Bei der Steuerkanzlei Digitalisierung stehen viele Geschäftsführer und Steuerberater vor der Herausforderung, sich diesem Wandel anzupassen. In einer Zeit, in der die Digitalisierung eine immer größere Rolle spielt, sind Steuerkanzleien aufgefordert, ihre Arbeitsprozesse und ihre Kommunikation mit Mandanten und Behörden zu digitalisieren.
Das ultimative Digitalisierungs-Handbuch für Steuerkanzleien soll dabei helfen, den Einstieg in die Digitalisierung zu erleichtern und praxisnahe Tipps und Anleitungen für eine erfolgreiche Umsetzung zu bieten. In diesem Handbuch finden Steuerkanzleien alle wichtigen Informationen rund um die Digitalisierung, angefangen bei der Einführung digitaler Arbeitsprozesse bis hin zur Nutzung von spezialisierten Steuer-Software-Lösungen. Dabei werden auch rechtliche Rahmenbedingungen und Datenschutzaspekte berücksichtigt.
Ihr Aushängeschild: Die Website
Eine gut gestaltete und ansprechende Website ist heutzutage unverzichtbar für jede Steuerkanzlei. Ihre Website ist das Aushängeschild Ihres Unternehmens und dient als erste Anlaufstelle für potenzielle Mandanten, die Ihre Dienstleistungen in Anspruch nehmen möchten. Eine professionelle und informative Website kann Ihnen dabei helfen, Vertrauen bei Ihren Mandanten aufzubauen und Ihre Reichweite zu erhöhen.
Hosting
Eine zuverlässige und schnelle Website ist heutzutage ein Muss für jedes Unternehmen, auch für Steuerkanzleien. Damit Ihre Website jederzeit verfügbar ist und reibungslos funktioniert, benötigen Sie ein leistungsstarkes Hosting. IONOS bietet hierfür eine hervorragende Lösung zu fairen Preisen.
IONOS ist einer der führenden Hosting-Anbieter in Deutschland und bietet eine Vielzahl von Hosting-Optionen für Websites jeder Größe an. Von Shared Hosting für kleine Websites bis hin zu dedizierten Servern für anspruchsvolle Webanwendungen.
Die Vorteile von IONOS Hosting sind zahlreich. Zum Beispiel ist die Verfügbarkeit der Website durch die Verwendung von erstklassigen Servern und Hochleistungsnetzwerken gewährleistet. Die Server werden regelmäßig gewartet und aktualisiert, um höchste Sicherheit und Leistung zu gewährleisten. Auch das Thema Datenschutz wird bei IONOS großgeschrieben, was für Steuerkanzleien besonders wichtig ist.
Dank des leistungsfähigen IONOS Control Panels ist die Einrichtung und Verwaltung von Websites und E-Mail-Konten kinderleicht und kann auch von weniger erfahrenen Nutzern durchgeführt werden. Zusätzlich bietet IONOS eine hervorragende Kundenbetreuung, die bei Fragen und Problemen jederzeit zur Verfügung steht.
Die Kosten für IONOS Hosting variieren je nach gewähltem Paket und Leistungsumfang. Für kleine bis mittlere Steuerkanzleien eignet sich zum Beispiel das „WordPress Hosting“-Paket das bereits ab 1€ pro Monat erhältlich ist. Hierin enthalten sind unter anderem 50GB SSD Speicherplatz, 5 E-Mail Adressen, 15 GB RAM und ein SSL-Zertifikat.
Insgesamt ist IONOS eine exzellente Wahl für Steuerkanzleien, die eine zuverlässige und leistungsstarke Hosting-Lösung benötigen. Die Preise sind fair und transparent, der Kundenservice ist ausgezeichnet und die Sicherheit wird großgeschrieben. Probieren Sie es aus und erleben Sie die Vorteile von IONOS Hosting!
Content Management System
Content-Management-Systeme (CMS) sind eine wesentliche Grundlage für den Aufbau und die Verwaltung von Websites. Ein gutes CMS erleichtert es Steuerkanzleien, ihre Website zu pflegen und neue Inhalte hinzuzufügen, ohne dass technische Kenntnisse erforderlich sind. WordPress ist eines der beliebtesten CMS und bietet zahlreiche Vorteile für Steuerkanzleien.
