und Steuerberater vor der Herausforderung, sich diesem Wandel anzupassen. In einer Zeit, in der die Digitalisierung eine immer größere Rolle spielt, sind Steuerkanzleien aufgefordert, ihre Arbeitsprozesse und ihre Kommunikation mit Mandanten und Behörden zu digitalisieren.

Das ultimative Digitalisierungs-Handbuch für Steuerkanzleien soll dabei helfen, den Einstieg in die Digitalisierung zu erleichtern und praxisnahe Tipps und Anleitungen für eine erfolgreiche Umsetzung zu bieten. In diesem Handbuch finden Steuerkanzleien alle wichtigen Informationen rund um die Digitalisierung, angefangen bei der Einführung digitaler Arbeitsprozesse bis hin zur Nutzung von spezialisierten Steuer-Software-Lösungen. Dabei werden auch rechtliche Rahmenbedingungen und Datenschutzaspekte berücksichtigt.

Ihr Aushängeschild: Die Website

Eine gut gestaltete und ansprechende Website ist heutzutage unverzichtbar für jede Steuerkanzlei. Ihre Website ist das Aushängeschild Ihres Unternehmens und dient als erste Anlaufstelle für potenzielle Mandanten, die Ihre Dienstleistungen in Anspruch nehmen möchten. Eine professionelle und informative Website kann Ihnen dabei helfen, Vertrauen bei Ihren Mandanten aufzubauen und Ihre Reichweite zu erhöhen.

Hosting

Eine zuverlässige und schnelle Website ist heutzutage ein Muss für jedes Unternehmen, auch für Steuerkanzleien. Damit Ihre Website jederzeit verfügbar ist und reibungslos funktioniert, benötigen Sie ein leistungsstarkes Hosting. IONOS bietet hierfür eine hervorragende Lösung zu fairen Preisen.

IONOS ist einer der führenden Hosting-Anbieter in Deutschland und bietet eine Vielzahl von Hosting-Optionen für Websites jeder Größe an. Von Shared Hosting für kleine Websites bis hin zu dedizierten Servern für anspruchsvolle Webanwendungen.

Die Vorteile von IONOS Hosting sind zahlreich. Zum Beispiel ist die Verfügbarkeit der Website durch die Verwendung von erstklassigen Servern und Hochleistungsnetzwerken gewährleistet. Die Server werden regelmäßig gewartet und aktualisiert, um höchste Sicherheit und Leistung zu gewährleisten. Auch das Thema Datenschutz wird bei IONOS großgeschrieben, was für Steuerkanzleien besonders wichtig ist.

IONOS Vorteile
Kanzleifuchs erklärt: Darum sollten Sie IONOS nutzen

Dank des leistungsfähigen IONOS Control Panels ist die Einrichtung und Verwaltung von Websites und E-Mail-Konten kinderleicht und kann auch von weniger erfahrenen Nutzern durchgeführt werden. Zusätzlich bietet IONOS eine hervorragende Kundenbetreuung, die bei Fragen und Problemen jederzeit zur Verfügung steht.

Die Kosten für IONOS Hosting variieren je nach gewähltem Paket und Leistungsumfang. Für kleine bis mittlere Steuerkanzleien eignet sich zum Beispiel das „WordPress Hosting“-Paket das bereits ab 1€ pro Monat erhältlich ist. Hierin enthalten sind unter anderem 50GB SSD Speicherplatz, 5 E-Mail Adressen, 15 GB RAM und ein SSL-Zertifikat.

Insgesamt ist IONOS eine exzellente Wahl für Steuerkanzleien, die eine zuverlässige und leistungsstarke Hosting-Lösung benötigen. Die Preise sind fair und transparent, der Kundenservice ist ausgezeichnet und die Sicherheit wird großgeschrieben. Probieren Sie es aus und erleben Sie die Vorteile von IONOS Hosting!

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Content Management System

Content-Management-Systeme (CMS) sind eine wesentliche Grundlage für den Aufbau und die Verwaltung von Websites. Ein gutes CMS erleichtert es Steuerkanzleien, ihre Website zu pflegen und neue Inhalte hinzuzufügen, ohne dass technische Kenntnisse erforderlich sind. WordPress ist eines der beliebtesten CMS und bietet zahlreiche Vorteile für Steuerkanzleien.

WordPress ist ein Open-Source-CMS und bietet eine Fülle von Funktionen und Optionen, um eine professionelle und ansprechende Website aufzubauen. Einer der größten Vorteile von WordPress ist seine Benutzerfreundlichkeit. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht es auch Nicht-Technikern, Inhalte zu erstellen und zu verwalten.

Ein weiterer Vorteil von WordPress ist die Flexibilität. Es gibt tausende von Themes und Plugins, mit denen Steuerkanzleien ihre Website individuell gestalten und anpassen können. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Website perfekt zu Ihrer Marke und Ihren Anforderungen passt.

WordPress ist auch SEO-freundlich, was bedeutet, dass Ihre Website besser gefunden wird. Die meisten Themes und Plugins sind so gestaltet, dass sie die Suchmaschinenoptimierung unterstützen und es Ihnen leicht machen, Ihre Website für Suchmaschinen zu optimieren.

Darüber hinaus ist WordPress auch sehr sicher. Das CMS wird regelmäßig aktualisiert und bietet zahlreiche Funktionen, um Ihre Website vor Angriffen und Hackern zu schützen. In Verbindung mit einem guten Hosting-Service, wie z.B. IONOS, können Sie sicher sein, dass Ihre Website immer geschützt ist.

WordPress Vorteile
Kanzleifuchs erklärt: Darum sollten Sie WordPress nutzen

Compliance

Für eine Steuerkanzlei ist es wichtig, dass ihre Website in Bezug auf die DSGVO konform ist. Dies bedeutet, dass alle personenbezogenen Daten, die auf der Website gesammelt werden, geschützt und rechtmäßig verarbeitet werden müssen. Dazu gehört auch, dass die Websitebesucher über die Datenverarbeitung informiert werden und ihre Zustimmung geben müssen. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass die Website über eine sichere Verbindung verfügt, um die Datenübertragung zu schützen. Darüber hinaus müssen die Websitebetreiber sicherstellen, dass die auf der Website verwendeten Cookies ordnungsgemäß dokumentiert und den Besuchern angezeigt werden. Eine Datenschutzerklärung ist ein wesentlicher Bestandteil der Compliance einer Website im Hinblick auf die DSGVO für eine Steuerkanzlei.

Terminfindung

Bereiten Sie dem mühsamen E-Mail-Austausch und Anrufen für eine Terminvereinbarung ein Ende und nutzen Sie für Ihre Steuerkanzlei ein Online-Terminfindungstool. Über Calendly können Mandanten verfügbare Termine einsehen und einen auswählen, der für sie passt. Dies spart sowohl der Kanzlei als auch den Mandanten Zeit und Stress. Dank der zahlreichen Kalenderintegrationen zu Google Kalender, Outlook und iCloud können Sie effektiv Termine managen. Mithilfe von Automatisierungen wie dem Verschicken von Terminerinnerungen reduzieren Sie die Wahrscheinlichkeit von Terminausfällen und verbessern das Mandantenerlebnis.

