­čĽ╣´ŞĆ Der ultimative Controlling Guide f├╝r Steuerkanzleien (2023)

Controlling Guide

Mangelnde Transparenz in betriebswirtschaftlichen Abl├Ąufen, ungen├╝gende Aus- oder ├ťberlastung von Mitarbeitern, keine rentablen Zahlen – wenn Steuerkanzleien keinen ├ťberblick ├╝ber ihre Kanzlei-Kennzahlen haben, droht die Gefahr der Ineffizienz, Unproduktivit├Ąt und Unrentabilit├Ąt.

In unserem Guide erfahren Sie, was Controlling genau bedeutet, welche Instrumente und Kennzahlen es gibt und wie Sie diese gezielt einsetzen k├Ânnen, um Ihre Kanzlei zu steuern und zu optimieren. Wir geben Ihnen praktische Tipps und Handlungsempfehlungen an die Hand, die Ihnen helfen werden, Ihre Kanzlei noch effektiver und rentabler zu machen.

Was ist Kanzlei Controlling?
Kanzleifuchs erkl├Ąrt: Die Aufgaben von Kanzlei Controlling

Aufgaben und Funktionen

Wirtschaftliche Stabilit├Ąt sicherstellen

Ein Ziel des Kanzlei-Controllings ist es, die wirtschaftliche Stabilit├Ąt und Wettbewerbsf├Ąhigkeit der Steuerkanzlei sicherzustellen. Dazu geh├Âren die Analyse und ├ťberwachung von Finanz- und Leistungsdaten, um betriebliche Schwachstellen zu erkennen und Optimierungspotenziale aufzudecken. Die Messung von Erfolgskennzahlen wie Umsatz, Kosten und Gewinn erm├Âglicht eine fundierte Analyse der wirtschaftlichen Situation der Kanzlei und bildet die Basis f├╝r strategische Entscheidungen.

Planung und Steuerung von Ressourcen

Eine weitere wichtige Funktion des Kanzlei-Controllings ist die Planung und Steuerung von Ressourcen. Hierzu z├Ąhlt insbesondere die ├ťberwachung von Zeit- und Leistungsbudgets sowie die Ressourcenplanung und -steuerung. Hierbei geht es darum sicherzustellen, dass die Ressourcen effizient eingesetzt werden und die Kanzlei ihre Ziele erreicht.

├ťberwachung der Kanzlei-Kennzahlen

Ein weiteres Ziel des Kanzlei-Controllings ist es, die Qualit├Ąt der Dienstleistungen und die Mandantenzufriedenheit sicherzustellen. Hierzu geh├Âren die Einf├╝hrung von Qualit├Ątsmanagementsystemen und die ├ťberwachung von Prozessen zur Qualit├Ątssicherung. Nur durch eine hohe Qualit├Ąt der Dienstleistungen und eine hohe Kundenzufriedenheit kann eine Kanzlei langfristig erfolgreich am Markt bestehen.

Neben der ├ťberwachung von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen ist es auch wichtig, die Mitarbeiterzufriedenheit im Auge zu behalten. Hierbei geht es um die ├ťberwachung von Mitarbeiterkennzahlen wie Fluktuation, Krankenst├Ąnde und Arbeitszeitkonten. Durch eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit k├Ânnen qualifizierte Mitarbeiter langfristig an die Kanzlei gebunden werden und somit das Know-how und die Erfahrung der Kanzlei sichern.

Die wichtigsten Kanzlei-Kennzahlen

Kanzlei-Kennzahlen sind Kennzahlen, die in Steuerkanzleien zur Messung von Leistung und Erfolg eingesetzt werden. Sie dienen der Analyse und Bewertung der betrieblichen Abl├Ąufe, der Mitarbeiterleistung und der finanziellen Situation der Kanzlei.

Zu den wichtigsten Kanzlei-Kennzahlen z├Ąhlen:

  1. Umsatz: Der Umsatz gibt an, wie viel Geld die Kanzlei innerhalb eines bestimmten Zeitraums eingenommen hat. Er ist eine wichtige Kennzahl zur Messung der finanziellen Leistungsf├Ąhigkeit der Kanzlei.
  2. Deckungsbeitrag: Der Deckungsbeitrag gibt an, welcher Anteil des Umsatzes nach Abzug der variablen Kosten als Deckungsbeitrag verbleibt. Er ist eine wichtige Kennzahl zur Messung der Rentabilit├Ąt der Kanzlei.
  3. Gewinn: Der Gewinn gibt an, welcher Anteil des Umsatzes nach Abzug der variablen und der fixen Kosten verbleibt. Er ist eine wichtige Kennzahl zur Messung der Rentabilit├Ąt der Kanzlei.
  4. Mitarbeiterproduktivit├Ąt: Die Mitarbeiterproduktivit├Ąt gibt an, wie viel Umsatz ein Mitarbeiter pro Arbeitsstunde erzielt. Sie ist eine wichtige Kennzahl zur Messung der Mitarbeiterleistung und zur Optimierung der Ressourcenauslastung.
  5. Kanzleistundensatz: Der Kanzleistundensatz gibt an, wie viel ein Mitarbeiter pro Stunde abrechnet. Er ist eine wichtige Kennzahl zur Berechnung von Angeboten und zur ├ťberpr├╝fung der Preisgestaltung.
  6. Mandantenbindung: Die Mandantenbindung gibt an, wie viele Mandanten die Kanzlei dauerhaft an sich binden kann. Sie ist eine wichtige Kennzahl zur Messung der Mandantenzufriedenheit und zur Planung von Marketingma├čnahmen.
  7. Durchlaufzeit: Die Durchlaufzeit gibt an, wie viel Zeit zwischen dem Eingang eines Auftrags und der Abgabe des fertigen Ergebnisses vergeht. Sie ist eine wichtige Kennzahl zur Optimierung der betrieblichen Abl├Ąufe und zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit.

