­čôľ Das ultimative Digitalisierungs-Handbuch f├╝r Steuerkanzleien

Digitalisierung Handbuch

Bei der Steuerkanzlei Digitalisierung stehen viele Gesch├Ąftsf├╝hrer und Steuerberater vor der Herausforderung, sich diesem Wandel anzupassen. In einer Zeit, in der die Digitalisierung eine immer gr├Â├čere Rolle spielt, sind Steuerkanzleien aufgefordert, ihre Arbeitsprozesse und ihre Kommunikation mit Mandanten und Beh├Ârden zu digitalisieren.

Das ultimative Digitalisierungs-Handbuch f├╝r Steuerkanzleien soll dabei helfen, den Einstieg in die Digitalisierung zu erleichtern und praxisnahe Tipps und Anleitungen f├╝r eine erfolgreiche Umsetzung zu bieten. In diesem Handbuch finden Steuerkanzleien alle wichtigen Informationen rund um die Digitalisierung, angefangen bei der Einf├╝hrung digitaler Arbeitsprozesse bis hin zur Nutzung von spezialisierten Steuer-Software-L├Âsungen. Dabei werden auch rechtliche Rahmenbedingungen und Datenschutzaspekte ber├╝cksichtigt.

Ihr Aush├Ąngeschild: Die Website

Eine gut gestaltete und ansprechende Website ist heutzutage unverzichtbar f├╝r jede Steuerkanzlei. Ihre Website ist das Aush├Ąngeschild Ihres Unternehmens und dient als erste Anlaufstelle f├╝r potenzielle Mandanten, die Ihre Dienstleistungen in Anspruch nehmen m├Âchten. Eine professionelle und informative Website kann Ihnen dabei helfen, Vertrauen bei Ihren Mandanten aufzubauen und Ihre Reichweite zu erh├Âhen.

Hosting

Eine zuverl├Ąssige und schnelle Website ist heutzutage ein Muss f├╝r jedes Unternehmen, auch f├╝r Steuerkanzleien. Damit Ihre Website jederzeit verf├╝gbar ist und reibungslos funktioniert, ben├Âtigen Sie ein leistungsstarkes Hosting. IONOS bietet hierf├╝r eine hervorragende L├Âsung zu fairen Preisen.

IONOS ist einer der f├╝hrenden Hosting-Anbieter in Deutschland und bietet eine Vielzahl von Hosting-Optionen f├╝r Websites jeder Gr├Â├če an. Von Shared Hosting f├╝r kleine Websites bis hin zu dedizierten Servern f├╝r anspruchsvolle Webanwendungen.

Die Vorteile von IONOS Hosting sind zahlreich. Zum Beispiel ist die Verf├╝gbarkeit der Website durch die Verwendung von erstklassigen Servern und Hochleistungsnetzwerken gew├Ąhrleistet. Die Server werden regelm├Ą├čig gewartet und aktualisiert, um h├Âchste Sicherheit und Leistung zu gew├Ąhrleisten. Auch das Thema Datenschutz wird bei IONOS gro├čgeschrieben, was f├╝r Steuerkanzleien besonders wichtig ist.

IONOS Vorteile
Kanzleifuchs erkl├Ąrt: Darum sollten Sie IONOS nutzen

Dank des leistungsf├Ąhigen IONOS Control Panels ist die Einrichtung und Verwaltung von Websites und E-Mail-Konten kinderleicht und kann auch von weniger erfahrenen Nutzern durchgef├╝hrt werden. Zus├Ątzlich bietet IONOS eine hervorragende Kundenbetreuung, die bei Fragen und Problemen jederzeit zur Verf├╝gung steht.

Die Kosten f├╝r IONOS Hosting variieren je nach gew├Ąhltem Paket und Leistungsumfang. F├╝r kleine bis mittlere Steuerkanzleien eignet sich zum Beispiel das „WordPress Hosting“-Paket das bereits ab 1ÔéČ pro Monat erh├Ąltlich ist. Hierin enthalten sind unter anderem 50GB SSD Speicherplatz, 5 E-Mail Adressen, 15 GB RAM und ein SSL-Zertifikat.

Insgesamt ist IONOS eine exzellente Wahl f├╝r Steuerkanzleien, die eine zuverl├Ąssige und leistungsstarke Hosting-L├Âsung ben├Âtigen. Die Preise sind fair und transparent, der Kundenservice ist ausgezeichnet und die Sicherheit wird gro├čgeschrieben. Probieren Sie es aus und erleben Sie die Vorteile von IONOS Hosting!