Stellenausschreibung

Bei der Veröffentlichung von Stellenausschreibungen auf der Website sollten Steuerkanzleien verschiedene Aspekte berücksichtigen, um eine erfolgreiche und rechtlich einwandfreie Suche nach neuen Mitarbeitern zu gewährleisten. Hier sind einige Punkte, auf die Steuerkanzleien bei der Veröffentlichung von Stellenausschreibungen achten sollten:

  1. Diskriminierungsfreiheit: Steuerkanzleien sollten sicherstellen, dass die Stellenausschreibungen diskriminierungsfrei sind und keine Anforderungen an bestimmte Geschlechter, Alter, Nationalitäten oder Religionen stellen. Auch die Verwendung von gendergerechter Sprache ist wichtig, um diskriminierende Formulierungen zu vermeiden.
  2. Stellenbeschreibung: Die Stellenbeschreibung sollte klar und detailliert sein und die Anforderungen sowie die Verantwortlichkeiten der Position umfassen. Dies hilft, geeignete Kandidaten anzuziehen und unnötige Bewerbungen zu vermeiden.
  3. Anforderungen: Steuerkanzleien sollten nur Anforderungen für die Stelle formulieren, die tatsächlich notwendig sind. Übermäßige Anforderungen können qualifizierte Kandidaten abschrecken.
  4. Gleichbehandlung: Alle Bewerber sollten gleich behandelt werden und der Auswahlprozess sollte fair und transparent sein.
  5. Datenschutz: Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Bewerbern sollte im Einklang mit den Datenschutzvorschriften stehen und transparent kommuniziert werden.
  6. Bewerbungsfrist: Die Bewerbungsfrist sollte klar angegeben sein, um Bewerbern eine angemessene Frist zur Einreichung ihrer Bewerbungen zu geben.
  7. Kontaktinformationen: Steuerkanzleien sollten klare Kontaktinformationen angeben, damit Bewerber Fragen stellen und sich über den Bewerbungsprozess informieren können.

E-Mail Newsletter

Nutzen Sie auf Ihrer Website verschiedene Lead-Magneten, um möglichst viele E-Mail Newsletter Eintragungen zu bekommen. E-Mail Marketing ist für Steuerkanzleien ein wichtiger Kanal, um mit ihren Mandanten und Interessenten in Kontakt zu bleiben und ihre Dienstleistungen zu bewerben. Ein gut gestalteter Newsletter kann dazu beitragen, Mandantenbeziehungen zu stärken, neue Mandanten zu gewinnen und das Vertrauen in die Kanzlei zu erhöhen.
Wir empfehlen als E-Mail Newsletter-Tool KlickTipp, da dieses Tool einer der wenigsten ist, welches datenschutzrechtliche Anforderungen erfüllt.

Als zertifizierter Datenschutz-Service stellt Klick-Tipp sicher, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften erfolgt und somit auch für Steuerkanzleien eine sichere und datenschutzkonforme Lösung darstellt.

Erfahren Sie mehr zu KlickTipp.

SEO-Tools

Sie wollen mehr Sichtbarkeit für Ihre Steuerkanzlei ohne dabei hohe Werbekosten zu verursachen? Dann sollten Sie auf Suchmaschinenoptimierung (SEO) setzen! Mit SEO können Sie Ihre eigene Website und somit auch die Dienstleistungen Ihrer Steuerkanzlei für potenzielle Mandanten und Bewerber besser auffindbar machen. Hier unterstützt Sie das SEO-Tool von Ahrefs.

Ahrefs bietet eine Vielzahl von Funktionen und Tools, die dabei helfen, die SEO-Performance einer Website zu analysieren und zu verbessern. Dazu gehören unter anderem ein Keyword-Explorer, ein Site-Explorer und ein Content-Explorer.

Mit dem Keyword-Explorer von Ahrefs können Steuerkanzleien relevante Keywords für ihre Website identifizieren und herausfinden, wie oft nach diesen Begriffen gesucht wird. Auf diese Weise können sie ihre Inhalte gezielt auf die Interessen ihrer Zielgruppe ausrichten und ihre Sichtbarkeit in den Suchergebnissen verbessern.

Mit dem Site-Explorer von Ahrefs können Steuerkanzleien ihre Website analysieren und Schwachstellen identifizieren, die die SEO-Performance beeinträchtigen können. Der Content-Explorer ermöglicht es, erfolgreiche Inhalte von Wettbewerbern zu analysieren und zu verstehen, was bei den Zielgruppen gut ankommt. So können Steuerkanzleien ihre eigene Content-Strategie optimieren und erfolgreiche Inhalte erstellen.

Insgesamt ist Ahrefs ein leistungsstarkes SEO-Tool, das Steuerkanzleien dabei helfen kann, ihre Sichtbarkeit in den Suchmaschinenergebnissen zu erhöhen und ihre Online-Marketing-Strategie zu optimieren.

Prozessoptimierung / Digitalisierung der Steuerkanzlei

Kanzleisoftware

Kanzleisoftware ist eine wichtige Unterstützung für Steuerkanzleien bei der Verwaltung und Bearbeitung von Mandanten- und Buchhaltungsdaten. Mit einer passenden Software können Routineaufgaben automatisiert, Prozesse optimiert und die Zusammenarbeit mit Mandanten verbessert werden. Lesen Sie: geigerASP vs. DATEVasp: Der große Vergleich 2023.
Die Auswahl an Kanzleisoftware ist groß. Im Folgenden finden Sie einen Auszug der besten Kanzleisoftware.

DATEV EO Comfort

Was sollte wer bis wann nochmal erledigen?
Im Tagesgeschäft jeder Steuerkanzlei häufen sich kleine Anfragen, die mit der Zeit plötzlich Überhand nehmen. Steuerberater stellen sich häufig die Frage, ob die Arbeit überhaupt noch rentabel ist. Gut, wenn Sie DATEV Eigenorganisation comfort nutzen, eine Software, die eine strukturierte, transparente und wirtschaftliche Kanzleiarbeit unterstützt.