WordPress ist ein Open-Source-CMS und bietet eine Fülle von Funktionen und Optionen, um eine professionelle und ansprechende Website aufzubauen. Einer der größten Vorteile von WordPress ist seine Benutzerfreundlichkeit. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht es auch Nicht-Technikern, Inhalte zu erstellen und zu verwalten.
Ein weiterer Vorteil von WordPress ist die Flexibilität. Es gibt tausende von Themes und Plugins, mit denen Steuerkanzleien ihre Website individuell gestalten und anpassen können. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Website perfekt zu Ihrer Marke und Ihren Anforderungen passt.
WordPress ist auch SEO-freundlich, was bedeutet, dass Ihre Website besser gefunden wird. Die meisten Themes und Plugins sind so gestaltet, dass sie die Suchmaschinenoptimierung unterstützen und es Ihnen leicht machen, Ihre Website für Suchmaschinen zu optimieren.
Darüber hinaus ist WordPress auch sehr sicher. Das CMS wird regelmäßig aktualisiert und bietet zahlreiche Funktionen, um Ihre Website vor Angriffen und Hackern zu schützen. In Verbindung mit einem guten Hosting-Service, wie z.B. IONOS, können Sie sicher sein, dass Ihre Website immer geschützt ist.
Compliance
Für eine Steuerkanzlei ist es wichtig, dass ihre Website in Bezug auf die DSGVO konform ist. Dies bedeutet, dass alle personenbezogenen Daten, die auf der Website gesammelt werden, geschützt und rechtmäßig verarbeitet werden müssen. Dazu gehört auch, dass die Websitebesucher über die Datenverarbeitung informiert werden und ihre Zustimmung geben müssen. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass die Website über eine sichere Verbindung verfügt, um die Datenübertragung zu schützen. Darüber hinaus müssen die Websitebetreiber sicherstellen, dass die auf der Website verwendeten Cookies ordnungsgemäß dokumentiert und den Besuchern angezeigt werden. Eine Datenschutzerklärung ist ein wesentlicher Bestandteil der Compliance einer Website im Hinblick auf die DSGVO für eine Steuerkanzlei.
Terminfindung
Bereiten Sie dem mühsamen E-Mail-Austausch und Anrufen für eine Terminvereinbarung ein Ende und nutzen Sie für Ihre Steuerkanzlei ein Online-Terminfindungstool. Über Calendly können Mandanten verfügbare Termine einsehen und einen auswählen, der für sie passt. Dies spart sowohl der Kanzlei als auch den Mandanten Zeit und Stress. Dank der zahlreichen Kalenderintegrationen zu Google Kalender, Outlook und iCloud können Sie effektiv Termine managen. Mithilfe von Automatisierungen wie dem Verschicken von Terminerinnerungen reduzieren Sie die Wahrscheinlichkeit von Terminausfällen und verbessern das Mandantenerlebnis.
Stellenausschreibung
Bei der Veröffentlichung von Stellenausschreibungen auf der Website sollten Steuerkanzleien verschiedene Aspekte berücksichtigen, um eine erfolgreiche und rechtlich einwandfreie Suche nach neuen Mitarbeitern zu gewährleisten. Hier sind einige Punkte, auf die Steuerkanzleien bei der Veröffentlichung von Stellenausschreibungen achten sollten:
- Diskriminierungsfreiheit: Steuerkanzleien sollten sicherstellen, dass die Stellenausschreibungen diskriminierungsfrei sind und keine Anforderungen an bestimmte Geschlechter, Alter, Nationalitäten oder Religionen stellen. Auch die Verwendung von gendergerechter Sprache ist wichtig, um diskriminierende Formulierungen zu vermeiden.
- Stellenbeschreibung: Die Stellenbeschreibung sollte klar und detailliert sein und die Anforderungen sowie die Verantwortlichkeiten der Position umfassen. Dies hilft, geeignete Kandidaten anzuziehen und unnötige Bewerbungen zu vermeiden.
