In Zeiten der Digitalisierung ist es für Steuerkanzleien von großer Bedeutung, mit wenig Zeit- und Kostenaufwand Dokumente elektronisch zu unterzeichnen und zu versenden. E-Signature-Tools bieten hierbei eine schnelle, einfache und datenschutzkonforme Alternative zu physischen Dokumenten und händischen Unterschriften. Die Verwendung von elektronischen Unterschriften stellt sicher, dass sensible Dokumente verschlüsselt und nur für die beteiligten Personen zugänglich sind. Viele E-Signature-Tools bieten zudem Design-Templates, Dokumenten Workflows und modulare Baukastensysteme, um den Signaturprozess effizienter zu gestalten.
In diesem Blogbeitrag werden wir uns die besten digitalen Signatur-Software für Steuerkanzleien im Jahr 2023 im Überblick ansehen.
Vorteile von elektronische Unterschriften
Elektronische Unterschriften sind im Bereich von Kauf- oder Arbeitsverträgen sowie anderen sensiblen Dokumenten eine effiziente Lösung. Es gibt drei Arten von elektronischen Signaturen: Einfache elektronische Signaturen, fortgeschrittene elektronische Signaturen und qualifizierte elektronische Signaturen. Letztere sind am sichersten und erfüllen alle Anforderungen der eIDAS-Verordnung der EU.
Durch die Verwendung elektronischer Unterschriften können viele Prozesse in der öffentlichen Verwaltung, der Justiz, im E-Government, E-Justice, E-Commerce, vor allem in Steuerkanzleien einfacher und schneller abgewickelt werden. Dabei bietet die rechtliche Sicherheit durch die qualifizierte elektronische Signatur eine höhere Beweiskraft und schützt vor rechtlichen Risiken. Im Gegensatz zu physischen Dokumenten, die mühsam unterschrieben werden müssen, kann eine elektronische Signatur mit nur wenigen Klicks erfolgen.
Selbst wenn eine weitere Identitätsprüfung nötig ist, ist dies in der Regel schnell erledigt und deutlich schneller als das Hinzufügen einer händischen Unterschrift auf physischen Dokumenten. Zudem ist es theoretisch nicht möglich, die Unterschrift im Nachhinein abzustreiten, da sie auf verschiedene Weise verifiziert werden kann, wie beispielsweise durch eine eingescannte Unterschrift, ein Scan des Personalausweises oder des Führerscheins oder durch die Überprüfung der E-Mail-Adresse.
Anwendung von digitalen Unterschriften
Elektronische Signaturen können in vielen verschiedenen Situationen genutzt werden. Dazu gehören:
- Verträge: Steuerkanzleien können digitale Signaturprogramme nutzen, um Verträge mit Mandanten, Partnern und Dienstleistern elektronisch zu unterzeichnen. Dies kann den Prozess beschleunigen und die Notwendigkeit physischer Dokumente und händischer Unterschriften beseitigen.
- Bewerbungsunterlagen: Wenn eine Steuerkanzlei Stellenangebote ausschreibt, kann sie digitale Signaturprogramme nutzen, um Bewerbungsunterlagen elektronisch zu unterzeichnen und somit den Einstellungsprozess zu beschleunigen.
- Finanztransaktionen: Steuerkanzleien können digitale Signaturprogramme nutzen, um SEPA-Lastschriftmandate und andere Finanztransaktionen sicher und rechtlich verbindlich zu machen.
- Datenschutzerklärungen und AGBs: Steuerkanzleien können digitale Signaturprogramme nutzen, um Mandanten und Kunden zu bitten, Datenschutzerklärungen, AGBs und andere Dokumente zu unterzeichnen, die für die Geschäftsbeziehung erforderlich sind.
- Geheimhaltungserklärungen: Steuerkanzleien können digitale Signaturprogramme nutzen, um Geheimhaltungserklärungen von Mandanten und Mitarbeitern zu sammeln, um vertrauliche Informationen zu schützen.
- Dokumentenmanagement: Digitale Signaturprogramme bieten auch Vertragsmanagement-Funktionen, die es Steuerkanzleien ermöglichen, Dokumente in einer zentralen Datenbank zu speichern und zu verwalten. Dies kann die Effizienz und Sicherheit verbessern.
- Integration mit anderen Systemen: Digitale Signaturprogramme können in CRM-, ERP- und HR-Systeme integriert werden, um Prozesse zu automatisieren und Zeit zu sparen.
Die Verwendung von qualifizierten elektronischen Signaturen ist besonders empfehlenswert, da sie durch die eiDAS-Verordnung der EU und ihre Sicherheitskriterien geschützt sind. Sie erfüllen alle Anforderungen an Identifizierung, Vertraulichkeit, Integrität, Authentizität und Sicherheit und entsprechen damit der Schriftform. Hierbei spielen auch die Zertifizierungsstellen, Certificate-Authorities und Trust-Service-Provider eine wichtige Rolle. Durch die Verwendung von E-Signature-Software und Multi-Faktor-Authentifizierung kann die Sicherheit noch weiter erhöht werden.
Insgesamt bietet die Verwendung von Online-Unterzeichnungen viele Vorteile und kann in vielen Bereichen des Lebens eingesetzt werden. Elektronische Unterschriften erleichtern Prozesse und bieten gleichzeitig Schutz vor rechtlichen Risiken.