Microsoft 365

Gestalten Sie die interne Kanzleizusammenarbeit effizienter und produktiver mit Microsoft 365. Microsoft 365 (ehemals Office 365) ist ein cloudbasierter Service, der eine Reihe von Anwendungen und Diensten wie E-Mail, Kalender, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen und mehr bietet.
Mit dem Abonnement-Modell können Steuerkanzleien auch sicherstellen, dass sie stets Zugang zu den neuesten Anwendungen und Diensten haben.
Zu den Vorteilen von Microsoft 365 zählen:

  1. Zusammenarbeit: Microsoft 365 ermöglicht es mehreren Benutzern, in Echtzeit an Dokumenten zu arbeiten und Änderungen zu verfolgen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern einer Steuerkanzlei und fördert die Effizienz.
  2. Flexibilität: Da Microsoft 365 in der Cloud gehostet wird, können Steuerkanzleien von überall aus auf ihre Anwendungen und Dienste zugreifen, solange sie eine Internetverbindung haben. Dies ermöglicht eine höhere Flexibilität und Mobilität für die Arbeit.
  3. Datensicherheit: Microsoft 365 bietet erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Mehr-Faktor-Authentifizierung und Verschlüsselung, um die Daten der Steuerkanzlei zu schützen.
  4. Automatisierung: Mit Microsoft 365 können Steuerkanzleien Prozesse automatisieren und die Effizienz steigern. Beispielsweise können repetitive Aufgaben wie das Erstellen von Rechnungen automatisiert werden, um Zeit und Ressourcen zu sparen.
  5. Aktualität: Durch das Abonnement-Modell von Microsoft 365 werden Anwendungen und Dienste regelmäßig aktualisiert und verbessert, um den Anforderungen und Bedürfnissen der Nutzer gerecht zu werden.

Digitale Unterschriften

Schluss mit langwierigen Prozess der Dokumentenunterzeichnung! Heutzutage kann es sich keine Steuerkanzlei mehr leisten, Wochen oder sogar Monate auf eine Unterschrift für Steuerdokumente zu warten. Digitale Signatursoftware ist eine Technologie, die es ermöglicht, digitale Signaturen auf Dokumenten zu erstellen und zu verifizieren. Für Steuerkanzleien kann DocuSign ein wertvolles Werkzeug sein, um den Prozess der Dokumentenunterzeichnung zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Mandantensoftware

Mandantensoftware ermöglicht es Steuerkanzleien, ihre Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und den Austausch von Daten und Informationen mit ihren Mandanten zu vereinfachen. Mit einer Mandantensoftware können beispielsweise Steuererklärungen digital ausgefüllt und übermittelt werden oder der Mandant kann Einsicht in seine Buchhaltungsdaten nehmen. Dadurch wird die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant verbessert und Zeit gespart. Wir stellen Ihnen die besten Mandantensoftware im Folgenden vor.

kanzlei.land

Einfach, bequem und sicher mit Mandanten digital zusammenarbeiten – kanzlei.land ist DIE unkomplizierte Mandantenplattform.
Neben Dokumentenverwaltung und -austausch, Finanzbuchhaltung und Belegbereitstellung, Personalverwaltung und Einkommensteuer-Assistenten können auch Nachrichten und Aufgaben gemeinsam ausgetauscht werden. Ebenso gibt es Schnittstellen zu DATEV, GetMyInvoices, kontool, Opti.Tax und weiteren Partnern. Die Plattform wird mit zahlreichen Kanzleien und Mandanten entwickelt.

AccountOne

Ihre E-Commerce Mandanten bereiten Ihnen auch Kopfschmerzen? Viele Steuerkanzleien stehen vor der Herausforderung, dass die Belege von Onlinehändlern schwer zugeordnet werden können und die Mehrwertsteuer nicht richtig berechnet wurde. Hier kommt AccountOne ins Spiel: AccountOne ist DIE Schnittstelle zwischen Steuerberater und E-Commerce-Mandant. In AccountOne erfolgt die vollautomatische Zuordnung der Zahlungsströme zu den Erlösen. Aus den daraus gewonnen Daten können Exporte für die Buchhaltung oder den Steuerberater bereitgestellt werden.

AccountOne bietet die vollautomatische Schnittstelle, die aus Onlineverkäufen über Amazon, eBay, oder den Onlineshop automatisch Buchhaltungsimporte erstellt die in jedes Buchhaltungssystem mit Datevschnittstelle eingelesen werden können.

Pleo

Pleo ist ein Tool für das Ausgabenmanagement, das die Abrechnung und Buchhaltung automatisiert und vereinfacht. Mit Pleo werden Karten- und Barauslagen vorkontiert, welche von der Buchhaltung geprüft werden. Anschließend werden alle Daten einschließlich der Belege nahtlos über den Rechnungsdatenservice 1.0 an DATEV Unternehmen online übertragen. Für Steuerberater bietet das Partner Portal von Pleo die Möglichkeit, ihre Mandanten einfach zu registrieren und zu verwalten. Außerdem können sie die Übertragung der Daten und Belege selbst initiieren.

GetMyInvoices

GetMyInvoices ist eine innovative Software, die für Unternehmen eine wichtige Zeit- und Kostenersparnis bedeutet. Die Plattform ermöglicht einen automatischen Download von Rechnungen aus über 10.000 Quellen und bietet zahlreiche Verwaltungsoptionen, um die Buchhaltung zu vereinfachen. GetMyInvoices sammelt Rechnungen aus Kundenportalen und verknüpften E-Mail-Postfächern automatisch ein. Die Scan-App erleichtert das Einpflegen von Belegen in das System.

Die individuelle Kategorisierung, Überprüfung und Bezahlung von Dokumenten ist mit GetMyInvoices problemlos möglich. Die Software bietet zahlreiche Optionen, um die Buchhaltung zu automatisieren und den Überblick über die Finanzen zu behalten. Im Anschluss an die Verwaltung werden die gesammelten Daten direkt an DATEV Unternehmen online übertragen, um eine nahtlose Integration in die Buchhaltungssoftware zu gewährleisten.

Datengetriebene Entscheidungen treffen

Der Marktführer: Power BI

Starre Auswertungsmöglichkeiten stellen für viele Kanzleien ein großes Problem dar. Power BI ist eine Business Intelligence-Plattform von Microsoft, die Steuerkanzleien dabei unterstützt, komplexe Daten zu visualisieren und zu analysieren. Mit Power BI können Steuerkanzleien Daten aus verschiedenen Quellen wie Buchhaltungs- und ERP-Systemen zusammenführen und in aussagekräftige Berichte und Dashboards umwandeln. Dies ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung und verbessert die Effizienz in der Kanzlei. Lesen Sie hierzu: Kanzleicontrolling mit Power BI: Mehr Erfolg für Steuerberater.

Controlling Dashboard

Haben Sie alle Ihre Kanzlei-Kennzahlen im Blick? Mit einem Controlling Dashboard können erhalten Sie den 360° Blick auf Ihre Kanzlei.

🗓️ Terminfindung für Steuerkanzleien: Die 3 besten Tools im Vergleich (2023)

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Online Terminfindung Tool

In Zeiten von Online-Beratungsterminen und digitalen Lösungen ist es für Steuerkanzleien unverzichtbar geworden, eine einfache und effektive Terminvereinbarung mit ihren Mandanten zu ermöglichen. Eine gute Terminplanung kann Zeit und Ressourcen sparen und eine höhere Mandantenzufriedenheit fördern. In diesem Beitrag werden die drei besten Online-Terminplaner für Steuerkanzleien verglichen:
Calendly, Calenso und Terminland.