Content Management System

Content-Management-Systeme (CMS) sind eine wesentliche Grundlage f├╝r den Aufbau und die Verwaltung von Websites. Ein gutes CMS erleichtert es Steuerkanzleien, ihre Website zu pflegen und neue Inhalte hinzuzuf├╝gen, ohne dass technische Kenntnisse erforderlich sind. WordPress ist eines der beliebtesten CMS und bietet zahlreiche Vorteile f├╝r Steuerkanzleien.

WordPress ist ein Open-Source-CMS und bietet eine F├╝lle von Funktionen und Optionen, um eine professionelle und ansprechende Website aufzubauen. Einer der gr├Â├čten Vorteile von WordPress ist seine Benutzerfreundlichkeit. Die intuitive Benutzeroberfl├Ąche erm├Âglicht es auch Nicht-Technikern, Inhalte zu erstellen und zu verwalten.

Ein weiterer Vorteil von WordPress ist die Flexibilit├Ąt. Es gibt tausende von Themes und Plugins, mit denen Steuerkanzleien ihre Website individuell gestalten und anpassen k├Ânnen. So k├Ânnen Sie sicherstellen, dass Ihre Website perfekt zu Ihrer Marke und Ihren Anforderungen passt.

WordPress ist auch SEO-freundlich, was bedeutet, dass Ihre Website besser gefunden wird. Die meisten Themes und Plugins sind so gestaltet, dass sie die Suchmaschinenoptimierung unterst├╝tzen und es Ihnen leicht machen, Ihre Website f├╝r Suchmaschinen zu optimieren.

Dar├╝ber hinaus ist WordPress auch sehr sicher. Das CMS wird regelm├Ą├čig aktualisiert und bietet zahlreiche Funktionen, um Ihre Website vor Angriffen und Hackern zu sch├╝tzen. In Verbindung mit einem guten Hosting-Service, wie z.B. IONOS, k├Ânnen Sie sicher sein, dass Ihre Website immer gesch├╝tzt ist.

WordPress Vorteile
Kanzleifuchs erkl├Ąrt: Darum sollten Sie WordPress nutzen

Compliance

F├╝r eine Steuerkanzlei ist es wichtig, dass ihre Website in Bezug auf die DSGVO konform ist. Dies bedeutet, dass alle personenbezogenen Daten, die auf der Website gesammelt werden, gesch├╝tzt und rechtm├Ą├čig verarbeitet werden m├╝ssen. Dazu geh├Ârt auch, dass die Websitebesucher ├╝ber die Datenverarbeitung informiert werden und ihre Zustimmung geben m├╝ssen. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass die Website ├╝ber eine sichere Verbindung verf├╝gt, um die Daten├╝bertragung zu sch├╝tzen. Dar├╝ber hinaus m├╝ssen die Websitebetreiber sicherstellen, dass die auf der Website verwendeten Cookies ordnungsgem├Ą├č dokumentiert und den Besuchern angezeigt werden. Eine Datenschutzerkl├Ąrung ist ein wesentlicher Bestandteil der Compliance einer Website im Hinblick auf die DSGVO f├╝r eine Steuerkanzlei.

Terminfindung

Bereiten Sie dem m├╝hsamen E-Mail-Austausch und Anrufen f├╝r eine Terminvereinbarung ein Ende und nutzen Sie f├╝r Ihre Steuerkanzlei ein Online-Terminfindungstool. ├ťber Calendly k├Ânnen Mandanten verf├╝gbare Termine einsehen und einen ausw├Ąhlen, der f├╝r sie passt. Dies spart sowohl der Kanzlei als auch den Mandanten Zeit und Stress. Dank der zahlreichen Kalenderintegrationen zu Google Kalender, Outlook und iCloud k├Ânnen Sie effektiv Termine managen. Mithilfe von Automatisierungen wie dem Verschicken von Terminerinnerungen reduzieren Sie die Wahrscheinlichkeit von Terminausf├Ąllen und verbessern das Mandantenerlebnis.