Die besten E-Signatur Software im Überblick
Die unangefochtene Nummer 1: DocuSign
DocuSign ist eine der am häufigsten verwendeten E-Signatursoftware-Lösungen auf dem Markt. Es bietet eine breite Palette von Funktionen und Integrationen, die es zu einer leistungsstarken Option für Unternehmen jeder Größe machen.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| ✅Einfache Integration in eine Vielzahl von Anwendungen | ❌ Teuer für kleine Unternehmen |
| ✅Fortschrittliche Sicherheitsfunktionen wie biometrische Überprüfung und mehrstufige Authentifizierung | ❌ Mobile Anwendung |
| ✅Umfangreiche Suite von Verwaltungswerkzeugen | ❌ Das Design könnte einfacher sein |
Der Liebling unter Steuerberatern: Adobe Acrobate Sign
Adobe Sign ist eine weitere beliebte Option für E-Signaturen. Es ist Teil der Adobe Document Cloud und bietet eine umfassende Palette von Funktionen und Integrationsmöglichkeiten, die es zu einer guten Wahl für Unternehmen machen, die bereits Adobe-Produkte verwenden.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| ✅Einfache Integration in Adobe-Produkte wie Acrobat und Sign | ❌ Teuer für kleine Unternehmen |
| ✅Fortschrittliche Sicherheitsfunktionen wie digitale Unterschrift und Passwortschutz | ❌ Integration von Tools von Drittanbietern |
| ✅Schnelle Unterzeichnung von Dokumenten von jedem Gerät aus | ❌ Begrenzte kostenlose Optionen |
Perfekt für kleine Unternehmen: eversign
eversign ist eine kostengünstige Option für kleine und mittelständische Unternehmen, die eine zuverlässige E-Signatursoftware benötigen. Es bietet eine benutzerfreundliche Schnittstelle und eine breite Palette von Funktionen, die es zu einer leistungsstarken Option für Unternehmen jeder Größe machen.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| ✅Preiswert für kleine und mittelständische Unternehmen | ❌ Mobile Anwendung |
| ✅Umfangreiche Funktionen für Dokumentenverwaltung | ❌ Integration von Tools von Drittanbietern |
| ✅DSGVO-konform | ❌ Begrenzte Anzahl von Integrationen im Vergleich zu anderen E-Signatursoftware-Lösungen |
Ideal für Dropbox-Nutzer: Dropbox Sign (ehemals: HelloSign)
Dropbox Sign ist eine beliebte Option für Benutzer von Dropbox, da es direkt in das Dropbox-Konto integriert ist. Es bietet eine einfache Möglichkeit, Dokumente zu signieren und zu senden, ohne dass Benutzer auf andere Anwendungen zugreifen müssen.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| ✅Einfache Integration in Dropbox-Konten | ❌ Teuer für kleine Unternehmen |
| ✅Benutzerfreundliche Oberfläche | ❌ Begrenzte Funktionen im Vergleich zu anderen E-Signatursoftware-Lösungen |
| ✅Hohe Geschwindigkeit bei der Signierung von Dokumenten | ❌ Begrenzte Anzahl von Integrationen im Vergleich zu anderen E-Signatursoftware-Lösungen |
SignNow
SignNow ist eine weitere E-Signatursoftware-Lösung, die sich durch eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine umfassende Suite von Funktionen auszeichnet.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| ✅Benutzerfreundliche Oberfläche | ❌ Mobile Anwendung |
| ✅Umfangreiche Suite von Funktionen | ❌ Schwierigkeiten bei der Verwendung von Tools von Drittanbieter |
| ✅Preiswert für kleine und mittelständische Unternehmen | ❌ Begrenzte Anzahl von Integrationen im Vergleich zu anderen E-Signatursoftware-Lösungen |
Signaturit
Signaturit ist eine E-Signatur-Software, die es Unternehmen und Einzelpersonen ermöglicht, Dokumente digital zu unterschreiben und zu verwalten. Es ist eine benutzerfreundliche, sichere und rechtsverbindliche Lösung, die die Prozesse der Dokumentenverwaltung und Unterschrift automatisiert. Signaturit ist in der Lage, rechtlich gültige digitale Signaturen zu erzeugen, die dem europäischen Recht entsprechen.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| ✅Benutzerfreundliche Oberfläche | ❌ Teuer für kleine Unternehmen |
| ✅Integrationen zu Drittanbietern | ❌ Begrenzte Anzahl von Funktionen im Vergleich zu anderen E-Signatursoftware-Lösungen |
| ✅Sichere Technologie | ❌ Begrenzte Anzahl von Sprachen |
Fazit
Insgesamt gibt es viele Optionen für E-Signatursoftware-Lösungen auf dem Markt. Jede dieser fünf Lösungen bietet eine breite Palette von Funktionen, die den Anforderungen verschiedener Steuerkanzleien gerecht werden können. Wenn Sie jedoch nach einer benutzerfreundlichen, erschwinglichen Option suchen, könnten eversign oder Signaturit die richtige Wahl für Sie sein. Wenn Sie eine umfassende Suite von Funktionen benötigen und bereit sind, etwas mehr Geld auszugeben, sollten Sie DocuSign oder Adobe Sign in Betracht ziehen. Unabhängig von Ihrer Wahl können Sie sicher sein, dass Sie mit einer E-Signatursoftware-Lösung Zeit und Geld sparen und Ihre Geschäftsprozesse optimieren werden.