Schnell und einfach zu bedienen: Calendly

Calendly ist ein benutzerfreundliches Tool zur Terminvereinbarung, das eine nahtlose Integration in bestehende Kalender wie Google Kalender, iCloud oder Microsoft Outlook bietet. Dieses Tool ist ideal für Steuerberatungskanzleien, die viele Termine und Beratungen durchführen, da es eine automatisierte Terminvergabe ermöglicht und Zeit für manuelle Terminabstimmungen spart. Calendly bietet eine Vielzahl von Terminoptionen, einschließlich Einzeltermine, Gruppentermine und Serientermine, und ermöglicht es Mandanten, Termine auf der Grundlage der Verfügbarkeit des Steuerberaters zu buchen. Zudem können Erinnerungen und Bestätigungen automatisch an die Mandantengesendet werden.

Funktionen

  • Kalenderintegration: Calendly kann in verschiedene Kalender integriert werden, einschließlich Google, Outlook und iCloud. Dies erleichtert die Planung und Verwaltung von Terminen.
  • Terminerinnerungen: Calendly sendet automatisch Erinnerungen an Kunden, bevor der Termin stattfindet, um sicherzustellen, dass sie daran denken.
  • Automatisierte Terminvergabe: Calendly bietet automatisierte Terminvergabe, die es Kunden ermöglicht, Termine zu vereinbaren, ohne dass sie mit einem Mitarbeiter sprechen müssen.
  • Flexible Terminoptionen: Calendly ermöglicht es Benutzern, verschiedene Terminoptionen zur Verfügung zu stellen, einschließlich der Dauer des Termins und der verfügbaren Zeitfenster.
  • Reservierungssystem: Calendly bietet ein Reservierungssystem, das es Benutzern ermöglicht, Termine zu blockieren, wenn sie nicht verfügbar sind.
  • Zeitersparnis: Calendly spart Benutzern Zeit, indem es ihnen ermöglicht, Termine automatisch zu planen und zu organisieren.

VorteileNachteile
✅Einfach zu bedienen dank benutzerfreundlichen Oberfläche❌ Kostenlose Version hat nur beschränkte Funktionen
✅Nahtlose Integration in bestehende Kalender❌ Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten
✅Automatische Erinnerungen und Bestätigungen❌ Das Design könnte einfacher sein
Vor- und Nachteile von Calendly

Das Schweizer-Taschenmesser: calenso

calenso logo

Calenso ist ein webbasiertes Terminplanungstool, das eine benutzerfreundliche und effiziente Terminplanung ermöglicht. Es ist ideal für Steuerberatungskanzleien, da es eine nahtlose Integration mit Google Kalender bietet und eine einfache Terminvereinbarung mit Mandanten ermöglicht. Calenso bietet eine automatisierte Terminvergabe und ermöglicht es Mandanten , Termine auf der Grundlage der Verfügbarkeit des Steuerberaters zu buchen. Zudem bietet es die Möglichkeit, Gruppentermine und Serientermine zu erstellen. Calenso bietet auch eine Vielzahl von Anpassungsmöglichkeiten und Integrationen mit anderen Tools.

Funktionen

  • Automatisierte Terminvergabe: Calenso bietet automatisierte Terminvergabe, die es Kunden ermöglicht, Termine zu vereinbaren, ohne dass sie mit einem Mitarbeiter sprechen müssen.
  • Flexible Terminoptionen: Calenso ermöglicht es Benutzern, verschiedene Terminoptionen zur Verfügung zu stellen, einschließlich der Dauer des Termins und der verfügbaren Zeitfenster.
  • Kalenderintegration: Calenso kann in verschiedene Kalender integriert werden, einschließlich Google, Outlook und iCloud. Dies erleichtert die Planung und Verwaltung von Terminen.
  • Online-Buchung: Calenso ermöglicht es Mandanten, online Termine zu buchen, was die Terminvereinbarung erleichtert.
  • Online-Payment: Mit der Online-Bezahlfunktion können Sie Ihre Währung und Ihre MwSt. selbst wählen. Ihre Mandanten können bei der Terminvereinbarung die Dienstleistung gleich bezahlen. Somit sparen Sie noch mehr Zeit, da der Einkassierschritt übersprungen werden kann.
  • Automatisierte Erinnerungen: Calenso sendet automatisch Erinnerungen an Mandanten, bevor der Termin stattfindet, um sicherzustellen, dass sie daran denken.
  • Terminmanagement: Calenso ermöglicht es Benutzern, Termine einfach zu planen und zu organisieren.

VorteileNachteile
✅Swiss-Hosting mit DSGVO-Konformität❌ Kostenlose Version hat nur beschränkte Funktionen
✅Mehrsprachige Buchungsprozesse möglich❌ Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten
✅Übersichtliches Dashboard zur Mandanten- und Mitarbeiterverwaltung❌ Das Design könnte einfacher sein
Vor- und Nachteile von Calendly

Der DATEV-Partner: Terminland

Ihre Kanzlei kann von der Nutzung von Terminland profitieren, indem Sie Ihre Kanzleisoftware um eine einfache und sichere Online-Terminbuchungslösung ergänzen. Mit Terminland können Ihre Klienten rund um die Uhr Termine online buchen und dadurch das Anrufaufkommen in Ihrer Steuerkanzlei entlasten. Durch das zusätzliche Angebot der Online-Terminvergabe haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für ihre tägliche Arbeit. Zudem haben viele Mandanten oft keine Zeit, während Ihrer Telefon- oder Bürozeiten Termine zu vereinbaren, was die Terminvereinbarung erschwert. Mit Terminland können Sie diesen Mandanten eine bequeme und flexible Möglichkeit bieten, Termine zu vereinbaren und somit ihre Zufriedenheit steigern.

Funktionen

  • Online Terminbuchung für klassische Internetbrowser und Smartphones
  • Flexible Abbildung von Terminbuchungsregeln
  • Automatische Buchungsbestätigung per E-Mail
  • Automatische Terminerinnerung per E-Mail oder SMS
  • Videochat-Integration
  • Online-Payment
  • Mehrsprachigkeit
  • Synchronisation mit MS Exchange und Outlook 365
  • Ressourcenverwaltung (Räume, Geräte, …).
  • Test- und Produktionsumgebung mit Transportsystem

VorteileNachteile
✅Hohe Anpassungsmöglichkeit an die Bedürfnisse der Kanzlei❌ Weniger Funktionen als Calendly und Calenso
✅Kostenlose Testphase❌ Nicht so bekannt wie andere Tools zur Terminvereinbarung
✅Datenspeicherung in ISO-zertifiziertem Rechenzentrum
Vor- und Nachteile von Terminland

🏆 geigerASP vs. DATEVasp: Vergleich 2023

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geigerasp vs. datevasp

geigerASP und DATEVasp sind zwei der führenden Cloud-Softwarelösungen für Steuerkanzleien. Beide Plattformen bieten eine breite Palette an Funktionen und Services, die den Steuerprozess effizienter und reibungsloser gestalten. Doch welche der beiden ist die bessere Wahl für Ihre Kanzlei? In diesem Blogbeitrag werden wir die beiden Systeme miteinander vergleichen und ihre Vor- und Nachteile erörtern.

geigerASP

geigerASP ist eine Cloud-Softwarelösung, die von der geiger-Gruppe entwickelt wurde. Das Programm bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter Buchhaltung, Lohnabrechnung und Steuererklärungen. geigerASP zeichnet sich durch seine intuitive Benutzeroberfläche und seine Integration von Drittanbieter-Software aus. Es bietet auch eine sichere, verschlüsselte Datenübertragung und -speicherung.