Controlling-Instrumente

Budgetierung

Die Budgetierung ist ein wichtiges Instrument des Controllings, um die finanzielle Planung und Steuerung von Unternehmen und Projekten zu erm├Âglichen. Dabei wird ein finanzieller Rahmen f├╝r einen bestimmten Zeitraum festgelegt und anschlie├čend ├╝berwacht und kontrolliert, ob die tats├Ąchlichen Ergebnisse mit den geplanten Budgets ├╝bereinstimmen.

Kennzahlensysteme

Kennzahlensysteme sind Instrumente, mit denen Unternehmen und Projekte quantitativ erfasst, analysiert und gesteuert werden k├Ânnen. Dabei werden ausgew├Ąhlte Kennzahlen und Indikatoren erhoben und regelm├Ą├čig ├╝berwacht, um die Leistung zu messen und Verbesserungspotenziale aufzudecken.

Soll-Ist-Vergleiche

Soll-Ist-Vergleiche sind ein Instrument, mit dem Abweichungen zwischen geplanten und tats├Ąchlichen Ergebnissen ermittelt werden k├Ânnen. Dabei werden die Soll-Werte mit den Ist-Werten verglichen und Abweichungen analysiert, um Ursachen zu ermitteln und Gegenma├čnahmen zu ergreifen.

Balanced Scorecard

Die Balanced Scorecard ist ein Instrument des strategischen Controllings, mit dem die Umsetzung der Unternehmensstrategie gemessen und gesteuert werden kann. Dabei werden Ziele und Kennzahlen in vier Perspektiven erfasst: Finanzen, Kunden, Prozesse und Mitarbeiter.

Risikomanagement

Risikomanagement ist ein Instrument des Controllings, das darauf abzielt, Risiken zu identifizieren, zu analysieren und zu bewerten, um fr├╝hzeitig Gegenma├čnahmen zu ergreifen und die Unternehmensziele zu sch├╝tzen. Dabei werden Risiken erfasst, bewertet und priorisiert, um entsprechende Ma├čnahmen einzuleiten und Risiken zu minimieren.

Kanzlei-Controlling Software

Wenn Sie DATEV Eigenorganisation comfort nutzen, ist Power BI DAS ideale Tool f├╝r Steuerkanzlei Controlling.
Dar├╝ber hinaus sollten Sie bei der Auswahl einer geeigneten Kanzleicontrolling Software sollten Sie unbedingt auf die folgenden Kriterien achten, um Fehlk├Ąufe zu vermeiden:

Funktionsumfang

Die Software sollte einen umfassenden Funktionsumfang bieten und in der Lage sein, alle relevanten Kennzahlen und Daten der Kanzlei zu erfassen und auszuwerten. Hierzu geh├Âren zum Beispiel die ├ťberwachung von Umsatz, Kosten und Gewinn, die Planung und Steuerung von Ressourcen sowie die ├ťberwachung von Mitarbeiterkennzahlen.

Benutzerfreundlichkeit

Untersch├Ątzen Sie niemals die Anwenderfreundlichkeit! Nichts ist so teuer wie eine Software, die keiner nutzen m├Âchte.
Eine gute Kanzleicontrolling-Software sollte einfach und intuitiv zu bedienen sein. Die Benutzeroberfl├Ąche sollte ├╝bersichtlich und gut strukturiert sein, damit die Anwender schnell und einfach auf die ben├Âtigten Informationen zugreifen k├Ânnen.

Integration

Die Software sollte in die vorhandene IT-Landschaft der Kanzlei integrierbar sein und Daten aus anderen Systemen wie zum Beispiel Buchhaltungssoftware, Zeiterfassungssystemen oder CRM-Systemen importieren k├Ânnen.

Flexibilit├Ąt

Die Software sollte flexibel anpassbar sein, damit sie den individuellen Anforderungen der Kanzlei gerecht werden kann. Es sollten zum Beispiel eigene Kennzahlen und Auswertungen definiert werden k├Ânnen.

Sicherheit

Die Software sollte ├╝ber eine sichere Daten├╝bertragung und Datenspeicherung verf├╝gen, um einen Schutz vor Datenverlust und -missbrauch zu gew├Ąhrleisten.

Support und Schulung

Ein guter Support und eine umfassende Schulung sind wichtig, damit die Anwender die Software effektiv nutzen und bei technischen Problemen schnell und kompetent Hilfe erhalten k├Ânnen. Wir empfehlen, einen branchenspezifischen Online-Kurs zum Steuerkanzlei-Controlling mit Power BI zu kaufen, um konkrete Use Cases zu ├╝ben.

Kosten

Die Kosten f├╝r die Kanzleicontrolling-Software sollten transparent und angemessen sein. Es ist wichtig, dass sich die Kosten im Verh├Ąltnis zum Nutzen der Software bewegen und langfristig eine positive Auswirkung auf die Rentabilit├Ąt der Kanzlei haben.

Bei der Software-Auswahl gilt Devise: M├Âglichst einfach f├╝r Anwender, m├Âglichst viel

Eine beliebte Kanzlei-Controlling Software f├╝r Steuerkanzleien ist Power BI. Mithilfe von sogenannten Dashboards haben Sie alle Kanzlei-Kennzahlen im Blick.