- Anforderungen: Steuerkanzleien sollten nur Anforderungen für die Stelle formulieren, die tatsächlich notwendig sind. Übermäßige Anforderungen können qualifizierte Kandidaten abschrecken.
- Gleichbehandlung: Alle Bewerber sollten gleich behandelt werden und der Auswahlprozess sollte fair und transparent sein.
- Datenschutz: Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Bewerbern sollte im Einklang mit den Datenschutzvorschriften stehen und transparent kommuniziert werden.
- Bewerbungsfrist: Die Bewerbungsfrist sollte klar angegeben sein, um Bewerbern eine angemessene Frist zur Einreichung ihrer Bewerbungen zu geben.
- Kontaktinformationen: Steuerkanzleien sollten klare Kontaktinformationen angeben, damit Bewerber Fragen stellen und sich über den Bewerbungsprozess informieren können.
E-Mail Newsletter
Nutzen Sie auf Ihrer Website verschiedene Lead-Magneten, um möglichst viele E-Mail Newsletter Eintragungen zu bekommen. E-Mail Marketing ist für Steuerkanzleien ein wichtiger Kanal, um mit ihren Mandanten und Interessenten in Kontakt zu bleiben und ihre Dienstleistungen zu bewerben. Ein gut gestalteter Newsletter kann dazu beitragen, Mandantenbeziehungen zu stärken, neue Mandanten zu gewinnen und das Vertrauen in die Kanzlei zu erhöhen.
Wir empfehlen als E-Mail Newsletter-Tool KlickTipp, da dieses Tool einer der wenigsten ist, welches datenschutzrechtliche Anforderungen erfüllt.
Als zertifizierter Datenschutz-Service stellt Klick-Tipp sicher, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften erfolgt und somit auch für Steuerkanzleien eine sichere und datenschutzkonforme Lösung darstellt.
Erfahren Sie mehr zu KlickTipp.
SEO-Tools
Sie wollen mehr Sichtbarkeit für Ihre Steuerkanzlei ohne dabei hohe Werbekosten zu verursachen? Dann sollten Sie auf Suchmaschinenoptimierung (SEO) setzen! Mit SEO können Sie Ihre eigene Website und somit auch die Dienstleistungen Ihrer Steuerkanzlei für potenzielle Mandanten und Bewerber besser auffindbar machen. Hier unterstützt Sie das SEO-Tool von Ahrefs.
Ahrefs bietet eine Vielzahl von Funktionen und Tools, die dabei helfen, die SEO-Performance einer Website zu analysieren und zu verbessern. Dazu gehören unter anderem ein Keyword-Explorer, ein Site-Explorer und ein Content-Explorer.
Mit dem Keyword-Explorer von Ahrefs können Steuerkanzleien relevante Keywords für ihre Website identifizieren und herausfinden, wie oft nach diesen Begriffen gesucht wird. Auf diese Weise können sie ihre Inhalte gezielt auf die Interessen ihrer Zielgruppe ausrichten und ihre Sichtbarkeit in den Suchergebnissen verbessern.
Mit dem Site-Explorer von Ahrefs können Steuerkanzleien ihre Website analysieren und Schwachstellen identifizieren, die die SEO-Performance beeinträchtigen können. Der Content-Explorer ermöglicht es, erfolgreiche Inhalte von Wettbewerbern zu analysieren und zu verstehen, was bei den Zielgruppen gut ankommt. So können Steuerkanzleien ihre eigene Content-Strategie optimieren und erfolgreiche Inhalte erstellen.
Insgesamt ist Ahrefs ein leistungsstarkes SEO-Tool, das Steuerkanzleien dabei helfen kann, ihre Sichtbarkeit in den Suchmaschinenergebnissen zu erhöhen und ihre Online-Marketing-Strategie zu optimieren.