Funktionen:

  • Elektronische Unterschriften: geigerASP bietet die Möglichkeit, elektronische Unterschriften zu erstellen und zu verwalten. Die elektronischen Unterschriften können auf verschiedene Arten erstellt werden, wie z.B. durch die Verwendung von Signaturkarten, Signaturstickern oder Signaturpads.
  • Dokumentenmanagement: geigerASP bietet ein umfassendes Dokumentenmanagement-System, das es Steuerkanzleien ermöglicht, Dokumente in einer sicheren und geschützten Umgebung zu speichern und zu verwalten.
  • Workflow-Management: geigerASP bietet eine Workflow-Management-Funktion, die es Steuerkanzleien ermöglicht, Arbeitsabläufe zu definieren und zu automatisieren. Dies führt zu einer höheren Effizienz und einer schnelleren Bearbeitung von Dokumenten.
  • Integration mit DATEV und anderen Steuerberater-Software: geigerASP lässt sich nahtlos in andere Steuerberater-Software integrieren, insbesondere in DATEV. So können Steuerkanzleien die Vorteile der elektronischen Signatur in ihren bestehenden Workflows nutzen.
VorteileNachteile
✅Einfach zu bedienen🚫 Fehlendes Dokumentenmanagementsystem
✅Gute Integrierbarkeit zu anderen Steuerberater-Software🚫 Begrenzte Skalierbarkeit
✅Elektronische Unterschrift nach EU-eIDAS Verordnung🚫 Eingeschränkte Funktionalität im Vergleich zu DATEVasp
Vor- und Nachteile von geigerASP im Überblick

Vorteile

  • Einfache Bedienung: geigerASP ist eine benutzerfreundliche Software, die sich einfach bedienen lässt.
  • Integrierbarkeit: geigerASP lässt sich nahtlos in andere Steuerberater-Software integrieren. Insbesondere die Integration mit DATEV ist ein großer Vorteil für Steuerkanzleien, die bereits DATEV nutzen.
  • Sicherheit: geigerASP bietet eine hohe Sicherheit für elektronische Unterschriften. Die Software erfüllt die Anforderungen der EU-eIDAS-Verordnung und bietet eine rechtlich sichere und vertrauenswürdige Lösung.

Nachteile

  • Kein eigenes Dokumentenmanagement-System: Obwohl geigerASP eine Workflow-Management-Funktion bietet, fehlt eine eigenständige Dokumentenmanagement-Funktion. Steuerkanzleien müssen daher ein separates Dokumentenmanagement-System verwenden, um ihre Dokumente zu verwalten.
  • Begrenzte Skalierbarkeit: geigerASP ist für kleinere bis mittlere Steuerkanzleien geeignet, die ein überschaubares Dokumenten- und Workflow-Management haben. Für größere Steuerkanzleien oder Unternehmen mit umfangreichen Workflows und Dokumentenmanagement ist die Skalierbarkeit von geigerASP begrenzt.
  • Eingeschränkte Funktionalität im Vergleich zu DATEVasp: Im Vergleich zu DATEVasp bietet geigerASP eine eingeschränktere Funktionalität. Insbesondere im Bereich des Dokumentenmanagements und der Skalierbarkeit gibt es Unterschiede.

DATEVasp

DATEVasp ist eine Cloud-Softwarelösung, die von der DATEV eG entwickelt wurde. Das Programm bietet eine breite Palette von Funktionen, die speziell für Steuerberater und Steuerberatungsgesellschaften konzipiert sind. Zu den Funktionen gehören Buchhaltung, Lohnabrechnung, Steuererklärungen und vieles mehr. DATEVasp zeichnet sich durch seine benutzerfreundliche Oberfläche und seine hohe Anpassungsfähigkeit aus. Es bietet auch eine breite Palette von Integrationen, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren.

VorteileNachteile
✅Nahtlose Integration in andere DATEV Produkte🚫 Benutzerfreundlichkeit
✅Umfangreiche Funktionen in Buchhaltung sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung🚫 Keine flexible Lösung
✅Elektronische Unterschrift nach EU-eIDAS Verordnung
Vor- und Nachteile von DATEVasp im Überblick

Vorteile

  • Eletronische Signatur: Die digitalen Signaturfunktionen von DATEVasp ermöglichen es Steuerkanzleien, Dokumente elektronisch und rechtskonform zu signieren und zu archivieren. Die Software unterstützt verschiedene Arten von elektronischen Signaturen. Dazu gehören: Einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen, sowie die Einhaltung der EU-Verordnung eIDAS und der deutschen Signaturgesetzgebung.
  • Vielfältige Funktionen: Neben den Signaturfunktionen bietet DATEVasp auch eine breite Palette von anderen Funktionen, die für Steuerkanzleien nützlich sein können. Dazu gehören die automatisierte Buchhaltung und die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Unterstützung bei der Erstellung von Steuererklärungen und die Verwaltung von Dokumenten und Aufgaben.
  • Nahtlose Integrierbarkeit: Ein weiterer Vorteil von DATEVasp ist, dass es nahtlos mit anderen DATEV-Produkten integriert werden kann, wie z.B. dem Rechnungswesen-Programm DATEV Unternehmen Online. Dadurch können Steuerkanzleien ihre Arbeitsabläufe optimieren und die Effizienz steigern.

Nachteile

  • Unflexible Lösung: Ein Nachteil von DATEVasp ist jedoch, dass es möglicherweise nicht so flexibel wie andere Lösungen ist. Die Software ist speziell auf die Bedürfnisse von Steuerkanzleien zugeschnitten und bietet möglicherweise nicht die gleiche Anpassungsfähigkeit wie andere Lösungen.
  • Benutzerfreundlichkeit: Im Vergleich zu geigerASP bietet DATEVasp eine breitere Palette von Funktionen, insbesondere in den Bereichen Buchhaltung und Lohn- und Gehaltsabrechnung. Es ist auch besser integriert in andere DATEV-Produkte und hat eine längere Geschichte auf dem Markt. Allerdings ist geigerASP möglicherweise flexibler und bietet eine einfachere Benutzeroberfläche.