Stellenausschreibung

Bei der Ver├Âffentlichung von Stellenausschreibungen auf der Website sollten Steuerkanzleien verschiedene Aspekte ber├╝cksichtigen, um eine erfolgreiche und rechtlich einwandfreie Suche nach neuen Mitarbeitern zu gew├Ąhrleisten. Hier sind einige Punkte, auf die Steuerkanzleien bei der Ver├Âffentlichung von Stellenausschreibungen achten sollten:

  1. Diskriminierungsfreiheit: Steuerkanzleien sollten sicherstellen, dass die Stellenausschreibungen diskriminierungsfrei sind und keine Anforderungen an bestimmte Geschlechter, Alter, Nationalit├Ąten oder Religionen stellen. Auch die Verwendung von gendergerechter Sprache ist wichtig, um diskriminierende Formulierungen zu vermeiden.
  2. Stellenbeschreibung: Die Stellenbeschreibung sollte klar und detailliert sein und die Anforderungen sowie die Verantwortlichkeiten der Position umfassen. Dies hilft, geeignete Kandidaten anzuziehen und unn├Âtige Bewerbungen zu vermeiden.
  3. Anforderungen: Steuerkanzleien sollten nur Anforderungen f├╝r die Stelle formulieren, die tats├Ąchlich notwendig sind. ├ťberm├Ą├čige Anforderungen k├Ânnen qualifizierte Kandidaten abschrecken.
  4. Gleichbehandlung: Alle Bewerber sollten gleich behandelt werden und der Auswahlprozess sollte fair und transparent sein.
  5. Datenschutz: Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Bewerbern sollte im Einklang mit den Datenschutzvorschriften stehen und transparent kommuniziert werden.
  6. Bewerbungsfrist: Die Bewerbungsfrist sollte klar angegeben sein, um Bewerbern eine angemessene Frist zur Einreichung ihrer Bewerbungen zu geben.
  7. Kontaktinformationen: Steuerkanzleien sollten klare Kontaktinformationen angeben, damit Bewerber Fragen stellen und sich ├╝ber den Bewerbungsprozess informieren k├Ânnen.

E-Mail Newsletter

Nutzen Sie auf Ihrer Website verschiedene Lead-Magneten, um m├Âglichst viele E-Mail Newsletter Eintragungen zu bekommen. E-Mail Marketing ist f├╝r Steuerkanzleien ein wichtiger Kanal, um mit ihren Mandanten und Interessenten in Kontakt zu bleiben und ihre Dienstleistungen zu bewerben. Ein gut gestalteter Newsletter kann dazu beitragen, Mandantenbeziehungen zu st├Ąrken, neue Mandanten zu gewinnen und das Vertrauen in die Kanzlei zu erh├Âhen.
Wir empfehlen als E-Mail Newsletter-Tool KlickTipp, da dieses Tool einer der wenigsten ist, welches datenschutzrechtliche Anforderungen erf├╝llt.

Als zertifizierter Datenschutz-Service stellt Klick-Tipp sicher, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften erfolgt und somit auch f├╝r Steuerkanzleien eine sichere und datenschutzkonforme L├Âsung darstellt.

Erfahren Sie mehr zu KlickTipp.

SEO-Tools

Sie wollen mehr Sichtbarkeit f├╝r Ihre Steuerkanzlei ohne dabei hohe Werbekosten zu verursachen? Dann sollten Sie auf Suchmaschinenoptimierung (SEO) setzen! Mit SEO k├Ânnen Sie Ihre eigene Website und somit auch die Dienstleistungen Ihrer Steuerkanzlei f├╝r potenzielle Mandanten und Bewerber besser auffindbar machen. Hier unterst├╝tzt Sie das SEO-Tool von Ahrefs.

Ahrefs bietet eine Vielzahl von Funktionen und Tools, die dabei helfen, die SEO-Performance einer Website zu analysieren und zu verbessern. Dazu geh├Âren unter anderem ein Keyword-Explorer, ein Site-Explorer und ein Content-Explorer.

Mit dem Keyword-Explorer von Ahrefs k├Ânnen Steuerkanzleien relevante Keywords f├╝r ihre Website identifizieren und herausfinden, wie oft nach diesen Begriffen gesucht wird. Auf diese Weise k├Ânnen sie ihre Inhalte gezielt auf die Interessen ihrer Zielgruppe ausrichten und ihre Sichtbarkeit in den Suchergebnissen verbessern.

Mit dem Site-Explorer von Ahrefs k├Ânnen Steuerkanzleien ihre Website analysieren und Schwachstellen identifizieren, die die SEO-Performance beeintr├Ąchtigen k├Ânnen. Der Content-Explorer erm├Âglicht es, erfolgreiche Inhalte von Wettbewerbern zu analysieren und zu verstehen, was bei den Zielgruppen gut ankommt. So k├Ânnen Steuerkanzleien ihre eigene Content-Strategie optimieren und erfolgreiche Inhalte erstellen.

Insgesamt ist Ahrefs ein leistungsstarkes SEO-Tool, das Steuerkanzleien dabei helfen kann, ihre Sichtbarkeit in den Suchmaschinenergebnissen zu erh├Âhen und ihre Online-Marketing-Strategie zu optimieren.

