„Ich brauche schnell eine Auswertung über unsere wichtigsten Zahlen!“
Kommt Ihnen das bekannt vor? Als Steuerberater und Geschäftsführer einer Steuerkanzlei brauchen Sie für wichtige Geschäftsfragen sofort einen Überblick über Ihre Deckungsbeiträge, Umsatz- und Mitarbeiterentwicklung und haben aber nicht schnell genug die aktuellsten und verlässliche Zahlen geliefert bekommen.
Konzentrationsprozesse haben dazu geführt, dass kleine und mittlere Steuerberatungsbetriebe Marktanteile an größere Unternehmen verlieren, was auf ein mangelhaftes Steuerkanzlei Controlling zurückzuführen ist.
Der Steuerberatungsumsatz in Deutschland stagniert laut Statistischem Bundesamt seit einigen Jahren. Gleichzeitig haben sich die Anforderungen an Steuerberater durch die Digitalisierung und den Wandel in der Arbeitswelt verändert. Mitarbeitergewinnung und –bindung sowie die Implementierung eines effektiven Controllingsystems sind somit Schlüsselfaktoren für den Erfolg von Kanzleien. Hinzu kommt das Problem der steigenden Menge an Daten.
Herausforderungen im Controlling von Steuerkanzleien
Eine der größten Herausforderungen für Steuerberater besteht darin, aussagekräftige Auswertungen über den eigenen Betrieb zu erhalten. Oftmals gibt es keine einheitlichen Controlling-Systeme in der Kanzlei, was die Arbeit erschwert. Es ist schwierig, den Überblick über die verschiedenen GuV-Positionen zu behalten, und es mangelt oft an aktuellen Informationen über den Umsatz und die Gesamtleistung der Kanzlei sowie die Personalkosten und andere wichtige Kennzahlen. Auch die Zeiterfassung und -planung des Mitarbeiterteams ist oft ein mühsamer Prozess.
Doch Kanzleicontrolling kann eine Lösung für diese Probleme sein. Ein führungsunterstützender Prozess, der auf Zielsetzung, Planung, Steuerung und Kontrolle ausgerichtet ist, kann Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen und den Erfolgsbeitrag jedes Mitarbeiters zu erfassen. Mit einem umfassenden Kanzleisteuerungssystem, bestehend aus einem Planungs- und Kontrollkonzept, können Sie Erfolgsziele und Wirtschaftlichkeit sicherstellen. Durch operative Planung, Budgetierung und Überwachung Ihrer langfristigen Kanzleiziele und -strategien können Sie eine strategische Kontrolle aufbauen und somit die Existenzsicherung Ihrer Kanzlei gewährleisten.
Eine Studie der DATEV hat gezeigt, dass viele Kanzleiinhaber und Berufsträger sich zwar der Bedeutung von Controlling und Kennzahlen bewusst sind, jedoch noch Schwierigkeiten bei der Umsetzung haben. Verbesserungspotenziale liegen insbesondere in der Bearbeitung des Deckungsbeitrags, der Mandanten, der Erfolgskontrolle sowie der Identifikation von Stärken und Schwächen.
Was ist Power BI?
Hier kommt Microsoft Power BI ins Spiel. Mit der Business-Intelligence-Software können Sie umfangreiche Auswertungen und Analysen erstellen, um den Erfolg Ihrer Kanzlei im Blick zu behalten. Power BI bietet eine einfache Möglichkeit, um Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen und zu analysieren. Indem Sie beispielsweise Ihre Zeiterfassung in Power BI integrieren, können Sie den Bearbeitungsstand und die Auslastung Ihrer Mitarbeiter im Auge behalten und so die Effizienz Ihrer Kanzlei steigern. Mit Power BI können Sie schnell auf Veränderungen im Markt reagieren, indem Sie Ihre Daten regelmäßig aktualisieren und KPIs
Power BI mit DATEV Eigencomfort comfort
Die Digitalisierung hält inzwischen auch in der Steuerberatung Einzug und wird von vielen Steuerberatern und Kanzleien genutzt, um ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und sich von der Konkurrenz abzuheben. Eine wichtige Rolle spielt hierbei die Business Intelligence-Software Power BI von Microsoft. In Verbindung mit der DATEV Eigenorganisation comfort können Steuerberater und Geschäftsführer von Steuerkanzleien wertvolle Erkenntnisse aus den eigenen Daten gewinnen und diese für eine effektive Steuerung des Unternehmens nutzen.
Die DATEV Eigenorganisation comfort ist eine Softwarelösung für Steuerberater und Kanzleien, mit der diese ihre internen Arbeitsprozesse effizient gestalten können. Hierzu gehören die Aufgaben- und Terminplanung sowie die Verwaltung von Dokumenten und Fristen. Die in der DATEV Eigenorganisation compact gespeicherten Daten lassen sich nun mit Power BI verknüpfen und auswerten.
So können Steuerberater und Kanzleien mithilfe von Power BI beispielsweise den aktuellen Bearbeitungsstand von Mandaten und Aufgaben einsehen und dadurch besser planen und steuern. Auch die Auswertung von GuV-Positionen oder des Umsatzes und der Gesamtleistung lässt sich mit Power BI schnell und einfach realisieren. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Personalkosten sowie die Zeiterfassung und -nutzung des Mitarbeiterteams zu analysieren, um so beispielsweise Optimierungspotenziale zu erkennen und den Erfolgsbeitrag jedes Mitarbeiters zu bestimmen.
Eine Studie der DATEV zeigt, dass viele Steuerberater und Kanzleien noch immer Probleme bei der Auswertung und Nutzung der eigenen Daten haben. Eine mögliche Lösung hierfür bietet die Kombination aus DATEV Eigenorganisation compact und Power BI. Mit dieser Lösung können Steuerberater und Geschäftsführer von Steuerkanzleien wichtige Kennzahlen und Informationen schnell und einfach abrufen, um Entscheidungen auf eine solide Grundlage zu stellen.
Visualisierung der Kennzahlen für Steuerkanzleien
Mit Microsoft Power BI können Steuerkanzleien folgende Kennzahlen im Überblick behalten:
- Umsatzentwicklung: Eine Zeitleiste, die den Umsatz der Kanzlei im Laufe der Zeit anzeigt.
- Mandantenentwicklung: Eine Grafik, die zeigt, wie sich die Anzahl der Mandanten im Laufe der Zeit entwickelt hat.
- Mitarbeiterentwicklung: Eine Grafik, die zeigt, wie sich die Anzahl der Mitarbeiter im Laufe der Zeit entwickelt hat.
- Deckungsbeiträge: Eine Tabelle, die die Deckungsbeiträge pro Mandant oder pro Mitarbeiter anzeigt.
- Auslastung: Eine Grafik, die die Auslastung der Mitarbeiter im Laufe der Zeit anzeigt.
- Offene Posten: Eine Tabelle, die offene Posten nach Mandanten oder Rechnungsdatum anzeigt.
- Liquidität: Eine Grafik, die die Liquidität der Kanzlei im Laufe der Zeit anzeigt.
- Steuerberatervergleich: Eine Grafik, die die Umsätze oder Mandanten pro Steuerberater vergleicht.
- Kostenvergleich: Eine Tabelle, die die Kosten für einzelne Abteilungen oder Projekte vergleicht.
- Controlling Dashboard: Eine Zusammenstellung von verschiedenen Kennzahlen, die das Controlling der Kanzlei unterstützt.