Fazit

Insgesamt ist die Wahl zwischen DATEVasp und geigerASP von den individuellen Bedürfnissen der Steuerkanzlei abhängig. Wenn eine Steuerkanzlei eine umfassende Lösung sucht, die nahtlos in andere DATEV-Produkte integriert werden kann, ist DATEVasp die bessere Wahl. Wenn die Flexibilität und die Benutzerfreundlichkeit wichtiger sind, könnte geigerASP die bessere Option sein.

Wahrscheinlich sind Steuerkanzleien, die bereits andere DATEV-Produkte nutzen, am besten mit DATEVasp bedient. Steht bei Ihnen jedoch Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit an oberster Stelle, könnte geigerASP die bessere Wahl sein. In jedem Fall ist es wichtig, die Bedürfnisse der Steuerkanzlei sorgfältig zu prüfen und eine gründliche Analyse durchzuführen, bevor eine Entscheidung getroffen wird.

Lesen Sie hierzu 👉 Das ultimative Digitalisierungs-Handbuch für Steuerkanzleien

✍️ Die besten digitalen Signatur-Software für Steuerkanzleien (2023)

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E-Signatur

In Zeiten der Digitalisierung ist es für Steuerkanzleien von großer Bedeutung, mit wenig Zeit- und Kostenaufwand Dokumente elektronisch zu unterzeichnen und zu versenden. E-Signature-Tools bieten hierbei eine schnelle, einfache und datenschutzkonforme Alternative zu physischen Dokumenten und händischen Unterschriften. Die Verwendung von elektronischen Unterschriften stellt sicher, dass sensible Dokumente verschlüsselt und nur für die beteiligten Personen zugänglich sind. Viele E-Signature-Tools bieten zudem Design-Templates, Dokumenten Workflows und modulare Baukastensysteme, um den Signaturprozess effizienter zu gestalten.

In diesem Blogbeitrag werden wir uns die besten digitalen Signatur-Software für Steuerkanzleien im Jahr 2023 im Überblick ansehen.

Vorteile von elektronische Unterschriften

Elektronische Unterschriften sind im Bereich von Kauf- oder Arbeitsverträgen sowie anderen sensiblen Dokumenten eine effiziente Lösung. Es gibt drei Arten von elektronischen Signaturen: Einfache elektronische Signaturen, fortgeschrittene elektronische Signaturen und qualifizierte elektronische Signaturen. Letztere sind am sichersten und erfüllen alle Anforderungen der eIDAS-Verordnung der EU.

Durch die Verwendung elektronischer Unterschriften können viele Prozesse in der öffentlichen Verwaltung, der Justiz, im E-Government, E-Justice, E-Commerce, vor allem in Steuerkanzleien einfacher und schneller abgewickelt werden. Dabei bietet die rechtliche Sicherheit durch die qualifizierte elektronische Signatur eine höhere Beweiskraft und schützt vor rechtlichen Risiken. Im Gegensatz zu physischen Dokumenten, die mühsam unterschrieben werden müssen, kann eine elektronische Signatur mit nur wenigen Klicks erfolgen.

Selbst wenn eine weitere Identitätsprüfung nötig ist, ist dies in der Regel schnell erledigt und deutlich schneller als das Hinzufügen einer händischen Unterschrift auf physischen Dokumenten. Zudem ist es theoretisch nicht möglich, die Unterschrift im Nachhinein abzustreiten, da sie auf verschiedene Weise verifiziert werden kann, wie beispielsweise durch eine eingescannte Unterschrift, ein Scan des Personalausweises oder des Führerscheins oder durch die Überprüfung der E-Mail-Adresse.

Lesen Sie hierzu 👉 Das ultimative Digitalisierungs-Handbuch für Steuerkanzleien

Anwendung von digitalen Unterschriften

Elektronische Signaturen können in vielen verschiedenen Situationen genutzt werden. Dazu gehören:

  1. Verträge: Steuerkanzleien können digitale Signaturprogramme nutzen, um Verträge mit Mandanten, Partnern und Dienstleistern elektronisch zu unterzeichnen. Dies kann den Prozess beschleunigen und die Notwendigkeit physischer Dokumente und händischer Unterschriften beseitigen.
  2. Bewerbungsunterlagen: Wenn eine Steuerkanzlei Stellenangebote ausschreibt, kann sie digitale Signaturprogramme nutzen, um Bewerbungsunterlagen elektronisch zu unterzeichnen und somit den Einstellungsprozess zu beschleunigen.
  3. Finanztransaktionen: Steuerkanzleien können digitale Signaturprogramme nutzen, um SEPA-Lastschriftmandate und andere Finanztransaktionen sicher und rechtlich verbindlich zu machen.
  4. Datenschutzerklärungen und AGBs: Steuerkanzleien können digitale Signaturprogramme nutzen, um Mandanten und Kunden zu bitten, Datenschutzerklärungen, AGBs und andere Dokumente zu unterzeichnen, die für die Geschäftsbeziehung erforderlich sind.
  5. Geheimhaltungserklärungen: Steuerkanzleien können digitale Signaturprogramme nutzen, um Geheimhaltungserklärungen von Mandanten und Mitarbeitern zu sammeln, um vertrauliche Informationen zu schützen.
  6. Dokumentenmanagement: Digitale Signaturprogramme bieten auch Vertragsmanagement-Funktionen, die es Steuerkanzleien ermöglichen, Dokumente in einer zentralen Datenbank zu speichern und zu verwalten. Dies kann die Effizienz und Sicherheit verbessern.
  7. Integration mit anderen Systemen: Digitale Signaturprogramme können in CRM-, ERP- und HR-Systeme integriert werden, um Prozesse zu automatisieren und Zeit zu sparen.

Die Verwendung von qualifizierten elektronischen Signaturen ist besonders empfehlenswert, da sie durch die eiDAS-Verordnung der EU und ihre Sicherheitskriterien geschützt sind. Sie erfüllen alle Anforderungen an Identifizierung, Vertraulichkeit, Integrität, Authentizität und Sicherheit und entsprechen damit der Schriftform. Hierbei spielen auch die Zertifizierungsstellen, Certificate-Authorities und Trust-Service-Provider eine wichtige Rolle. Durch die Verwendung von E-Signature-Software und Multi-Faktor-Authentifizierung kann die Sicherheit noch weiter erhöht werden.

Insgesamt bietet die Verwendung von Online-Unterzeichnungen viele Vorteile und kann in vielen Bereichen des Lebens eingesetzt werden. Elektronische Unterschriften erleichtern Prozesse und bieten gleichzeitig Schutz vor rechtlichen Risiken.

Die besten E-Signatur Software im Überblick

Die unangefochtene Nummer 1: DocuSign

DocuSign Logo

DocuSign ist eine der am häufigsten verwendeten E-Signatursoftware-Lösungen auf dem Markt. Es bietet eine breite Palette von Funktionen und Integrationen, die es zu einer leistungsstarken Option für Unternehmen jeder Größe machen.