Prozessoptimierung / Digitalisierung der Steuerkanzlei
Kanzleisoftware
Kanzleisoftware ist eine wichtige Unterstützung für Steuerkanzleien bei der Verwaltung und Bearbeitung von Mandanten- und Buchhaltungsdaten. Mit einer passenden Software können Routineaufgaben automatisiert, Prozesse optimiert und die Zusammenarbeit mit Mandanten verbessert werden. Lesen Sie: geigerASP vs. DATEVasp: Der große Vergleich 2023.
Die Auswahl an Kanzleisoftware ist groß. Im Folgenden finden Sie einen Auszug der besten Kanzleisoftware.
DATEV EO Comfort
Was sollte wer bis wann nochmal erledigen?
Im Tagesgeschäft jeder Steuerkanzlei häufen sich kleine Anfragen, die mit der Zeit plötzlich Überhand nehmen. Steuerberater stellen sich häufig die Frage, ob die Arbeit überhaupt noch rentabel ist. Gut, wenn Sie DATEV Eigenorganisation comfort nutzen, eine Software, die eine strukturierte, transparente und wirtschaftliche Kanzleiarbeit unterstützt.
Microsoft 365
Gestalten Sie die interne Kanzleizusammenarbeit effizienter und produktiver mit Microsoft 365. Microsoft 365 (ehemals Office 365) ist ein cloudbasierter Service, der eine Reihe von Anwendungen und Diensten wie E-Mail, Kalender, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen und mehr bietet.
Mit dem Abonnement-Modell können Steuerkanzleien auch sicherstellen, dass sie stets Zugang zu den neuesten Anwendungen und Diensten haben.
Zu den Vorteilen von Microsoft 365 zählen:
- Zusammenarbeit: Microsoft 365 ermöglicht es mehreren Benutzern, in Echtzeit an Dokumenten zu arbeiten und Änderungen zu verfolgen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern einer Steuerkanzlei und fördert die Effizienz.
- Flexibilität: Da Microsoft 365 in der Cloud gehostet wird, können Steuerkanzleien von überall aus auf ihre Anwendungen und Dienste zugreifen, solange sie eine Internetverbindung haben. Dies ermöglicht eine höhere Flexibilität und Mobilität für die Arbeit.
- Datensicherheit: Microsoft 365 bietet erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Mehr-Faktor-Authentifizierung und Verschlüsselung, um die Daten der Steuerkanzlei zu schützen.
- Automatisierung: Mit Microsoft 365 können Steuerkanzleien Prozesse automatisieren und die Effizienz steigern. Beispielsweise können repetitive Aufgaben wie das Erstellen von Rechnungen automatisiert werden, um Zeit und Ressourcen zu sparen.
- Aktualität: Durch das Abonnement-Modell von Microsoft 365 werden Anwendungen und Dienste regelmäßig aktualisiert und verbessert, um den Anforderungen und Bedürfnissen der Nutzer gerecht zu werden.
Digitale Unterschriften
Schluss mit langwierigen Prozess der Dokumentenunterzeichnung! Heutzutage kann es sich keine Steuerkanzlei mehr leisten, Wochen oder sogar Monate auf eine Unterschrift für Steuerdokumente zu warten. Digitale Signatursoftware ist eine Technologie, die es ermöglicht, digitale Signaturen auf Dokumenten zu erstellen und zu verifizieren. Für Steuerkanzleien kann DocuSign ein wertvolles Werkzeug sein, um den Prozess der Dokumentenunterzeichnung zu vereinfachen und zu beschleunigen.
Mandantensoftware
Mandantensoftware ermöglicht es Steuerkanzleien, ihre Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und den Austausch von Daten und Informationen mit ihren Mandanten zu vereinfachen. Mit einer Mandantensoftware können beispielsweise Steuererklärungen digital ausgefüllt und übermittelt werden oder der Mandant kann Einsicht in seine Buchhaltungsdaten nehmen. Dadurch wird die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant verbessert und Zeit gespart. Wir stellen Ihnen die besten Mandantensoftware im Folgenden vor.
kanzlei.land
Einfach, bequem und sicher mit Mandanten digital zusammenarbeiten – kanzlei.land ist DIE unkomplizierte Mandantenplattform.