Prozessoptimierung / Digitalisierung der Steuerkanzlei

Kanzleisoftware

Kanzleisoftware ist eine wichtige Unterst├╝tzung f├╝r Steuerkanzleien bei der Verwaltung und Bearbeitung von Mandanten- und Buchhaltungsdaten. Mit einer passenden Software k├Ânnen Routineaufgaben automatisiert, Prozesse optimiert und die Zusammenarbeit mit Mandanten verbessert werden. Lesen Sie: geigerASP vs. DATEVasp: Der gro├če Vergleich 2023.
Die Auswahl an Kanzleisoftware ist gro├č. Im Folgenden finden Sie einen Auszug der besten Kanzleisoftware.

DATEV EO Comfort

Was sollte wer bis wann nochmal erledigen?
Im Tagesgesch├Ąft jeder Steuerkanzlei h├Ąufen sich kleine Anfragen, die mit der Zeit pl├Âtzlich ├ťberhand nehmen. Steuerberater stellen sich h├Ąufig die Frage, ob die Arbeit ├╝berhaupt noch rentabel ist. Gut, wenn Sie DATEV Eigenorganisation comfort nutzen, eine Software, die eine strukturierte, transparente und wirtschaftliche Kanzleiarbeit unterst├╝tzt.

Microsoft 365

Gestalten Sie die interne Kanzleizusammenarbeit effizienter und produktiver mit Microsoft 365. Microsoft 365 (ehemals Office 365) ist ein cloudbasierter Service, der eine Reihe von Anwendungen und Diensten wie E-Mail, Kalender, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Pr├Ąsentationen und mehr bietet.
Mit dem Abonnement-Modell k├Ânnen Steuerkanzleien auch sicherstellen, dass sie stets Zugang zu den neuesten Anwendungen und Diensten haben.
Zu den Vorteilen von Microsoft 365 z├Ąhlen:

  1. Zusammenarbeit: Microsoft 365 erm├Âglicht es mehreren Benutzern, in Echtzeit an Dokumenten zu arbeiten und ├änderungen zu verfolgen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern einer Steuerkanzlei und f├Ârdert die Effizienz.
  2. Flexibilit├Ąt: Da Microsoft 365 in der Cloud gehostet wird, k├Ânnen Steuerkanzleien von ├╝berall aus auf ihre Anwendungen und Dienste zugreifen, solange sie eine Internetverbindung haben. Dies erm├Âglicht eine h├Âhere Flexibilit├Ąt und Mobilit├Ąt f├╝r die Arbeit.
  3. Datensicherheit: Microsoft 365 bietet erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Mehr-Faktor-Authentifizierung und Verschl├╝sselung, um die Daten der Steuerkanzlei zu sch├╝tzen.
  4. Automatisierung: Mit Microsoft 365 k├Ânnen Steuerkanzleien Prozesse automatisieren und die Effizienz steigern. Beispielsweise k├Ânnen repetitive Aufgaben wie das Erstellen von Rechnungen automatisiert werden, um Zeit und Ressourcen zu sparen.
  5. Aktualit├Ąt: Durch das Abonnement-Modell von Microsoft 365 werden Anwendungen und Dienste regelm├Ą├čig aktualisiert und verbessert, um den Anforderungen und Bed├╝rfnissen der Nutzer gerecht zu werden.

Digitale Unterschriften

Schluss mit langwierigen Prozess der Dokumentenunterzeichnung! Heutzutage kann es sich keine Steuerkanzlei mehr leisten, Wochen oder sogar Monate auf eine Unterschrift f├╝r Steuerdokumente zu warten. Digitale Signatursoftware ist eine Technologie, die es erm├Âglicht, digitale Signaturen auf Dokumenten zu erstellen und zu verifizieren. F├╝r Steuerkanzleien kann DocuSign ein wertvolles Werkzeug sein, um den Prozess der Dokumentenunterzeichnung zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Mandantensoftware

Mandantensoftware erm├Âglicht es Steuerkanzleien, ihre Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und den Austausch von Daten und Informationen mit ihren Mandanten zu vereinfachen. Mit einer Mandantensoftware k├Ânnen beispielsweise Steuererkl├Ąrungen digital ausgef├╝llt und ├╝bermittelt werden oder der Mandant kann Einsicht in seine Buchhaltungsdaten nehmen. Dadurch wird die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant verbessert und Zeit gespart. Wir stellen Ihnen die besten Mandantensoftware im Folgenden vor.

kanzlei.land

Einfach, bequem und sicher mit Mandanten digital zusammenarbeiten – kanzlei.land ist DIE unkomplizierte Mandantenplattform.
Neben Dokumentenverwaltung und -austausch, Finanzbuchhaltung und Belegbereitstellung, Personalverwaltung und Einkommensteuer-Assistenten k├Ânnen auch Nachrichten und Aufgaben gemeinsam ausgetauscht werden. Ebenso gibt es Schnittstellen zu DATEV, GetMyInvoices, kontool, Opti.Tax und weiteren Partnern. Die Plattform wird mit zahlreichen Kanzleien und Mandanten entwickelt.