VorteileNachteile
✅Einfache Integration in eine Vielzahl von Anwendungen❌ Teuer für kleine Unternehmen
✅Fortschrittliche Sicherheitsfunktionen wie biometrische Überprüfung und mehrstufige Authentifizierung❌ Mobile Anwendung
✅Umfangreiche Suite von Verwaltungswerkzeugen❌ Das Design könnte einfacher sein
Vor- und Nachteile von DocuSign

Der Liebling unter Steuerberatern: Adobe Acrobate Sign

adobe sign logo

Adobe Sign ist eine weitere beliebte Option für E-Signaturen. Es ist Teil der Adobe Document Cloud und bietet eine umfassende Palette von Funktionen und Integrationsmöglichkeiten, die es zu einer guten Wahl für Unternehmen machen, die bereits Adobe-Produkte verwenden.

VorteileNachteile
✅Einfache Integration in Adobe-Produkte wie Acrobat und Sign❌ Teuer für kleine Unternehmen
✅Fortschrittliche Sicherheitsfunktionen wie digitale Unterschrift und Passwortschutz❌ Integration von Tools von Drittanbietern
✅Schnelle Unterzeichnung von Dokumenten von jedem Gerät aus❌ Begrenzte kostenlose Optionen
Vor- und Nachteile von Adobe Sign

Perfekt für kleine Unternehmen: eversign

eversign logo

eversign ist eine kostengünstige Option für kleine und mittelständische Unternehmen, die eine zuverlässige E-Signatursoftware benötigen. Es bietet eine benutzerfreundliche Schnittstelle und eine breite Palette von Funktionen, die es zu einer leistungsstarken Option für Unternehmen jeder Größe machen.

VorteileNachteile
✅Preiswert für kleine und mittelständische Unternehmen❌ Mobile Anwendung
✅Umfangreiche Funktionen für Dokumentenverwaltung❌ Integration von Tools von Drittanbietern
✅DSGVO-konform❌ Begrenzte Anzahl von Integrationen im Vergleich zu anderen E-Signatursoftware-Lösungen
Vor- und Nachteile von everSign
Lesen Sie hierzu 👉 Das ultimative Digitalisierungs-Handbuch für Steuerkanzleien

Ideal für Dropbox-Nutzer: Dropbox Sign (ehemals: HelloSign)

dropbox sign

Dropbox Sign ist eine beliebte Option für Benutzer von Dropbox, da es direkt in das Dropbox-Konto integriert ist. Es bietet eine einfache Möglichkeit, Dokumente zu signieren und zu senden, ohne dass Benutzer auf andere Anwendungen zugreifen müssen.

VorteileNachteile
✅Einfache Integration in Dropbox-Konten❌ Teuer für kleine Unternehmen
✅Benutzerfreundliche Oberfläche❌ Begrenzte Funktionen im Vergleich zu anderen E-Signatursoftware-Lösungen
✅Hohe Geschwindigkeit bei der Signierung von Dokumenten❌ Begrenzte Anzahl von Integrationen im Vergleich zu anderen E-Signatursoftware-Lösungen
Vor- und Nachteile von Dropbox Sign

SignNow

signnow logo

SignNow ist eine weitere E-Signatursoftware-Lösung, die sich durch eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine umfassende Suite von Funktionen auszeichnet.

VorteileNachteile
✅Benutzerfreundliche Oberfläche❌ Mobile Anwendung
✅Umfangreiche Suite von Funktionen❌ Schwierigkeiten bei der Verwendung von Tools von Drittanbieter
✅Preiswert für kleine und mittelständische Unternehmen❌ Begrenzte Anzahl von Integrationen im Vergleich zu anderen E-Signatursoftware-Lösungen
Vor- und Nachteile von signNow

Signaturit

signaturit logo

Signaturit ist eine E-Signatur-Software, die es Unternehmen und Einzelpersonen ermöglicht, Dokumente digital zu unterschreiben und zu verwalten. Es ist eine benutzerfreundliche, sichere und rechtsverbindliche Lösung, die die Prozesse der Dokumentenverwaltung und Unterschrift automatisiert. Signaturit ist in der Lage, rechtlich gültige digitale Signaturen zu erzeugen, die dem europäischen Recht entsprechen.

VorteileNachteile
✅Benutzerfreundliche Oberfläche❌ Teuer für kleine Unternehmen
✅Integrationen zu Drittanbietern❌ Begrenzte Anzahl von Funktionen im Vergleich zu anderen E-Signatursoftware-Lösungen
✅Sichere Technologie❌ Begrenzte Anzahl von Sprachen
Vor- und Nachteile von Signaturit

Fazit

Insgesamt gibt es viele Optionen für E-Signatursoftware-Lösungen auf dem Markt. Jede dieser fünf Lösungen bietet eine breite Palette von Funktionen, die den Anforderungen verschiedener Steuerkanzleien gerecht werden können. Wenn Sie jedoch nach einer benutzerfreundlichen, erschwinglichen Option suchen, könnten eversign oder Signaturit die richtige Wahl für Sie sein. Wenn Sie eine umfassende Suite von Funktionen benötigen und bereit sind, etwas mehr Geld auszugeben, sollten Sie DocuSign oder Adobe Sign in Betracht ziehen. Unabhängig von Ihrer Wahl können Sie sicher sein, dass Sie mit einer E-Signatursoftware-Lösung Zeit und Geld sparen und Ihre Geschäftsprozesse optimieren werden.

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📈 Kanzleicontrolling mit Power BI: Mehr Erfolg für Steuerberater

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Erfolg mit Power BI

„Ich brauche schnell eine Auswertung über unsere wichtigsten Zahlen!“
Kommt Ihnen das bekannt vor? Als Steuerberater und Geschäftsführer einer Steuerkanzlei brauchen Sie für wichtige Geschäftsfragen sofort einen Überblick über Ihre Deckungsbeiträge, Umsatz- und Mitarbeiterentwicklung und haben aber nicht schnell genug die aktuellsten und verlässliche Zahlen geliefert bekommen.

Konzentrationsprozesse haben dazu geführt, dass kleine und mittlere Steuerberatungsbetriebe Marktanteile an größere Unternehmen verlieren, was auf ein mangelhaftes Steuerkanzlei Controlling zurückzuführen ist.

Der Steuerberatungsumsatz in Deutschland stagniert laut Statistischem Bundesamt seit einigen Jahren. Gleichzeitig haben sich die Anforderungen an Steuerberater durch die Digitalisierung und den Wandel in der Arbeitswelt verändert. Mitarbeitergewinnung und –bindung sowie die Implementierung eines effektiven Controllingsystems sind somit Schlüsselfaktoren für den Erfolg von Kanzleien. Hinzu kommt das Problem der steigenden Menge an Daten.