Neben Dokumentenverwaltung und -austausch, Finanzbuchhaltung und Belegbereitstellung, Personalverwaltung und Einkommensteuer-Assistenten können auch Nachrichten und Aufgaben gemeinsam ausgetauscht werden. Ebenso gibt es Schnittstellen zu DATEV, GetMyInvoices, kontool, Opti.Tax und weiteren Partnern. Die Plattform wird mit zahlreichen Kanzleien und Mandanten entwickelt.
AccountOne
Ihre E-Commerce Mandanten bereiten Ihnen auch Kopfschmerzen? Viele Steuerkanzleien stehen vor der Herausforderung, dass die Belege von Onlinehändlern schwer zugeordnet werden können und die Mehrwertsteuer nicht richtig berechnet wurde. Hier kommt AccountOne ins Spiel: AccountOne ist DIE Schnittstelle zwischen Steuerberater und E-Commerce-Mandant. In AccountOne erfolgt die vollautomatische Zuordnung der Zahlungsströme zu den Erlösen. Aus den daraus gewonnen Daten können Exporte für die Buchhaltung oder den Steuerberater bereitgestellt werden.
AccountOne bietet die vollautomatische Schnittstelle, die aus Onlineverkäufen über Amazon, eBay, oder den Onlineshop automatisch Buchhaltungsimporte erstellt die in jedes Buchhaltungssystem mit Datevschnittstelle eingelesen werden können.
Pleo
Pleo ist ein Tool für das Ausgabenmanagement, das die Abrechnung und Buchhaltung automatisiert und vereinfacht. Mit Pleo werden Karten- und Barauslagen vorkontiert, welche von der Buchhaltung geprüft werden. Anschließend werden alle Daten einschließlich der Belege nahtlos über den Rechnungsdatenservice 1.0 an DATEV Unternehmen online übertragen. Für Steuerberater bietet das Partner Portal von Pleo die Möglichkeit, ihre Mandanten einfach zu registrieren und zu verwalten. Außerdem können sie die Übertragung der Daten und Belege selbst initiieren.
GetMyInvoices
GetMyInvoices ist eine innovative Software, die für Unternehmen eine wichtige Zeit- und Kostenersparnis bedeutet. Die Plattform ermöglicht einen automatischen Download von Rechnungen aus über 10.000 Quellen und bietet zahlreiche Verwaltungsoptionen, um die Buchhaltung zu vereinfachen. GetMyInvoices sammelt Rechnungen aus Kundenportalen und verknüpften E-Mail-Postfächern automatisch ein. Die Scan-App erleichtert das Einpflegen von Belegen in das System.
Die individuelle Kategorisierung, Überprüfung und Bezahlung von Dokumenten ist mit GetMyInvoices problemlos möglich. Die Software bietet zahlreiche Optionen, um die Buchhaltung zu automatisieren und den Überblick über die Finanzen zu behalten. Im Anschluss an die Verwaltung werden die gesammelten Daten direkt an DATEV Unternehmen online übertragen, um eine nahtlose Integration in die Buchhaltungssoftware zu gewährleisten.
Datengetriebene Entscheidungen treffen
Der Marktführer: Power BI
Starre Auswertungsmöglichkeiten stellen für viele Kanzleien ein großes Problem dar. Power BI ist eine Business Intelligence-Plattform von Microsoft, die Steuerkanzleien dabei unterstützt, komplexe Daten zu visualisieren und zu analysieren. Mit Power BI können Steuerkanzleien Daten aus verschiedenen Quellen wie Buchhaltungs- und ERP-Systemen zusammenführen und in aussagekräftige Berichte und Dashboards umwandeln. Dies ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung und verbessert die Effizienz in der Kanzlei. Lesen Sie hierzu: Kanzleicontrolling mit Power BI: Mehr Erfolg für Steuerberater.
Controlling Dashboard
Haben Sie alle Ihre Kanzlei-Kennzahlen im Blick? Mit einem Controlling Dashboard können erhalten Sie den 360° Blick auf Ihre Kanzlei.