AccountOne

Ihre E-Commerce Mandanten bereiten Ihnen auch Kopfschmerzen? Viele Steuerkanzleien stehen vor der Herausforderung, dass die Belege von Onlineh├Ąndlern schwer zugeordnet werden k├Ânnen und die Mehrwertsteuer nicht richtig berechnet wurde. Hier kommt AccountOne ins Spiel: AccountOne ist DIE Schnittstelle zwischen Steuerberater und E-Commerce-Mandant. In AccountOne erfolgt die vollautomatische Zuordnung der Zahlungsstr├Âme zu den Erl├Âsen. Aus den daraus gewonnen Daten k├Ânnen Exporte f├╝r die Buchhaltung oder den Steuerberater bereitgestellt werden.

AccountOne bietet die vollautomatische Schnittstelle, die aus Onlineverk├Ąufen ├╝ber Amazon, eBay, oder den Onlineshop automatisch Buchhaltungsimporte erstellt die in jedes Buchhaltungssystem mit Datevschnittstelle eingelesen werden k├Ânnen.

Pleo

Pleo ist ein Tool f├╝r das Ausgabenmanagement, das die Abrechnung und Buchhaltung automatisiert und vereinfacht. Mit Pleo werden Karten- und Barauslagen vorkontiert, welche von der Buchhaltung gepr├╝ft werden. Anschlie├čend werden alle Daten einschlie├člich der Belege nahtlos ├╝ber den Rechnungsdatenservice 1.0 an DATEV Unternehmen online ├╝bertragen. F├╝r Steuerberater bietet das Partner Portal von Pleo die M├Âglichkeit, ihre Mandanten einfach zu registrieren und zu verwalten. Au├čerdem k├Ânnen sie die ├ťbertragung der Daten und Belege selbst initiieren.

GetMyInvoices

GetMyInvoices ist eine innovative Software, die f├╝r Unternehmen eine wichtige Zeit- und Kostenersparnis bedeutet. Die Plattform erm├Âglicht einen automatischen Download von Rechnungen aus ├╝ber 10.000 Quellen und bietet zahlreiche Verwaltungsoptionen, um die Buchhaltung zu vereinfachen. GetMyInvoices sammelt Rechnungen aus Kundenportalen und verkn├╝pften E-Mail-Postf├Ąchern automatisch ein. Die Scan-App erleichtert das Einpflegen von Belegen in das System.

Die individuelle Kategorisierung, ├ťberpr├╝fung und Bezahlung von Dokumenten ist mit GetMyInvoices problemlos m├Âglich. Die Software bietet zahlreiche Optionen, um die Buchhaltung zu automatisieren und den ├ťberblick ├╝ber die Finanzen zu behalten. Im Anschluss an die Verwaltung werden die gesammelten Daten direkt an DATEV Unternehmen online ├╝bertragen, um eine nahtlose Integration in die Buchhaltungssoftware zu gew├Ąhrleisten.

Datengetriebene Entscheidungen treffen

Der Marktf├╝hrer: Power BI

Starre Auswertungsm├Âglichkeiten stellen f├╝r viele Kanzleien ein gro├čes Problem dar. Power BI ist eine Business Intelligence-Plattform von Microsoft, die Steuerkanzleien dabei unterst├╝tzt, komplexe Daten zu visualisieren und zu analysieren. Mit Power BI k├Ânnen Steuerkanzleien Daten aus verschiedenen Quellen wie Buchhaltungs- und ERP-Systemen zusammenf├╝hren und in aussagekr├Ąftige Berichte und Dashboards umwandeln. Dies erm├Âglicht eine fundierte Entscheidungsfindung und verbessert die Effizienz in der Kanzlei. Lesen Sie hierzu: Kanzleicontrolling mit Power BI: Mehr Erfolg f├╝r Steuerberater.

Controlling Dashboard

Haben Sie alle Ihre Kanzlei-Kennzahlen im Blick? Mit einem Controlling Dashboard k├Ânnen erhalten Sie den 360┬░ Blick auf Ihre Kanzlei.