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Herausforderungen im Controlling von Steuerkanzleien

Die größten Hürden von Steuerkanzleicontrolling
Kanzleifuchs erklärt: Herausforderungen beim Controlling von Steuerkanzleien

Eine der größten Herausforderungen für Steuerberater besteht darin, aussagekräftige Auswertungen über den eigenen Betrieb zu erhalten. Oftmals gibt es keine einheitlichen Controlling-Systeme in der Kanzlei, was die Arbeit erschwert. Es ist schwierig, den Überblick über die verschiedenen GuV-Positionen zu behalten, und es mangelt oft an aktuellen Informationen über den Umsatz und die Gesamtleistung der Kanzlei sowie die Personalkosten und andere wichtige Kennzahlen. Auch die Zeiterfassung und -planung des Mitarbeiterteams ist oft ein mühsamer Prozess.

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Doch Kanzleicontrolling kann eine Lösung für diese Probleme sein. Ein führungsunterstützender Prozess, der auf Zielsetzung, Planung, Steuerung und Kontrolle ausgerichtet ist, kann Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen und den Erfolgsbeitrag jedes Mitarbeiters zu erfassen. Mit einem umfassenden Kanzleisteuerungssystem, bestehend aus einem Planungs- und Kontrollkonzept, können Sie Erfolgsziele und Wirtschaftlichkeit sicherstellen. Durch operative Planung, Budgetierung und Überwachung Ihrer langfristigen Kanzleiziele und -strategien können Sie eine strategische Kontrolle aufbauen und somit die Existenzsicherung Ihrer Kanzlei gewährleisten.

Steuerkanzlei Controlling Folgen
Kanzleifuchs erklärt: Folgen von unzureichendem Kanzleicontrolling

Eine Studie der DATEV hat gezeigt, dass viele Kanzleiinhaber und Berufsträger sich zwar der Bedeutung von Controlling und Kennzahlen bewusst sind, jedoch noch Schwierigkeiten bei der Umsetzung haben. Verbesserungspotenziale liegen insbesondere in der Bearbeitung des Deckungsbeitrags, der Mandanten, der Erfolgskontrolle sowie der Identifikation von Stärken und Schwächen.

Was ist Power BI?

Microsoft Power BI Vorteile
Kanzleifuchs erklärt: Die Vorteile von Microsoft Power BI

Hier kommt Microsoft Power BI ins Spiel. Mit der Business-Intelligence-Software können Sie umfangreiche Auswertungen und Analysen erstellen, um den Erfolg Ihrer Kanzlei im Blick zu behalten. Power BI bietet eine einfache Möglichkeit, um Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen und zu analysieren. Indem Sie beispielsweise Ihre Zeiterfassung in Power BI integrieren, können Sie den Bearbeitungsstand und die Auslastung Ihrer Mitarbeiter im Auge behalten und so die Effizienz Ihrer Kanzlei steigern. Mit Power BI können Sie schnell auf Veränderungen im Markt reagieren, indem Sie Ihre Daten regelmäßig aktualisieren und KPIs

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Power BI mit DATEV Eigencomfort comfort

Die Digitalisierung hält inzwischen auch in der Steuerberatung Einzug und wird von vielen Steuerberatern und Kanzleien genutzt, um ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und sich von der Konkurrenz abzuheben. Eine wichtige Rolle spielt hierbei die Business Intelligence-Software Power BI von Microsoft. In Verbindung mit der DATEV Eigenorganisation comfort können Steuerberater und Geschäftsführer von Steuerkanzleien wertvolle Erkenntnisse aus den eigenen Daten gewinnen und diese für eine effektive Steuerung des Unternehmens nutzen.

Kanzleicontrolling mit Power BI für DATEV EO comfort Vorstellung

Die DATEV Eigenorganisation comfort ist eine Softwarelösung für Steuerberater und Kanzleien, mit der diese ihre internen Arbeitsprozesse effizient gestalten können. Hierzu gehören die Aufgaben- und Terminplanung sowie die Verwaltung von Dokumenten und Fristen. Die in der DATEV Eigenorganisation compact gespeicherten Daten lassen sich nun mit Power BI verknüpfen und auswerten.

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Power BI Dashboard Umsatz Steuerkanzlei Controlling
Controlling für Steuerkanzleien: Power BI Dashboard zur Umsatzentwicklung
Power BI Dashboard: Bearbeitungsstand Einkommensteuer und Jahresabschluss
Dashboard zum Monitoring von Einkommensteuer und Jahresabschlüssen

So können Steuerberater und Kanzleien mithilfe von Power BI beispielsweise den aktuellen Bearbeitungsstand von Mandaten und Aufgaben einsehen und dadurch besser planen und steuern. Auch die Auswertung von GuV-Positionen oder des Umsatzes und der Gesamtleistung lässt sich mit Power BI schnell und einfach realisieren. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Personalkosten sowie die Zeiterfassung und -nutzung des Mitarbeiterteams zu analysieren, um so beispielsweise Optimierungspotenziale zu erkennen und den Erfolgsbeitrag jedes Mitarbeiters zu bestimmen.

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Eine Studie der DATEV zeigt, dass viele Steuerberater und Kanzleien noch immer Probleme bei der Auswertung und Nutzung der eigenen Daten haben. Eine mögliche Lösung hierfür bietet die Kombination aus DATEV Eigenorganisation compact und Power BI. Mit dieser Lösung können Steuerberater und Geschäftsführer von Steuerkanzleien wichtige Kennzahlen und Informationen schnell und einfach abrufen, um Entscheidungen auf eine solide Grundlage zu stellen.

Visualisierung der Kennzahlen für Steuerkanzleien

Mit Microsoft Power BI können Steuerkanzleien folgende Kennzahlen im Überblick behalten:

  1. Umsatzentwicklung: Eine Zeitleiste, die den Umsatz der Kanzlei im Laufe der Zeit anzeigt.
  2. Mandantenentwicklung: Eine Grafik, die zeigt, wie sich die Anzahl der Mandanten im Laufe der Zeit entwickelt hat.
  3. Mitarbeiterentwicklung: Eine Grafik, die zeigt, wie sich die Anzahl der Mitarbeiter im Laufe der Zeit entwickelt hat.
  4. Deckungsbeiträge: Eine Tabelle, die die Deckungsbeiträge pro Mandant oder pro Mitarbeiter anzeigt.
  5. Auslastung: Eine Grafik, die die Auslastung der Mitarbeiter im Laufe der Zeit anzeigt.
  6. Offene Posten: Eine Tabelle, die offene Posten nach Mandanten oder Rechnungsdatum anzeigt.
  7. Liquidität: Eine Grafik, die die Liquidität der Kanzlei im Laufe der Zeit anzeigt.
  8. Steuerberatervergleich: Eine Grafik, die die Umsätze oder Mandanten pro Steuerberater vergleicht.
  9. Kostenvergleich: Eine Tabelle, die die Kosten für einzelne Abteilungen oder Projekte vergleicht.
  10. Controlling Dashboard: Eine Zusammenstellung von verschiedenen Kennzahlen, die das Controlling der Kanzlei unterstützt.
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